कार्यालय

दस्तावेज़, उपयोगकर्ता, रिपोर्ट और ऑडिट लॉग

कार्यालय मॉड्यूल के लिए एक व्यापक मार्गदर्शिका जिसमें दस्तावेज़ प्रबंधन, उपयोगकर्ता प्रशासन, रिपोर्ट और ऑडिट लॉगिंग शामिल हैं।

कार्यालय मॉड्यूल दस्तावेज़, उपयोगकर्ता, रिपोर्ट और ऑडिट ट्रेल के प्रबंधन के लिए आवश्यक प्रशासनिक उपकरण प्रदान करता है। ये सुविधाएँ आपको संगठनात्मक दक्षता बनाए रखने, अनुपालन सुनिश्चित करने और सिस्टम गतिविधियों को ट्रैक करने में मदद करती हैं।

दस्तावेज़

दस्तावेज़ सुविधा आपको अपने संचालन से संबंधित सभी आवश्यक दस्तावेज़ों को स्टोर करने, व्यवस्थित करने और प्रबंधित करने की अनुमति देती है, जिसमें मैनुअल, प्रमाण पत्र, चित्र और रिपोर्ट शामिल हैं।

📄 दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है?

दस्तावेज़ प्रबंधन आपकी परिसंपत्तियों, रखरखाव प्रक्रियाओं और अनुपालन आवश्यकताओं से संबंधित फ़ाइलों को संग्रहीत और व्यवस्थित करने के लिए एक केंद्रीकृत भंडार प्रदान करता है।

• फ़ाइल नाम - अपलोड किए गए दस्तावेज़ का मूल नाम
• फ़ोल्डर - वह श्रेणी या फ़ोल्डर जहाँ दस्तावेज़ व्यवस्थित है
• इकाई संबद्धता - दस्तावेज़ों को विशिष्ट परिसंपत्तियों, स्थानों या टिकटों से लिंक करें
• समर्थित प्रारूप - चित्र (jpeg, png), PDF और स्प्रेडशीट (csv, xlsx, xls)

दस्तावेज़ प्रकार

आसान पुनर्प्राप्ति और अनुपालन ट्रैकिंग के लिए अपने दस्तावेज़ों को श्रेणियों में व्यवस्थित करें।

मैनुअल

संचालन मैनुअल, उपयोगकर्ता मार्गदर्शिकाएँ और तकनीकी दस्तावेज़।

प्रमाण पत्र

सुरक्षा प्रमाण पत्र, निरीक्षण रिपोर्ट और अनुपालन दस्तावेज़।

ड्राइंग

तकनीकी ड्राइंग, ब्लूप्रिंट और स्कीमा।

रिपोर्ट

रखरखाव रिपोर्ट, घटना रिपोर्ट और विश्लेषण दस्तावेज़।

📤 दस्तावेज़ अपलोड करना

सिस्टम में एक नया दस्तावेज़ अपलोड करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1 मुख्य मेनू से कार्यालय → दस्तावेज़ पर जाएँ।
2 अपलोड डायलॉग खोलने के लिए "दस्तावेज़ जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।
3 "फ़ाइल चुनें" पर क्लिक करके या ड्रैग एंड ड्रॉप करके अपने डिवाइस से एक फ़ाइल चुनें।
4 वैकल्पिक विवरण जैसे फ़ोल्डर श्रेणी और इकाई संबद्धता भरें।
5 दस्तावेज़ को सिस्टम में सहेजने के लिए "अपलोड करें" पर क्लिक करें।

📁 समर्थित फ़ाइल प्रकार

फ़ाइल प्रकार	एक्सटेंशन	उपयोग का मामला
चित्र	.jpeg, .png	उपकरणों की तस्वीरें, क्षति प्रलेखन, दृश्य रिकॉर्ड
PDF दस्तावेज़	.pdf	मैनुअल, प्रमाण पत्र, आधिकारिक रिपोर्ट, अनुबंध
स्प्रेडशीट	.csv, .xlsx, .xls	डेटा आयात, इन्वेंट्री सूची, रखरखाव अनुसूचियां

💡 सर्वोत्तम अभ्यास

लगातार नामकरण परंपराओं का उपयोग करें, संस्करण नियंत्रण बनाए रखें, और समय-संवेदनशील सामग्रियों के लिए दस्तावेज़ समाप्ति तिथियां निर्धारित करें। अपने भंडार को व्यवस्थित रखने के लिए पुराने दस्तावेज़ों की नियमित रूप से समीक्षा करें और उन्हें संग्रहीत करें।

⚠️ ध्यान दें: अधिकतम फ़ाइल आकार आमतौर पर सर्वर कॉन्फ़िगरेशन द्वारा सीमित होता है। विशिष्ट सीमाओं के लिए अपने व्यवस्थापक से संपर्क करें।

उपयोगकर्ता

उपयोगकर्ता अनुभाग प्रशासकों को उपयोगकर्ता खाते बनाने, प्रबंधित करने और कॉन्फ़िगर करने, भूमिकाएँ असाइन करने और सभी टीम सदस्यों के लिए सिस्टम एक्सेस स्तरों को नियंत्रित करने की अनुमति देता है।

👥 उपयोगकर्ता प्रबंधन क्या है?

उपयोगकर्ता प्रबंधन इस बात पर केंद्रीकृत नियंत्रण प्रदान करता है कि कौन सिस्टम तक पहुंच सकता है और वे अपनी असाइन की गई भूमिका के आधार पर कौन सी कार्रवाइयाँ कर सकते हैं।

• नाम - पहचान के लिए उपयोगकर्ता का पूरा नाम
• ईमेल - लॉगिन क्रेडेंशियल और सूचना पता
• समूह/भूमिका - अनुमति स्तर (व्यवस्थापक, रखरखाव, कर्मी)
• स्थिति - सक्रिय या निष्क्रिय खाता स्थिति

उपयोगकर्ता भूमिकाएँ

व्यवस्थापक, तकनीशियन, दर्शक जैसी भूमिकाएँ परिभाषित करें, या विशिष्ट अनुमतियों के साथ कस्टम भूमिकाएँ बनाएँ।

व्यवस्थापक

पूर्ण पहुँच

उपयोगकर्ताओं, सेटिंग्स और सभी सुविधाओं को प्रबंधित करने की क्षमता के साथ पूर्ण सिस्टम पहुँच।

✓ सभी उपयोगकर्ताओं और अनुमतियों का प्रबंधन करें
✓ सभी सिस्टम सेटिंग्स तक पहुँचें
✓ सभी डेटा देखें और संशोधित करें

रखरखाव

परिचालन पहुँच

रखरखाव संचालन, टिकट और परिसंपत्तियों का प्रबंधन कर सकते हैं।

✓ टिकट बनाएँ और प्रबंधित करें
✓ परिसंपत्तियाँ देखें और अपडेट करें
✓ रखरखाव रिपोर्ट तक पहुँचें

कर्मी

मूल पहुँच

दैनिक परिचालन कार्यों के लिए सीमित पहुँच।

✓ असाइन किए गए टिकट देखें
✓ टिकट स्थिति अपडेट करें
✓ परिसंपत्ति जानकारी देखें

📋 उपयोगकर्ताओं की सूची दृश्य

उपयोगकर्ताओं की सूची सभी टीम सदस्यों को उनकी आवश्यक जानकारी के साथ प्रदर्शित करती है:

कॉलम	यह क्या दिखाता है
नाम	पहचान के लिए उपयोगकर्ता का पूरा नाम
ईमेल	लॉगिन और सूचनाओं के लिए उपयोग किया गया ईमेल पता
समूह	असाइन किया गया भूमिका/अनुमति समूह
स्थिति	सक्रिय या निष्क्रिय खाता स्थिति

🔘 एक्शन बटन

प्रोफ़ाइल देखें

सभी जानकारी और विजेट के साथ उपयोगकर्ता का विस्तृत प्रोफ़ाइल पेज खोलता है।

उपयोगकर्ता संपादित करें

उपयोगकर्ता विवरण संशोधित करें जिसमें नाम, ईमेल और भूमिका असाइनमेंट शामिल हैं।

स्थिति टॉगल करें

एक उपयोगकर्ता खाते को हटाए बिना उसे सक्रिय या निष्क्रिय करें।

उपयोगकर्ता हटाएँ

सिस्टम से एक उपयोगकर्ता को स्थायी रूप से हटाएँ। इस कार्रवाई को पूर्ववत नहीं किया जा सकता है।

➕ एक नया उपयोगकर्ता बनाना

एक नया टीम सदस्य जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1 मुख्य मेनू से Office → Users पर जाएँ।
2 शीर्ष दाईं ओर "Add User" बटन पर क्लिक करें।
3 आवश्यक फ़ील्ड भरें: नाम, ईमेल, पासवर्ड।
4 उनकी जिम्मेदारियों के आधार पर उचित उपयोगकर्ता समूह/भूमिका चुनें।
5 खाता बनाने के लिए "Save" पर क्लिक करें। उपयोगकर्ता को एक स्वागत ईमेल प्राप्त होगा।

उपयोगकर्ता विवरण विजेट

उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल देखते समय, कई विजेट संबंधित जानकारी तक त्वरित पहुँच प्रदान करते हैं:

📇

संपर्क जानकारी

उपयोगकर्ता के संपर्क विवरण और खाता सेटिंग्स प्रदर्शित करता है।

शामिल हैं: ईमेल, फ़ोन, विभाग, और खाता स्थिति

🔧

निर्धारित मशीनें

इस उपयोगकर्ता को रखरखाव या पर्यवेक्षण के लिए निर्धारित सभी मशीनें/परिसंपत्तियां दिखाता है।

शामिल हैं: मशीन गणना, प्राथमिक असाइनमेंट, और स्थिति अवलोकन

🎫

उपयोगकर्ता टिकट

इस उपयोगकर्ता द्वारा बनाए गए या उन्हें निर्धारित सभी टिकट सूचीबद्ध करता है।

शामिल हैं: खुले टिकट, पूर्ण टिकट, और प्रदर्शन मेट्रिक्स

🔐

समूह अनुमतियाँ

उपयोगकर्ता के निर्धारित समूह के लिए अनुमति विवरण दिखाता है।

शामिल हैं: पहुँच स्तर, फ़ीचर अनुमतियाँ, और प्रतिबंध

💡 सभी उपयोगकर्ता देखें

डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी परिसरों के सभी उपयोगकर्ताओं को उपयोगकर्ता सूची में देखा जा सकता है। यदि आप केवल अपने परिसर से संबंधित उपयोगकर्ताओं को देखना चाहते हैं, तो कृपया फ़िल्टर का उपयोग करें और अपने परिसर का चयन करें!

रिपोर्ट

रिपोर्ट सुविधा आपके रखरखाव कार्यों को समझने, प्रदर्शन को ट्रैक करने और डेटा-संचालित निर्णय लेने में आपकी सहायता करने के लिए शक्तिशाली डेटा विश्लेषण और विज़ुअलाइज़ेशन उपकरण प्रदान करती है।

📊 रिपोर्ट क्या हैं?

रिपोर्ट आपके टिकट, परिसंपत्तियों और इन्वेंट्री से डेटा एकत्र करती हैं ताकि अनुकूलन योग्य विज़ुअलाइज़ेशन और निर्यात योग्य प्रारूपों के माध्यम से अंतर्दृष्टि प्रदान की जा सके।

• रिपोर्ट प्रकार - टिकट, परिसंपत्ति, या इन्वेंट्री रिपोर्ट
• दिनांक फ़िल्टर - डेटा विश्लेषण के लिए समय सीमा निर्धारित करें
• कॉलम - चुनें कि कौन से डेटा फ़ील्ड शामिल करें
• विज़ुअलाइज़ेशन - चुनें कि डेटा कैसे प्रदर्शित किया जाता है (चार्ट, टेबल)

रिपोर्ट प्रकार

आपके द्वारा विश्लेषण किए जाने वाले डेटा के आधार पर तीन मुख्य रिपोर्ट प्रकारों में से चुनें:

टिकट रिपोर्ट

रखरखाव अनुरोधों, समाधान समय, कार्यभार वितरण और SLA प्रदर्शन का विश्लेषण करें।

परिसंपत्ति रिपोर्ट

उपकरण स्थिति, रखरखाव इतिहास, डाउनटाइम और जीवनचक्र मेट्रिक्स को ट्रैक करें।

इन्वेंट्री रिपोर्ट

स्टॉक स्तर, पुर्जों के उपयोग, लागत और पुन: ऑर्डर आवश्यकताओं की निगरानी करें।

🔨 रिपोर्ट बिल्डर का उपयोग करना

रिपोर्ट बिल्डर आपको कस्टम रिपोर्ट बनाने के लिए 5-चरणीय प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करता है:

1 रिपोर्ट प्रकार चुनें - टिकट, परिसंपत्ति, या इन्वेंट्री रिपोर्ट में से चुनें।
2 दिनांक सीमा निर्धारित करें - पूर्व निर्धारित विकल्पों या कस्टम दिनांकों का उपयोग करके अपने डेटा के लिए समय अवधि परिभाषित करें।
3 कॉलम चुनें - चुनें कि आपकी रिपोर्ट में कौन से डेटा फ़ील्ड शामिल करें।
4 विज़ुअलाइज़ेशन चुनें - चुनें कि अपना डेटा कैसे प्रदर्शित करें: बार, लाइन, पाई, डोनट, टेबल, या मिश्रित।
5 पूर्वावलोकन करें और सहेजें - अपनी रिपोर्ट की समीक्षा करें, उसे नाम दें, और सहेजने से पहले वैकल्पिक रूप से एक विवरण जोड़ें।

विज़ुअलाइज़ेशन प्रकार

📊

बार चार्ट

📈

लाइन चार्ट

🥧

पाई चार्ट

🍩

डोनट चार्ट

📋

तालिका

🔀

मिश्रित

📑 रिपोर्ट टेम्पलेट

सामान्य रिपोर्ट तुरंत बनाने के लिए पहले से बने टेम्पलेट का उपयोग करें:

टेम्पलेट का नाम	प्रकार	विवरण
स्थान के अनुसार टिकट	Ticket	आपके परिसर और स्थानों में टिकट वितरण दिखाता है।
श्रेणी के अनुसार समाधान समय	Ticket	विभिन्न टिकट श्रेणियों के लिए औसत समाधान समय का विश्लेषण करता है।
मशीन का डाउनटाइम	Ticket	आपके उपकरण के डाउनटाइम घंटों और पैटर्न को ट्रैक करता है।
तकनीशियन का प्रदर्शन	Ticket	तकनीशियनों के बीच टिकट पूर्णता दरों और समय की तुलना करता है।
पुर्जों का उपयोग	Inventory	मॉनिटर करता है कि रखरखाव में कौन से पुर्जे सबसे अधिक उपयोग किए जाते हैं।
कार्य आदेश स्थिति	Ticket	कार्य आदेशों की स्थिति और प्रगति का अवलोकन।

💡 प्रभावी रिपोर्ट के लिए सुझाव

टेम्पलेट से शुरू करें - पहले से बने टेम्पलेट को शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग करें, फिर आवश्यकतानुसार अनुकूलित करें।
उपयुक्त तिथि सीमा का उपयोग करें - रुझान विश्लेषण के लिए छोटी अवधि, पैटर्न के लिए लंबी अवधि।
विज़ुअलाइज़ेशन को डेटा से मिलाएं - अनुपात के लिए पाई चार्ट, समय के साथ रुझानों के लिए लाइन चार्ट का उपयोग करें।
प्रस्तुतियों के लिए निर्यात करें - रिपोर्ट को हितधारकों के साथ साझा करने के लिए PDF या CSV में निर्यात किया जा सकता है।

ऑडिट लॉग

ऑडिट लॉग सभी सिस्टम गतिविधियों का एक व्यापक रिकॉर्ड प्रदान करता है, जिससे आपको परिवर्तनों को ट्रैक करने, अनुपालन बनाए रखने और मुद्दों की जांच करने में मदद मिलती है।

📝 ऑडिट लॉग क्या है?

सिस्टम में हर महत्वपूर्ण कार्रवाई स्वचालित रूप से दर्ज की जाती है, जिसमें यह जानकारी होती है कि इसे किसने किया, क्या बदला और कब हुआ।

• घटना - की गई कार्रवाई का प्रकार (बनाया गया, अपडेट किया गया, हटाया गया, पुनर्स्थापित किया गया)
• मॉडल - प्रभावित रिकॉर्ड का प्रकार (उपयोगकर्ता, टिकट, संपत्ति, आदि)
• उपयोगकर्ता - जिसने कार्रवाई की
• टाइमस्टैम्प - जब कार्रवाई हुई

ऑडिट घटना के प्रकार

Created

सिस्टम में एक नया रिकॉर्ड जोड़ा गया।

Updated

एक मौजूदा रिकॉर्ड संशोधित किया गया।

Deleted

सिस्टम से एक रिकॉर्ड हटाया गया।

Restored

पहले हटाए गए रिकॉर्ड को पुनर्स्थापित किया गया।

📋 ऑडिट लॉग सूची दृश्य

ऑडिट लॉग प्रत्येक दर्ज की गई घटना के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदर्शित करता है:

कॉलम	यह क्या दिखाता है
दिनांक/समय	जब घटना हुई, आपके स्थानीय समय क्षेत्र में दिखाया गया
घटना	कार्रवाई का प्रकार: बनाया गया, अपडेट किया गया, हटाया गया, या पुनर्स्थापित किया गया
मॉडल	प्रभावित रिकॉर्ड का प्रकार
उपयोगकर्ता	वह व्यक्ति जिसने कार्रवाई की
परिवर्तन	अपडेट किए गए फ़ील्ड के लिए पहले/बाद के मान (अपडेट घटनाओं पर)
IP पता	नेटवर्क पता जिससे कार्रवाई की गई थी

🔍 ऑडिट लॉग को फ़िल्टर करना

विशिष्ट घटनाओं को तेज़ी से खोजने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें:

• दिनांक सीमा - दिनांक पिकर का उपयोग करके एक विशिष्ट समय अवधि के भीतर खोजें।
• घटना प्रकार - बनाए गए, अपडेट किए गए, हटाए गए, या पुनर्स्थापित की गई घटनाओं के आधार पर फ़िल्टर करें।
• एंडपॉइंट प्रकार - रिकॉर्ड प्रकार (उपयोगकर्ता, टिकट, एसेट, पुर्जे, आदि) के आधार पर फ़िल्टर करें।

💡 ऑडिट लॉग के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

असामान्य गतिविधि, विशेष रूप से विफल लॉगिन प्रयासों और थोक विलोपन के लिए ऑडिट लॉग की नियमित रूप से समीक्षा करें। जाँच के दौरान विशिष्ट समय अवधियों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए दिनांक फ़िल्टर का उपयोग करें।

⚠️ ध्यान दें: ऑडिट लॉग आपके संगठन की डेटा प्रतिधारण नीति के अनुसार बनाए रखे जाते हैं। बहुत पुरानी प्रविष्टियाँ स्वचालित रूप से संग्रहीत या हटाई जा सकती हैं।

📚 त्वरित संदर्भ

📄 दस्तावेज़

समर्थित फ़ाइलें: jpeg, png, pdf, csv, xlsx, xls
नेविगेट करें: Office → दस्तावेज़
व्यवस्थित करें: फ़ोल्डर और इकाई संघों का उपयोग करें
सर्वोत्तम अभ्यास: सुसंगत नामकरण परंपराओं का उपयोग करें

👥 उपयोगकर्ता

भूमिकाएँ: व्यवस्थापक, रखरखाव, कार्यकर्ता
नेविगेट करें: Office → उपयोगकर्ता
आवश्यक फ़ील्ड: नाम, ईमेल, पासवर्ड
सर्वोत्तम अभ्यास: न्यूनतम आवश्यक अनुमतियाँ असाइन करें

📊 रिपोर्ट

प्रकार: टिकट, एसेट, इन्वेंटरी
नेविगेट करें: Office → रिपोर्ट
विज़ुअलाइज़ेशन: बार, लाइन, पाई, डोनट, तालिका, मिश्रित
सर्वोत्तम अभ्यास: टेम्प्लेट से शुरू करें, फिर अनुकूलित करें

📝 ऑडिट लॉग

घटनाएँ: बनाए गए, अपडेट किए गए, हटाए गए, पुनर्स्थापित
नेविगेट करें: Office → ऑडिट लॉग
फ़िल्टर: दिनांक सीमा, घटना प्रकार, मॉडल प्रकार
सर्वोत्तम अभ्यास: सुरक्षा के लिए नियमित रूप से समीक्षा करें

🆘 सहायता चाहिए?

यदि आपके पास Office सुविधाओं के बारे में प्रश्न हैं या कोई समस्या आती है, तो कृपया अपने सिस्टम व्यवस्थापक से संपर्क करें या अन्य दस्तावेज़ अनुभागों को देखें।

याद रखें: उपयोगकर्ता प्रबंधन और ऑडिट लॉग जैसी प्रशासनिक सुविधाएँ आमतौर पर व्यवस्थापक अनुमतियों वाले उपयोगकर्ताओं के लिए प्रतिबंधित होती हैं।