Setup Your iTenance Account
Follow this step-by-step guide to configure your iTenance system after registering your account.
Getting Started Overview
After registering your account, you'll need to set up your system with essential configurations. This guide walks you through each step to get your iTenance ready for use.
Pro Tips
- Start small: Create one category, group, unit, and permission set, then expand as needed.
- Plan your structure: Before creating many items, plan your organizational hierarchy.
- Use consistent naming: Use clear, descriptive names to make navigation easier.
- Review permissions regularly: Ensure groups have appropriate access levels for security.
Phase 1: System Configuration (Setup Menu)
Start by configuring the fundamental settings in the Setup menu. These are the building blocks for your entire system.
Tip: You can use the Mass Import feature to quickly add multiple records at once. Just prepare a CSV file with the required data and upload it here.
📍 Access the Setup Menu
Log in to your iTenance account. In the main navigation menu on the top, look for the "Setup" option. Hover over it to expand the Setup menu.
What you'll see: The Setup menu will expand to show options like Categories, Groups, Permissions, and Units.
📁 Create Categories
Categories must be created before you can create tickets. Each category requires a type selected from predefined options (Emergency, Breakdown, Inspection, Regular). No default categories exist - you'll create categories that match your organization's workflow.
In the Setup menu, click on "Categories". Click the "Create" button. Enter a descriptive name for your category (e.g., "Preventive Maintenance", "Emergency Repairs", "Hardware"). Optionally add a description. Click "Save".
चरण-दर-चरण:
Common Categories to Create:
Example categories you might create: "Electrical Maintenance" (type: EM), "HVAC Service" (type: RE), "Safety Inspection" (type: IN), "Equipment Repair" (type: BR), "Calibration" (type: RE), "Emergency Response" (type: EM).
👥 Create Groups
Groups define different roles and responsibility areas in your organization. You'll assign users to groups later.
From the Setup menu, click on "Groups". Click the "Create" button. Enter a group name (e.g., "Maintenance Team", "Supervisors", "Operators"). Select a Permission set that matches this group's responsibilities (we'll create permission sets next). Set the group as "Active". Click "Save".
चरण-दर-चरण:
Common Groups to Create:
Examples of groups: Maintenance Team, Supervisors, Operators, Administrators, Quality Inspectors, Logistics Staff.
🔐 Create Permission Sets
Permission sets control what each group can access and do in the system. This determines their level of access to different features.
From the Setup menu, click on "Permissions". Click the "Create" button. Enter a descriptive name (e.g., "Full Access", "Maintenance Only", "Read Only"). Select the appropriate permissions for each module (Locations, Machines, Suppliers, Parts, Units, Settings, Documentation, Reports, Schedule, Manufacturer, Language, Improvements, Status, Group, Category, Premises, Shelf, Inventory, Shift, User, Tickets, Tasks, Inspections, Items, Manifests, Usage, Comments, Activity, Notifications). Set as "Active". Click "Save".
चरण-दर-चरण:
Permission Set Strategy:
Common permission levels: Full Access (view, create, edit, delete everything), Maintenance Access (manage maintenance-related items only), Read Only (view information without making changes), Limited Access (specific areas only).
📏 Create Units of Measurement
Units must be created before you can create Parts. Parts are measured in units, so you need to set up the appropriate units of measurement first (e.g., hours, pieces, kilometers, liters).
From the Setup menu, click on "Units". Click the "Create" button. Enter the unit name (e.g., "Hours", "Pieces", "Kilometers"). Enter a short code for the unit (e.g., "hr", "pc", "km"). Optionally add a description. Set as "Active". Click "Save".
चरण-दर-चरण:
Common Units to Create:
Examples of units: Hours (hr), Pieces (pc), Kilometers (km), Liters (lt), Kilograms (kg), Days (d), Minutes (min).
Phase 2: Organizational Structure (Logistics Section)
Now set up your physical locations and organizational hierarchy in the Logistics section.
🏢 Access the Logistics Section
In the main navigation menu, click on "Logistics". This will open the Logistics dashboard where you can manage your physical infrastructure.
Tip: You'll see "Logistics" in the top navigation. Click it to expand options for Premises, Locations, and more.
🏗️ Understanding Premises
Your first Premises is automatically created when you register your account, using your Company Name as the premises name. A Premises represents a main location or facility and is the top-level organizational unit. All data is scoped to the current premises - you will only see machines, users, units, tickets, locations, and other data that belong to the current premises. You can switch between premises using the premises switcher in the navigation menu.
In the Logistics section, look for "Premises" and click on it. Click the "Create" button. Enter the premises name (e.g., "Main Factory", "Head Office", "Warehouse A"). Enter the address of the premises. Select a currency for financial transactions at this location. Add any notes about the premises (e.g., "Monday-Friday operations"). Click "Save". The system will automatically assign you as the Maintenance Manager.
चरण-दर-चरण:
📍 Create Locations
Locations are areas within your premises. They help organize where your assets are physically located.
In the Logistics section, click on "Locations". Click the "Create" button. Enter a descriptive location name (e.g., "Workshop", "Assembly Line A", "Storage Room 1", "Building B - Floor 3"). Select the Premises this location belongs to. Add any relevant notes or details. Set as "Active". Click "Save".
चरण-दर-चरण:
स्थान संगठन युक्तियाँ:
स्थान के उदाहरण: कार्यशाला, असेंबली लाइन A, असेंबली लाइन B, भंडार कक्ष 1, भवन B - तीसरी मंज़िल, रखरखाव क्षेत्र, गुणवत्ता नियंत्रण लैब।
चरण 3: परिसंपत्ति प्रबंधन (परिसंपत्तियाँ और संबंधित डेटा)
सभी उपकरण और मशीनरी को ट्रैक करने के लिए अपनी परिसंपत्तियों और सहायक जानकारी को सेट करें।
Tip: You can use the Mass Import feature to quickly add multiple records at once. Just prepare a CSV file with the required data and upload it here.
🏭 निर्माता बनाएँ
निर्माता वे कंपनियाँ हैं जो आपके उपकरण और मशीनें बनाती हैं।
परिसंपत्ति अनुभाग में, "निर्माता" खोजें। "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। निर्माता का नाम दर्ज करें (जैसे, "Siemens", "Bosch", "ABB")। यदि उपलब्ध हो तो संपर्क जानकारी या वेबसाइट जोड़ें। "सक्रिय" के रूप में सेट करें। "सहेजें" पर क्लिक करें।
चरण-दर-चरण:
⚙️ मशीनें बनाएँ
मशीनें उपकरण के वे व्यक्तिगत टुकड़े हैं जिन्हें आप प्रबंधित और रखरखाव करना चाहते हैं।
परिसंपत्ति अनुभाग में, "मशीनें" पर क्लिक करें। "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। एक वर्णनात्मक मशीन नाम दर्ज करें (जैसे, "CNC Machine 01", "Hydraulic Press A")। वह स्थान चुनें जहाँ यह मशीन स्थित है। निर्माता चुनें। यदि उपलब्ध हो तो मशीन का मॉडल और सीरियल नंबर दर्ज करें। विनिर्देश जोड़ें (बिजली की खपत, आयाम, आदि)। "सक्रिय" के रूप में सेट करें। "सहेजें" पर क्लिक करें।
चरण-दर-चरण:
🚚 आपूर्तिकर्ता बनाएँ
आपूर्तिकर्ता वे विक्रेता हैं जो पुर्जे, उपकरण या सेवाएँ प्रदान करते हैं।
परिसंपत्ति अनुभाग में, "आपूर्तिकर्ता" पर क्लिक करें। "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। आपूर्तिकर्ता का नाम दर्ज करें। यदि उपलब्ध हो तो पता, संपर्क विवरण और भुगतान शर्तें जोड़ें। "सक्रिय" के रूप में सेट करें। "सहेजें" पर क्लिक करें।
चरण-दर-चरण:
🔧 पुर्जे बनाएँ
पुर्जे रखरखाव और मरम्मत में उपयोग होने वाले बदली जाने वाले घटक हैं।
परिसंपत्ति अनुभाग में, "पुर्जे" पर क्लिक करें। "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। पुर्जे का नाम और विवरण दर्ज करें। एक आपूर्तिकर्ता को असाइन करें। माप की इकाई सेट करें (आपने इन्हें पहले बनाया था)। पार्ट नंबर और लागत जानकारी जोड़ें। "सक्रिय" के रूप में सेट करें। "सहेजें" पर क्लिक करें।
चरण-दर-चरण:
चरण 4: टीम प्रबंधन
अपनी टीम के सदस्यों के लिए उचित समूह असाइनमेंट के साथ अतिरिक्त उपयोगकर्ता खाते बनाएँ।
👤 अतिरिक्त उपयोगकर्ता बनाएँ
एक खाता व्यवस्थापक के रूप में, आप सिस्टम में टीम के सदस्यों को जोड़ सकते हैं और उन्हें उचित अनुमतियों के साथ समूहों को असाइन कर सकते हैं।
मुख्य नेविगेशन में, "उपयोगकर्ता" या "टीम प्रबंधन" खोजें। "उपयोगकर्ता" पर क्लिक करें। "बनाएँ" या "उपयोगकर्ता जोड़ें" बटन पर क्लिक करें। उपयोगकर्ता का ईमेल पता और नाम दर्ज करें। वह समूह (समूहों) चुनें जिससे यह उपयोगकर्ता संबंधित है (उदाहरण के लिए, "रखरखाव टीम", "पर्यवेक्षक")। खाते को "एक्टिव" के रूप में सेट करें। उपयोगकर्ता को अपना पासवर्ड सेट करने के लिए एक ईमेल आमंत्रण प्राप्त होगा। "सेव करें" पर क्लिक करें।
चरण-दर-चरण:
📧 उपयोगकर्ता आमंत्रण प्रक्रिया: उपयोगकर्ता बनाने के बाद, टीम के सदस्यों को एक आमंत्रण ईमेल प्राप्त होगा। उन्हें अपना पासवर्ड सेट करने और अपनी प्रोफ़ाइल सेटअप पूरा करने के लिए लिंक पर क्लिक करना चाहिए।
अगले चरण
- अपनी मशीनों के लिए रखरखाव शेड्यूल बनाएँ
- टीम के सदस्यों को कार्य असाइन करें
- मशीन पेज से उपकरण रखरखाव इतिहास को ट्रैक करें
- स्पेयर पार्ट्स इन्वेंट्री का प्रबंधन करें और पार्ट्स को मशीनों से लिंक करें
- आवर्ती निरीक्षण कार्यों के लिए चेकलिस्ट सेट करें
- रखरखाव गतिविधियों और लागतों पर रिपोर्ट बनाएँ