दस्तावेज़, उपयोगकर्ता, रिपोर्ट और ऑडिट लॉग
कार्यालय मॉड्यूल के लिए एक व्यापक मार्गदर्शिका जिसमें दस्तावेज़ प्रबंधन, उपयोगकर्ता प्रशासन, रिपोर्ट और ऑडिट लॉगिंग शामिल हैं।
कार्यालय मॉड्यूल दस्तावेज़, उपयोगकर्ता, रिपोर्ट और ऑडिट ट्रेल के प्रबंधन के लिए आवश्यक प्रशासनिक उपकरण प्रदान करता है। ये सुविधाएँ आपको संगठनात्मक दक्षता बनाए रखने, अनुपालन सुनिश्चित करने और सिस्टम गतिविधियों को ट्रैक करने में मदद करती हैं।
दस्तावेज़
दस्तावेज़ सुविधा आपको अपने संचालन से संबंधित सभी आवश्यक दस्तावेज़ों को स्टोर करने, व्यवस्थित करने और प्रबंधित करने की अनुमति देती है, जिसमें मैनुअल, प्रमाण पत्र, चित्र और रिपोर्ट शामिल हैं।
📄 दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है?
दस्तावेज़ प्रबंधन आपकी परिसंपत्तियों, रखरखाव प्रक्रियाओं और अनुपालन आवश्यकताओं से संबंधित फ़ाइलों को संग्रहीत और व्यवस्थित करने के लिए एक केंद्रीकृत भंडार प्रदान करता है।
- • फ़ाइल नाम - अपलोड किए गए दस्तावेज़ का मूल नाम
- • फ़ोल्डर - वह श्रेणी या फ़ोल्डर जहाँ दस्तावेज़ व्यवस्थित है
- • इकाई संबद्धता - दस्तावेज़ों को विशिष्ट परिसंपत्तियों, स्थानों या कार्य आदेशों से लिंक करें
- • समर्थित प्रारूप - चित्र (jpeg, png), PDF और स्प्रेडशीट (csv, xlsx, xls)
दस्तावेज़ प्रकार
आसान पुनर्प्राप्ति और अनुपालन ट्रैकिंग के लिए अपने दस्तावेज़ों को श्रेणियों में व्यवस्थित करें।
मैनुअल
संचालन मैनुअल, उपयोगकर्ता मार्गदर्शिकाएँ और तकनीकी दस्तावेज़।
प्रमाण पत्र
सुरक्षा प्रमाण पत्र, निरीक्षण रिपोर्ट और अनुपालन दस्तावेज़।
ड्राइंग
तकनीकी ड्राइंग, ब्लूप्रिंट और स्कीमा।
रिपोर्ट
रखरखाव रिपोर्ट, घटना रिपोर्ट और विश्लेषण दस्तावेज़।
📤 दस्तावेज़ अपलोड करना
सिस्टम में एक नया दस्तावेज़ अपलोड करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- 1 मुख्य मेनू से कार्यालय → दस्तावेज़ पर जाएँ।
- 2 अपलोड डायलॉग खोलने के लिए "दस्तावेज़ जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।
- 3 "फ़ाइल चुनें" पर क्लिक करके या ड्रैग एंड ड्रॉप करके अपने डिवाइस से एक फ़ाइल चुनें।
- 4 वैकल्पिक विवरण जैसे फ़ोल्डर श्रेणी और इकाई संबद्धता भरें।
- 5 दस्तावेज़ को सिस्टम में सहेजने के लिए "अपलोड करें" पर क्लिक करें।
📁 समर्थित फ़ाइल प्रकार
| फ़ाइल प्रकार | एक्सटेंशन | उपयोग का मामला |
|---|---|---|
| चित्र | .jpeg, .png | उपकरणों की तस्वीरें, क्षति प्रलेखन, दृश्य रिकॉर्ड |
| PDF दस्तावेज़ | मैनुअल, प्रमाण पत्र, आधिकारिक रिपोर्ट, अनुबंध | |
| स्प्रेडशीट | .csv, .xlsx, .xls | डेटा आयात, इन्वेंट्री सूची, रखरखाव अनुसूचियां |
💡 सर्वोत्तम अभ्यास
लगातार नामकरण परंपराओं का उपयोग करें, संस्करण नियंत्रण बनाए रखें, और समय-संवेदनशील सामग्रियों के लिए दस्तावेज़ समाप्ति तिथियां निर्धारित करें। अपने भंडार को व्यवस्थित रखने के लिए पुराने दस्तावेज़ों की नियमित रूप से समीक्षा करें और उन्हें संग्रहीत करें।
⚠️ ध्यान दें: अधिकतम फ़ाइल आकार आमतौर पर सर्वर कॉन्फ़िगरेशन द्वारा सीमित होता है। विशिष्ट सीमाओं के लिए अपने व्यवस्थापक से संपर्क करें।
उपयोगकर्ता
उपयोगकर्ता अनुभाग प्रशासकों को उपयोगकर्ता खाते बनाने, प्रबंधित करने और कॉन्फ़िगर करने, भूमिकाएँ असाइन करने और सभी टीम सदस्यों के लिए सिस्टम एक्सेस स्तरों को नियंत्रित करने की अनुमति देता है।
👥 उपयोगकर्ता प्रबंधन क्या है?
उपयोगकर्ता प्रबंधन इस बात पर केंद्रीकृत नियंत्रण प्रदान करता है कि कौन सिस्टम तक पहुंच सकता है और वे अपनी असाइन की गई भूमिका के आधार पर कौन सी कार्रवाइयाँ कर सकते हैं।
- • नाम - पहचान के लिए उपयोगकर्ता का पूरा नाम
- • ईमेल - लॉगिन क्रेडेंशियल और सूचना पता
- • समूह/भूमिका - अनुमति स्तर (व्यवस्थापक, रखरखाव, कर्मी)
- • स्थिति - सक्रिय या निष्क्रिय खाता स्थिति
उपयोगकर्ता भूमिकाएँ
व्यवस्थापक, तकनीशियन, दर्शक जैसी भूमिकाएँ परिभाषित करें, या विशिष्ट अनुमतियों के साथ कस्टम भूमिकाएँ बनाएँ।
व्यवस्थापक
पूर्ण पहुँचउपयोगकर्ताओं, सेटिंग्स और सभी सुविधाओं को प्रबंधित करने की क्षमता के साथ पूर्ण सिस्टम पहुँच।
- ✓ सभी उपयोगकर्ताओं और अनुमतियों का प्रबंधन करें
- ✓ सभी सिस्टम सेटिंग्स तक पहुँचें
- ✓ सभी डेटा देखें और संशोधित करें
रखरखाव
परिचालन पहुँचरखरखाव संचालन, कार्य आदेश और परिसंपत्तियों का प्रबंधन कर सकते हैं।
- ✓ कार्य आदेश बनाएं और प्रबंधित करें
- ✓ परिसंपत्तियाँ देखें और अपडेट करें
- ✓ रखरखाव रिपोर्ट तक पहुँचें
कर्मी
मूल पहुँचदैनिक परिचालन कार्यों के लिए सीमित पहुँच।
- ✓ निर्धारित कार्य आदेश देखें
- ✓ कार्य आदेश की स्थिति अपडेट करें
- ✓ परिसंपत्ति जानकारी देखें
📋 उपयोगकर्ताओं की सूची दृश्य
उपयोगकर्ताओं की सूची सभी टीम सदस्यों को उनकी आवश्यक जानकारी के साथ प्रदर्शित करती है:
| कॉलम | यह क्या दिखाता है |
|---|---|
| नाम | पहचान के लिए उपयोगकर्ता का पूरा नाम |
| ईमेल | लॉगिन और सूचनाओं के लिए उपयोग किया गया ईमेल पता |
| समूह | असाइन किया गया भूमिका/अनुमति समूह |
| स्थिति | सक्रिय या निष्क्रिय खाता स्थिति |
🔘 एक्शन बटन
प्रोफ़ाइल देखें
सभी जानकारी और विजेट के साथ उपयोगकर्ता का विस्तृत प्रोफ़ाइल पेज खोलता है।
उपयोगकर्ता संपादित करें
उपयोगकर्ता विवरण संशोधित करें जिसमें नाम, ईमेल और भूमिका असाइनमेंट शामिल हैं।
स्थिति टॉगल करें
किसी खाते को बिना हटाए चालू या बंद करें। निष्क्रिय करने से उपयोगकर्ता के API टोकन तुरंत रद्द हो जाते हैं और उनका सत्र साइन आउट हो जाता है। आप अपना स्वयं का खाता निष्क्रिय नहीं कर सकते।
उपयोगकर्ता हटाएँ
किसी उपयोगकर्ता को स्थायी रूप से हटाएँ। इसे पूर्ववत नहीं किया जा सकता। जिस उपयोगकर्ता ने कभी कार्य आदेश रिपोर्ट किया है या कोई कार्य लॉग किया है, उसे हटाया नहीं जा सकता - इसके बजाय उसे निष्क्रिय करें। आप अपना स्वयं का खाता भी नहीं हटा सकते। हटाने पर, उन्हें असाइन किए गए कोई भी कार्य आदेश या कार्य असाइन नहीं किए जाते।
पासवर्ड रीसेट लिंक भेजें
उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल पर (संपर्क जानकारी कार्ड) — उन्हें एक नया पासवर्ड सेट करने के लिए एक बार उपयोग होने वाला लिंक ईमेल करता है। यदि कोई लॉक हो गया है या उसने अपना आमंत्रण स्वीकार नहीं किया है तो इसका उपयोग करें।
🕔 पिछली बार देखा गया और लंबित आमंत्रण
उपयोगकर्ता सूची और प्रोफ़ाइल दिखाती है कि प्रत्येक व्यक्ति पिछली बार कब सक्रिय था। जिस किसी ने अभी तक अपना पासवर्ड सेट नहीं किया है, वह आमंत्रण अभी तक स्वीकार नहीं किया गया (एम्बर) के रूप में दिखाता है — उनके प्रोफ़ाइल से लिंक फिर से भेजें।
☑️ बल्क कार्यवाहियाँ
सूची दृश्य में, उन पंक्तियों पर चेकबॉक्स टिक करें जिन्हें आप चाहते हैं, फिर दिखाई देने वाली नीली पट्टी का उपयोग करें: सक्रिय करें, निष्क्रिय करें, या किसी अन्य समूह में स्थानांतरित करें। यह वर्तमान पृष्ठ पर लागू होता है और निष्क्रिय करते समय आपके अपने खाते को छोड़ देता है।
➕ एक नया उपयोगकर्ता बनाना
एक नया टीम सदस्य जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- 1 मुख्य मेनू से Office → Users पर जाएँ।
- 2 शीर्ष दाईं ओर "Add User" बटन पर क्लिक करें।
- 3 नाम और ईमेल भरें। पासवर्ड खाली छोड़ दें - नया उपयोगकर्ता ईमेल किए गए लिंक के माध्यम से अपना स्वयं का सेट करता है। (केवल एक साझा डिवाइस के लिए एक सेट करें जिसे एक निश्चित पासवर्ड की आवश्यकता है।)
- 4 उपयुक्त उपयोगकर्ता समूह का चयन करें - यह तय करता है कि वे क्या कर सकते हैं (अनुमतियाँ देखें)।
- 5 "सहेजें" पर क्लिक करें। उपयोगकर्ता को अपना पासवर्ड सेट करने के लिए एक बार के लिंक के साथ एक स्वागत योग्य ईमेल प्राप्त होता है। ईमेल में कभी भी कोई पासवर्ड नहीं भेजा जाता है।
उपयोगकर्ता विवरण विजेट
उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल देखते समय, कई विजेट संबंधित जानकारी तक त्वरित पहुँच प्रदान करते हैं:
संपर्क जानकारी
उपयोगकर्ता के संपर्क विवरण और खाता सेटिंग्स प्रदर्शित करता है।
शामिल हैं: ईमेल, फ़ोन, विभाग, और खाता स्थिति
निर्धारित मशीनें
इस उपयोगकर्ता को रखरखाव या पर्यवेक्षण के लिए निर्धारित सभी मशीनें/परिसंपत्तियां दिखाता है।
शामिल हैं: मशीन गणना, प्राथमिक असाइनमेंट, और स्थिति अवलोकन
उपयोगकर्ता कार्य आदेश
इस उपयोगकर्ता द्वारा बनाए गए या उन्हें सौंपे गए सभी कार्य आदेशों को सूचीबद्ध करता है।
शामिल हैं: खुले कार्य आदेश, पूर्ण किए गए कार्य आदेश, और प्रदर्शन मेट्रिक्स
गतिविधि चार्ट
समय के साथ इस उपयोगकर्ता की कार्य आदेश गतिविधि का एक चार्ट।
शामिल है: प्रति अवधि पूर्ण किए गए कार्य आदेश, ऊपर या नीचे रुझान
कौशल
इस उपयोगकर्ता के पास मौजूद कौशल, प्रत्येक अपनी प्रवीणता स्तर के साथ और क्या इसे सत्यापित किया गया है। केवल तभी दिखाया जाता है जब HRM मॉड्यूल सक्षम हो।
प्रमाणपत्र
इस उपयोगकर्ता के पास वर्तमान में मौजूद प्रमाणपत्र, उनकी स्थिति और समाप्ति तिथि — किसी भी संलग्न प्रमाणपत्र दस्तावेज़ के लिंक के साथ। केवल तभी दिखाया जाता है जब HRM मॉड्यूल सक्षम हो।
मेरी शिफ्ट कैलेंडर
इस उपयोगकर्ता के स्वयं के आगामी शिफ्ट असाइनमेंट का एक व्यक्तिगत कैलेंडर। केवल तभी दिखाया जाता है जब HRM मॉड्यूल सक्षम हो।
✨ AI इनसाइट बैनर: हीरो के ठीक नीचे एक बैनर इस उपयोगकर्ता के वर्तमान कार्यभार (औसत से ऊपर या भीतर) और 60 दिनों के भीतर समाप्त होने वाले किसी भी प्रमाणपत्र को दर्शाता है, जिसमें उनके कौशल और प्रमाणपत्र गणना के लिए त्वरित-दृष्टि चिप्स होते हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी परिसरों के सभी उपयोगकर्ताओं को उपयोगकर्ता सूची में देखा जा सकता है। यदि आप केवल अपने परिसर से संबंधित उपयोगकर्ताओं को देखना चाहते हैं, तो कृपया फ़िल्टर का उपयोग करें और अपने परिसर का चयन करें!
शिफ्ट
शिफ्ट सुविधा आपको आवर्ती कार्य शिफ्टों को परिभाषित करने और टीम-व्यापी कैलेंडर पर तकनीशियनों को उन्हें असाइन करने की सुविधा देती है, ताकि हर कोई यह जान सके कि कौन काम कर रहा है, ऑन कॉल है, प्रशिक्षण में है, या किसी भी समय छुट्टी पर है।
🕒 शिफ्ट शेड्यूलिंग क्या है?
शिफ्ट एक पुन: प्रयोज्य समय ब्लॉक है (उदा. "सुबह", "रात") जिसमें एक प्रारंभ समय, अंत समय, रंग और वैकल्पिक आवर्ती दिन होते हैं। असाइनमेंट एक तकनीशियन को साझा कैलेंडर पर एक विशिष्ट तिथि के लिए एक शिफ्ट में रखता है।
- • शिफ्ट - एक नामित समय ब्लॉक (प्रारंभ/समाप्ति समय, रंग) जो सप्ताह के चुने हुए दिनों में दोहराया जा सकता है
- • असाइनमेंट - एक तकनीशियन को एक विशिष्ट तिथि पर एक शिफ्ट (या छुट्टी/ऑन कॉल/प्रशिक्षण) से जोड़ता है
- • शिफ्ट कैलेंडर - एक सप्ताह या महीने का ग्रिड जो हर तकनीशियन के असाइनमेंट को एक नज़र में दिखाता है
🕒 एक शिफ्ट के अंदर
सूची से एक शिफ्ट खोलने पर आप उसके अपने पेज पर पहुंच जाते हैं, जिसमें उसके शेड्यूल विवरण के साथ-साथ डिफ़ॉल्ट रूप से उस पर लगने वाले तकनीशियन भी दिखाए जाते हैं:
📑 शिफ्ट पेज कार्ड
शिफ्ट विवरण
नाम, अवधि, शुरू और खत्म होने का समय, सक्रिय स्थिति, और शिफ्ट कब बनाई गई थी।
डिफ़ॉल्ट उपयोगकर्ता
तकनीशियन जिन्हें डिफ़ॉल्ट रूप से यह शिफ्ट असाइन की जाती है — उनकी प्रोफ़ाइल खोलने के लिए उनमें से किसी पर भी क्लिक करें।
📋 असाइनमेंट प्रकार
कैलेंडर पर एक तकनीशियन को असाइन करते समय, उस प्रकार का चयन करें जो वे वास्तव में उस दिन कर रहे हैं:
| प्रकार | इसका क्या मतलब है |
|---|---|
| शिफ्ट | तकनीशियन एक परिभाषित शिफ्ट में काम कर रहा है (एक शिफ्ट का चयन करना आवश्यक है)। |
| ऑन कॉल | तकनीशियन आपात स्थितियों के लिए उपलब्ध है लेकिन नियमित शिफ्ट के लिए निर्धारित नहीं है। |
| छुट्टी | तकनीशियन छुट्टी पर है — कोई शिफ्ट चुनने की आवश्यकता नहीं है। |
| प्रशिक्षण | तकनीशियन नियमित कर्तव्यों का पालन करने के बजाय प्रशिक्षण में भाग ले रहा है। |
➕ एक शिफ्ट बनाना
शिफ्ट प्रति परिसर एक बार बनाई जाती हैं और फिर किसी भी संख्या के असाइनमेंट के लिए पुनः उपयोग की जाती हैं।
- 1 Office → Shifts पर नेविगेट करें और Add Shift पर क्लिक करें।
- 2 एक नाम (उदा. "सुबह", "रात"), एक प्रारंभ समय और समाप्ति समय दर्ज करें, और कैलेंडर पर इसे अलग दिखाने में मदद करने के लिए एक रंग चुनें।
- 3 वैकल्पिक रूप से आवर्ती दिन चुनें जिन पर शिफ्ट सामान्य रूप से चलती है।
- 4 शिफ्ट सहेजें — यह अब एक विकल्प के रूप में दिखाई देता है जब भी शिफ्ट कैलेंडर पर एक तकनीशियन को असाइन किया जाता है।
नोट: शिफ्ट के नाम केवल आपके अपने परिसर के भीतर अद्वितीय होने चाहिए — विभिन्न परिसर एक ही शिफ्ट नाम का पुनः उपयोग कर सकते हैं।
🗓️ शिफ्ट कैलेंडर का उपयोग करना
शिफ्ट कैलेंडर आपकी पूरी टीम को एक साथ दिखाता है ताकि आप एक नज़र में कवरेज अंतराल को पहचान सकें।
- 1 मुख्य मेनू से शिफ्ट कैलेंडर खोलें।
- 2 अवधियों के बीच जाने के लिए सप्ताह/माह टॉगल और नेविगेशन तीरों का उपयोग करें, या वर्तमान तिथि पर वापस जाने के लिए आज पर क्लिक करें।
- 3 उस तारीख पर एक तकनीशियन के नाम के आगे एक खाली सेल पर क्लिक करें जिसे आप शेड्यूल करना चाहते हैं।
- 4 प्रकार (शिफ्ट, ऑन कॉल, छुट्टी, या प्रशिक्षण) और, जब तक यह छुट्टी न हो, असाइन करने के लिए शिफ्ट चुनें।
- 5 सहेजें — असाइनमेंट ग्रिड पर तुरंत दिखाई देता है, शिफ्ट द्वारा रंग-कोडित। इसे हटाने के लिए एक मौजूदा असाइनमेंट पर क्लिक करें।
मेरी शिफ्ट विजेट
प्रत्येक तकनीशियन के प्रोफ़ाइल पृष्ठ में केवल उनके स्वयं के आगामी असाइनमेंट दिखाने वाला एक व्यक्तिगत शिफ्ट कैलेंडर शामिल होता है, ताकि वे पूर्ण टीम कैलेंडर खोले बिना अपना शेड्यूल देख सकें।
आवर्ती दिन
शिफ्टों को विशिष्ट कार्यदिवसों पर दोहराने के लिए चिह्नित किया जा सकता है, जो प्रत्येक एकल तिथि के लिए एक नया असाइनमेंट बनाने की आवश्यकता के बिना डिफ़ॉल्ट शेड्यूलिंग पैटर्न को संचालित करता है।
टिप: शिफ्टों को कुछ हफ़्ते पहले असाइन करें ताकि तकनीशियन छुट्टी, ऑन-कॉल रोटेशन और प्रशिक्षण की अग्रिम योजना बना सकें।
शिफ्ट रोटेशन
एक शिफ्ट रोटेशन एक पुन: प्रयोज्य, दोहराने वाला पैटर्न है जो दो से छह सप्ताह तक फैला होता है - प्रत्येक सप्ताह को या तो एक विशिष्ट शिफ्ट असाइन की जाती है या "बंद" चिह्नित किया जाता है। एक बार बन जाने के बाद, एक रोटेशन को किसी भी संख्या में तकनीशियनों को असाइन किया जा सकता है, और ऐप स्वचालित रूप से उनके कैलेंडर को आने वाले हफ्तों में भर देता है।
🔁 एक साझा कैलेंडर एंकर
समान लंबाई का हर रोटेशन इस बात पर सहमत होता है कि कौन सा वास्तविक कैलेंडर सप्ताह "सप्ताह ए" है - यह हमेशा हर तकनीशियन और उस लंबाई के हर रोटेशन के लिए एक ही सप्ताह होता है, जो एक निश्चित संदर्भ तिथि पर आधारित होता है। इसका मतलब है कि एक ही 2-सप्ताह के रोटेशन पर दो तकनीशियन हमेशा एक-दूसरे के साथ सिंक में रहते हैं, भले ही उन्हें अलग-अलग तारीखों पर रोटेशन में असाइन किया गया हो।
➕ शिफ्ट रोटेशन बनाना
- 1 कार्यालय → शिफ्ट रोटेशन पर नेविगेट करें और शिफ्ट रोटेशन जोड़ें पर क्लिक करें।
- 2 एक नाम दर्ज करें, चुनें कि पैटर्न कितने सप्ताह तक फैला है (2-6), फिर प्रत्येक सप्ताह के लिए एक शिफ्ट (या "बंद") चुनें।
- 3 सहेजें - रोटेशन अब आपके परिसर में किसी भी तकनीशियन को असाइन करने के लिए उपलब्ध है।
👤 एक रोटेशन असाइन करना
एक तकनीशियन को उनके प्रोफाइल के शिफ्ट विजेट से या टीम शिफ्ट कैलेंडर से (उनके नाम के आगे रोटेशन आइकन) एक रोटेशन असाइन करें। एक रोटेशन असाइन करने से उनकी डिफ़ॉल्ट शिफ्ट बदल जाती है - एक तकनीशियन के पास ठीक एक या दूसरा होता है, कभी दोनों नहीं - और ऐप स्वचालित रूप से असाइनमेंट के आगामी हफ्तों को भौतिक बनाता है, एक दैनिक निर्धारित कार्य द्वारा भरी हुई दस-सप्ताह की क्षितिज को बनाए रखता है।
मैनुअल ओवरराइड हमेशा जीतते हैं: यदि आप किसी विशिष्ट शिफ्ट, छुट्टी, ऑन-कॉल, या प्रशिक्षण को उस तिथि पर मैन्युअल रूप से असाइन करते हैं जिसे रोटेशन अन्यथा कवर करेगा, तो वह मैनुअल प्रविष्टि रोटेशन द्वारा कभी भी ओवरराइट या हटाई नहीं जाती है - रोटेशन केवल उन तिथियों को भरता है जिनकी अपनी कोई स्पष्ट असाइनमेंट नहीं है।
कौशल
कौशल सुविधा आपकी टीम के तकनीकी दक्षताओं को ट्रैक करती है - जिन्हें कौशल श्रेणियों में व्यवस्थित किया गया है - ताकि आप देख सकें कि कौन किसके लिए योग्य है, समस्या बनने से पहले कवरेज अंतराल का पता लगा सकें, और उन मशीनों पर सही कौशल की आवश्यकता हो जिन्हें उनकी आवश्यकता है।
🎓 कौशल और कौशल श्रेणियां क्या हैं?
एक कौशल श्रेणी संबंधित कौशलों को समूहित करती है (जैसे "विद्युत", "वेल्डिंग"). प्रत्येक कौशल एक श्रेणी से संबंधित होता है और इसे किसी भी तकनीशियन को दक्षता स्तर पर सौंपा जा सकता है - जागरूकता,A शुरुआती, मध्यवर्ती, उन्नत या विशेषज्ञ।
- • कौशल श्रेणी - संबंधित कौशलों का एक समूह (जैसे विद्युत, HVAC, सुरक्षा)
- • कौशल - एक एकल दक्षता (जैसे "आर्क वेल्डिंग") जो एक श्रेणी से संबंधित है
- • दक्षता स्तर - एक तकनीशियन कितना सक्षम है: जागरूकता, शुरुआती, मध्यवर्ती, उन्नत या विशेषज्ञ
- • सत्यापित - एक प्रबंधक तकनीशियन की दावा की गई दक्षता को पुष्टि के रूप में चिह्नित कर सकता है
⭐ एक कौशल के अंदर
एक कौशल का अपना पेज उन सभी को एक साथ लाता है जिनके पास यह है और जहां इसकी आवश्यकता है:
📑 कौशल पेज कार्ड
कौशल विवरण
नाम, श्रेणी, और सक्रिय स्थिति।
इस कौशल वाले उपयोगकर्ता
प्रत्येक तकनीशियन जिसके पास कौशल है, उसका प्रवीणता स्तर, और क्या यह सत्यापित किया गया है।
मशीनों के लिए आवश्यक
मशीनें जिन्हें संचालित करने के लिए इस कौशल की आवश्यकता होती है, प्रत्येक अपनी न्यूनतम प्रवीणता, अनिवार्य/अनुशंसित ध्वज, और कितने सक्रिय तकनीशियन पहले से ही योग्य हैं।
बल्क असाइन करें
कौशल को संपादित करने वाले किसी भी व्यक्ति को दिखाई देता है — इसे एक ही कार्रवाई में चुने हुए समूह के प्रत्येक सक्रिय सदस्य को असाइन करता है।
🗂️ एक कौशल श्रेणी के अंदर
एक श्रेणी का अपना पेज टीम-व्यापी कवरेज तस्वीर में अपने कौशल को समेटता है:
📑 कौशल श्रेणी पेज कार्ड
श्रेणी विवरण
नाम, विवरण, सक्रिय स्थिति, और परिसर।
प्रवीणता वितरण
श्रेणी में प्रत्येक कौशल में प्रत्येक प्रवीणता स्तर — शुरुआती से विशेषज्ञ तक — पर कितने तकनीशियन बैठते हैं, इसका एक बार ब्रेकडाउन।
इस श्रेणी में कौशल
श्रेणी में प्रत्येक कौशल, उसके धारक की संख्या, विशेषज्ञ की संख्या, और एक कवरेज बैज के साथ — कोई विशेषज्ञ नहीं या केवल एक योग्य तकनीशियन वाले कौशल को चिह्नित करना।
टीम कवरेज
इस श्रेणी में कौशल वाला प्रत्येक तकनीशियन, उसका सर्वोत्तम प्रवीणता स्तर, वह श्रेणी के कितने कौशल को कवर करता है, और क्या यह सत्यापित किया गया है।
✨ AI इनसाइट स्ट्रिप: कोई विशेषज्ञ कवरेज नहीं वाले कौशल अंतरालों को चिह्नित करता है और अंतराल देखने या AI से प्रशिक्षण योजना पूछने के लिए एक-क्लिक शॉर्टकट प्रदान करता है — या पुष्टि करता है कि श्रेणी पूरी तरह से कवर है।
➕ एक तकनीशियन को कौशल असाइन करना
कौशल सीधे तकनीशियन के प्रोफाइल पेज से असाइन किए जाते हैं।
- 1 तकनीशियन का प्रोफाइल खोलें और कौशल कार्ड ढूंढें।
- 2 + जोड़ें पर क्लिक करें, सूची से एक कौशल और एक शुरुआती दक्षता स्तर चुनें।
- 3 वैकल्पिक रूप से एक नोट जोड़ें (जैसे कि कौशल कहाँ या कब प्राप्त किया गया था), फिर सहेजें।
- 4 बाद में एक कौशल हटाने के लिए, सूची में उस पर होवर करें और दिखाई देने वाले × पर क्लिक करें।
मशीनों पर कौशल की आवश्यकता
कुछ मशीनों को केवल विशिष्ट प्रशिक्षण वाले तकनीशियनों द्वारा ही संचालित किया जाना चाहिए। एक मशीन का शो पेज खोलें, आवश्यक कौशल कार्ड ढूंढें, और आवश्यक कौशल संलग्न करें - प्रत्येक आवश्यकता का अपना न्यूनतम दक्षता स्तर होता है और इसे अनिवार्य या केवल अनुशंसित के रूप में चिह्नित किया जा सकता है। कार्ड दिखाता है कि वर्तमान में कितने सक्रिय तकनीशियन प्रत्येक आवश्यकता के लिए पहले से ही योग्य हैं, इसलिए एक अंतराल तुरंत दिखाई देता है।
कौशल अंतर विश्लेषण
डैशबोर्ड का स्किल गैप विजेट आपकी टीम में सबसे कम योग्य तकनीशियनों वाले कौशलों को हाइलाइट करता है, साथ ही उन प्रमाणपत्रों को भी जो समाप्त हो रहे हैं या पहले ही समाप्त हो चुके हैं - ताकि प्रशिक्षण प्राथमिकताएं कवरेज समस्या बनने से पहले दिखाई दें।
कौशल मैट्रिक्स
प्रत्येक कौशल के मुकाबले प्रत्येक तकनीशियन की टीम-व्यापी ग्रिड के लिए अपने डैशबोर्ड में कौशल मैट्रिक्स विजेट जोड़ें, प्रत्येक व्यक्ति के प्रवीणता स्तर को एक नज़र में दिखाएं - किसी दिए गए क्षेत्र के लिए कौन योग्य है (और कौन नहीं) यह जानने के लिए इसे एक ही श्रेणी में फ़िल्टर करें।
एक समूह को बल्क असाइन करें
किसी कौशल के अपने पृष्ठ से, इसे एक ही क्रिया में एक समूह के प्रत्येक सक्रिय सदस्य को असाइन करें - पूरे टीम में एक नए आवश्यक कौशल को ऑनबोर्ड करते समय उपयोगी। जिन तकनीशियनों के पास पहले से ही कौशल है, वे अपनी मौजूदा प्रवीणता बनाए रखते हैं; बल्क असाइन केवल अंतरालों को भरता है।
टिप: कौशल और कौशल श्रेणी के नाम केवल आपके अपने परिसर में अद्वितीय होने चाहिए - एक दूसरी साइट बिना किसी विरोध के अपनी "विद्युत" श्रेणी को परिभाषित कर सकती है।
प्रमाणीकरण
प्रमाणीकरण सुविधा आपके तकनीशियनों के पास मौजूद औपचारिक, समय-सीमित योग्यताओं — फोर्कलिफ्ट लाइसेंस, सीमित-स्थान प्रशिक्षण, विद्युत सुरक्षा कार्ड — को स्वचालित समाप्ति ट्रैकिंग और नवीनीकरण अनुस्मारक के साथ ट्रैक करती है।
🎓 प्रमाणीकरण क्या हैं?
एक प्रमाणीकरण को एक बार परिभाषित किया जाता है (नाम, जारी करने वाला निकाय, यह कितने समय तक वैध रहता है) और फिर किसी भी संख्या में तकनीशियनों को जारी किया जाता है, प्रत्येक की अपनी जारी करने की तिथि, समाप्ति तिथि और प्रमाण पत्र संख्या होती है।
- • स्थिति - सक्रिय, जल्द समाप्त होने वाला, समाप्त हो चुका, या नवीनीकृत — हर दिन स्वचालित रूप से अपडेट होता है
- • वैधता अवधि - एक बार जारी होने के बाद एक प्रमाणीकरण कितने महीनों तक वैध रहता है (वैकल्पिक, सूचनात्मक)
- • प्रमाण पत्र संख्या - क्रेडेंशियल का अपना संदर्भ संख्या, यदि कोई हो
- • स्वचालित समाप्ति ट्रैकिंग - एक दैनिक जांच प्रमाणीकरण को समाप्त चिह्नित करती है और 30, 14, और 7 दिन पहले नवीनीकरण अनुस्मारक भेजती है
🎖️ एक प्रमाणन के अंदर
एक प्रमाणन का अपना पेज उसकी परिभाषा के साथ-साथ उन सभी को दिखाता है जो वर्तमान में इसे धारण करते हैं:
📑 प्रमाणन पेज कार्ड
प्रमाणन विवरण
जारी करने वाला निकाय, वैधता अवधि, और सक्रिय स्थिति।
धारक
प्रत्येक तकनीशियन जो वर्तमान में प्रमाणन धारण कर रहा है, उनके बदलते ही लाइव स्थिति अपडेट (सक्रिय, जल्द ही समाप्त हो रहा है, समाप्त हो गया) के साथ।
➕ एक तकनीशियन को प्रमाणीकरण जारी करना
प्रमाणीकरण सीधे तकनीशियन के प्रोफाइल पेज से जारी किए जाते हैं।
- 1 तकनीशियन का प्रोफाइल खोलें और प्रमाणीकरण कार्ड ढूंढें।
- 2 + जोड़ें पर क्लिक करें, प्रमाणीकरण चुनें, और जारी करने की तिथि और (यदि यह समाप्त होता है) समाप्ति तिथि दर्ज करें।
- 3 वैकल्पिक रूप से प्रमाणपत्र का अपना संदर्भ नंबर रिकॉर्ड करें और प्रमाणपत्र का स्कैन या PDF संलग्न करें।
- 4 सहेजें — प्रमाणीकरण नाम के आगे एक छोटा दस्तावेज़ आइकन संलग्न फ़ाइल खोलता है; बाद में एक नई फ़ाइल अपलोड करने पर यह बदल जाती है।
- 5 बाद में किसी प्रमाणीकरण को हटाने के लिए, सूची में उस पर होवर करें और दिखाई देने वाले × पर क्लिक करें।
समाप्त हो रहे प्रमाणीकरण का नवीनीकरण
जब एक तकनीशियन फिर से प्रमाणित होता है, तो उनके मौजूदा प्रमाणीकरण पर होवर करें और नवीनीकरण आइकन पर क्लिक करें — यह एक डुप्लिकेट प्रविष्टि बनाने के बजाय नई जारी करने की तिथि, समाप्ति तिथि और प्रमाण पत्र संख्या के साथ उसी रिकॉर्ड को अपडेट करता है, ताकि तकनीशियन का नवीनीकरण इतिहास एक ही, वर्तमान रिकॉर्ड बना रहे।
समाप्ति अनुस्मारक
हर सुबह एक निर्धारित जांच चलती है: अपनी समाप्ति तिथि के बाद के प्रमाणीकरण को समाप्त चिह्नित किया जाता है, और तकनीशियनों के प्रबंधकों को सूचित किया जाता है क्योंकि एक प्रमाणीकरण समाप्ति के करीब आता है (30, 14, और 7 दिन पहले) ताकि नवीनीकरण कभी भी आश्चर्यचकित न करे।
टिप: प्रमाणीकरण नामों को केवल आपके अपने परिसर में अद्वितीय होने की आवश्यकता है। एक प्रमाणीकरण जो वर्तमान में किसी के पास है उसे हटाया नहीं जा सकता — इसके बजाय इसे निष्क्रिय करें ताकि इतिहास और रिकॉर्ड पर कोई भी प्रमाण पत्र संदर्भ संख्या संरक्षित रहे।
रिपोर्ट
रिपोर्ट सुविधा आपके रखरखाव कार्यों को समझने, प्रदर्शन को ट्रैक करने और डेटा-संचालित निर्णय लेने में आपकी सहायता करने के लिए शक्तिशाली डेटा विश्लेषण और विज़ुअलाइज़ेशन उपकरण प्रदान करती है।
📊 रिपोर्ट क्या हैं?
रिपोर्ट आपके कार्य आदेशों, परिसंपत्तियों और इन्वेंट्री से डेटा एकत्र करती हैं ताकि अनुकूलन योग्य विज़ुअलाइज़ेशन और निर्यात योग्य स्वरूपों के माध्यम से अंतर्दृष्टि प्रदान की जा सके।
- • रिपोर्ट प्रकार - कार्य आदेश, परिसंपत्ति, या इन्वेंट्री रिपोर्ट
- • दिनांक फ़िल्टर - डेटा विश्लेषण के लिए समय सीमा निर्धारित करें
- • कॉलम - चुनें कि कौन से डेटा फ़ील्ड शामिल करें
- • विज़ुअलाइज़ेशन - चुनें कि डेटा कैसे प्रदर्शित किया जाता है (चार्ट, टेबल)
रिपोर्ट प्रकार
आपके द्वारा विश्लेषण किए जाने वाले डेटा के आधार पर तीन मुख्य रिपोर्ट प्रकारों में से चुनें:
कार्य आदेश रिपोर्ट
रखरखाव अनुरोधों, समाधान समय, कार्यभार वितरण और SLA प्रदर्शन का विश्लेषण करें।
परिसंपत्ति रिपोर्ट
उपकरण स्थिति, रखरखाव इतिहास, डाउनटाइम और जीवनचक्र मेट्रिक्स को ट्रैक करें।
इन्वेंट्री रिपोर्ट
स्टॉक स्तर, पुर्जों के उपयोग, लागत और पुन: ऑर्डर आवश्यकताओं की निगरानी करें।
🔨 रिपोर्ट बिल्डर का उपयोग करना
रिपोर्ट बिल्डर आपको कस्टम रिपोर्ट बनाने के लिए 5-चरणीय प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करता है:
- 1 रिपोर्ट प्रकार चुनें - कार्य आदेश, परिसंपत्ति, या इन्वेंट्री रिपोर्ट में से चुनें।
- 2 दिनांक सीमा निर्धारित करें - पूर्व निर्धारित विकल्पों या कस्टम दिनांकों का उपयोग करके अपने डेटा के लिए समय अवधि परिभाषित करें।
- 3 कॉलम चुनें - चुनें कि आपकी रिपोर्ट में कौन से डेटा फ़ील्ड शामिल करें।
- 4 विज़ुअलाइज़ेशन चुनें - चुनें कि अपना डेटा कैसे प्रदर्शित करें: बार, लाइन, पाई, डोनट, टेबल, या मिश्रित।
- 5 पूर्वावलोकन करें और सहेजें - अपनी रिपोर्ट की समीक्षा करें, उसे नाम दें, और सहेजने से पहले वैकल्पिक रूप से एक विवरण जोड़ें।
विज़ुअलाइज़ेशन प्रकार
बार चार्ट
लाइन चार्ट
पाई चार्ट
डोनट चार्ट
तालिका
मिश्रित
📑 रिपोर्ट टेम्पलेट
सामान्य रिपोर्ट तुरंत बनाने के लिए पहले से बने टेम्पलेट का उपयोग करें:
| टेम्पलेट का नाम | प्रकार | विवरण |
|---|---|---|
| स्थान के अनुसार कार्य आदेश | Work Order | आपके परिसर और स्थानों में कार्य आदेश वितरण दिखाता है। |
| श्रेणी के अनुसार समाधान समय | Work Order | विभिन्न कार्य आदेश श्रेणियों के लिए औसत समाधान समय का विश्लेषण करता है। |
| मशीन का डाउनटाइम | Work Order | आपके उपकरण के डाउनटाइम घंटों और पैटर्न को ट्रैक करता है। |
| तकनीशियन का प्रदर्शन | Work Order | तकनीशियनों के बीच कार्य आदेश पूर्णता दर और समय की तुलना करता है। |
| पुर्जों का उपयोग | Inventory | मॉनिटर करता है कि रखरखाव में कौन से पुर्जे सबसे अधिक उपयोग किए जाते हैं। |
| कार्य आदेश स्थिति | Work Order | कार्य आदेशों की स्थिति और प्रगति का अवलोकन। |
💡 प्रभावी रिपोर्ट के लिए सुझाव
- टेम्पलेट से शुरू करें - पहले से बने टेम्पलेट को शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग करें, फिर आवश्यकतानुसार अनुकूलित करें।
- उपयुक्त तिथि सीमा का उपयोग करें - रुझान विश्लेषण के लिए छोटी अवधि, पैटर्न के लिए लंबी अवधि।
- विज़ुअलाइज़ेशन को डेटा से मिलाएं - अनुपात के लिए पाई चार्ट, समय के साथ रुझानों के लिए लाइन चार्ट का उपयोग करें।
- प्रस्तुतियों के लिए निर्यात करें - रिपोर्ट को हितधारकों के साथ साझा करने के लिए PDF या CSV में निर्यात किया जा सकता है।
ऑडिट लॉग
ऑडिट लॉग सभी सिस्टम गतिविधियों का एक व्यापक रिकॉर्ड प्रदान करता है, जिससे आपको परिवर्तनों को ट्रैक करने, अनुपालन बनाए रखने और मुद्दों की जांच करने में मदद मिलती है।
📝 ऑडिट लॉग क्या है?
सिस्टम में हर महत्वपूर्ण कार्रवाई स्वचालित रूप से दर्ज की जाती है, जिसमें यह जानकारी होती है कि इसे किसने किया, क्या बदला और कब हुआ।
- • घटना - की गई कार्रवाई का प्रकार (बनाया गया, अपडेट किया गया, हटाया गया, पुनर्स्थापित किया गया)
- • मॉडल - प्रभावित रिकॉर्ड का प्रकार (उपयोगकर्ता, कार्य आदेश, परिसंपत्ति, आदि)
- • उपयोगकर्ता - जिसने कार्रवाई की
- • टाइमस्टैम्प - जब कार्रवाई हुई
ऑडिट घटना के प्रकार
सिस्टम में एक नया रिकॉर्ड जोड़ा गया।
एक मौजूदा रिकॉर्ड संशोधित किया गया।
सिस्टम से एक रिकॉर्ड हटाया गया।
पहले हटाए गए रिकॉर्ड को पुनर्स्थापित किया गया।
📋 ऑडिट लॉग सूची दृश्य
ऑडिट लॉग प्रत्येक दर्ज की गई घटना के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदर्शित करता है:
| कॉलम | यह क्या दिखाता है |
|---|---|
| दिनांक/समय | जब घटना हुई, आपके स्थानीय समय क्षेत्र में दिखाया गया |
| घटना | कार्रवाई का प्रकार: बनाया गया, अपडेट किया गया, हटाया गया, या पुनर्स्थापित किया गया |
| मॉडल | प्रभावित रिकॉर्ड का प्रकार |
| उपयोगकर्ता | वह व्यक्ति जिसने कार्रवाई की |
| परिवर्तन | अपडेट किए गए फ़ील्ड के लिए पहले/बाद के मान (अपडेट घटनाओं पर) |
| IP पता | नेटवर्क पता जिससे कार्रवाई की गई थी |
🔍 ऑडिट लॉग को फ़िल्टर करना
विशिष्ट घटनाओं को तेज़ी से खोजने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें:
- • दिनांक सीमा - दिनांक पिकर का उपयोग करके एक विशिष्ट समय अवधि के भीतर खोजें।
- • घटना प्रकार - बनाए गए, अपडेट किए गए, हटाए गए, या पुनर्स्थापित की गई घटनाओं के आधार पर फ़िल्टर करें।
- • एंडपॉइंट प्रकार - रिकॉर्ड प्रकार (उपयोगकर्ता, कार्य आदेश, परिसंपत्ति, पुर्जे, आदि) के अनुसार फ़िल्टर करें।
💡 ऑडिट लॉग के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
असामान्य गतिविधि, विशेष रूप से विफल लॉगिन प्रयासों और थोक विलोपन के लिए ऑडिट लॉग की नियमित रूप से समीक्षा करें। जाँच के दौरान विशिष्ट समय अवधियों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए दिनांक फ़िल्टर का उपयोग करें।
⚠️ ध्यान दें: ऑडिट लॉग आपके संगठन की डेटा प्रतिधारण नीति के अनुसार बनाए रखे जाते हैं। बहुत पुरानी प्रविष्टियाँ स्वचालित रूप से संग्रहीत या हटाई जा सकती हैं।
📚 त्वरित संदर्भ
📄 दस्तावेज़
- समर्थित फ़ाइलें: jpeg, png, pdf, csv, xlsx, xls
- नेविगेट करें: Office → दस्तावेज़
- व्यवस्थित करें: फ़ोल्डर और इकाई संघों का उपयोग करें
- सर्वोत्तम अभ्यास: सुसंगत नामकरण परंपराओं का उपयोग करें
👥 उपयोगकर्ता
- भूमिकाएँ: व्यवस्थापक, रखरखाव, कार्यकर्ता
- नेविगेट करें: Office → उपयोगकर्ता
- आवश्यक फ़ील्ड: नाम, ईमेल, पासवर्ड
- सर्वोत्तम अभ्यास: न्यूनतम आवश्यक अनुमतियाँ असाइन करें
📊 रिपोर्ट
- प्रकार: कार्य आदेश, परिसंपत्ति, इन्वेंट्री
- नेविगेट करें: Office → रिपोर्ट
- विज़ुअलाइज़ेशन: बार, लाइन, पाई, डोनट, तालिका, मिश्रित
- सर्वोत्तम अभ्यास: टेम्प्लेट से शुरू करें, फिर अनुकूलित करें
📝 ऑडिट लॉग
- घटनाएँ: बनाए गए, अपडेट किए गए, हटाए गए, पुनर्स्थापित
- नेविगेट करें: Office → ऑडिट लॉग
- फ़िल्टर: दिनांक सीमा, घटना प्रकार, मॉडल प्रकार
- सर्वोत्तम अभ्यास: सुरक्षा के लिए नियमित रूप से समीक्षा करें
🆘 सहायता चाहिए?
यदि आपके पास Office सुविधाओं के बारे में प्रश्न हैं या कोई समस्या आती है, तो कृपया अपने सिस्टम व्यवस्थापक से संपर्क करें या अन्य दस्तावेज़ अनुभागों को देखें।
याद रखें: उपयोगकर्ता प्रबंधन और ऑडिट लॉग जैसी प्रशासनिक सुविधाएँ आमतौर पर व्यवस्थापक अनुमतियों वाले उपयोगकर्ताओं के लिए प्रतिबंधित होती हैं।