Dokumentáció, felhasználók, jelentések és auditnapló
Átfogó útmutató az Iroda modulhoz, beleértve a dokumentumkezelést, felhasználó-adminisztrációt, jelentéseket és auditnaplózást.
Az Iroda modul alapvető adminisztratív eszközöket biztosít a dokumentációk, felhasználók, jelentések és auditnaplók kezeléséhez. Ezek a funkciók segítenek fenntartani a szervezeti hatékonyságot, biztosítani a megfelelőséget és nyomon követni a rendszertevékenységeket.
Dokumentáció
A Dokumentáció funkció lehetővé teszi az összes lényeges dokumentum tárolását, rendszerezését és kezelését, beleértve a kézikönyveket, tanúsítványokat, rajzokat és jelentéseket.
📄 Mi a dokumentumkezelés?
A dokumentumkezelés központosított tárolót biztosít az eszközeihez, karbantartási eljárásaihoz és megfelelőségi követelményeihez kapcsolódó fájlok tárolására és rendszerezésére.
- • Fájlnév – A feltöltött dokumentum eredeti neve
- • Mappa – A kategória vagy mappa, ahol a dokumentum rendszerezve van
- • Entitás társítás - Dokumentumok összekapcsolása specifikus eszközökkel, helyszínekkel vagy munkarendelésekkel
- • Támogatott formátumok – Képek (jpeg, png), PDF-ek és táblázatok (csv, xlsx, xls)
Dokumentumtípusok
Rendszerezze dokumentumait kategóriákba a könnyű visszakeresés és megfelelőség-követés érdekében.
Kézikönyvek
Üzemeltetési kézikönyvek, felhasználói útmutatók és műszaki dokumentáció.
Tanúsítványok
Biztonsági tanúsítványok, ellenőrzési jelentések és megfelelőségi dokumentumok.
Rajzok
Műszaki rajzok, tervrajzok és sémák.
Jelentések
Karbantartási jelentések, eseményjelentések és elemzési dokumentumok.
📤 Dokumentumok feltöltése
Kövesse ezeket a lépéseket új dokumentum feltöltéséhez a rendszerbe:
- 1 Navigáljon az Iroda → Dokumentáció menüpontra a főmenüből.
- 2 Kattintson a „Dokumentum hozzáadása” gombra a feltöltési párbeszédablak megnyitásához.
- 3 Válasszon ki egy fájlt az eszközéről a „Fájl kiválasztása” gombra kattintva vagy húzza oda.
- 4 Töltse ki az opcionális adatokat, mint a mappa kategória és az entitás társítás.
- 5 Kattintson a „Feltöltés” gombra a dokumentum mentéséhez a rendszerbe.
📁 Támogatott fájltípusok
| Fájltípus | Kiterjesztések | Felhasználási eset |
|---|---|---|
| Képek | .jpeg, .png | Berendezésekről készült fényképek, sérülések dokumentálása, vizuális feljegyzések |
| PDF dokumentumok | Kézikönyvek, tanúsítványok, hivatalos jelentések, szerződések | |
| Táblázatok | .csv, .xlsx, .xls | Adatimportálások, készletlisták, karbantartási ütemezések |
💡 Legjobb gyakorlatok
Használjon következetes elnevezési konvenciókat, tartson fenn verziókezelést, és állítson be lejárati dátumokat az időérzékeny anyagokhoz. Rendszeresen tekintse át és archiválja az elavult dokumentumokat a tároló rendezettségének fenntartásához.
⚠️ Megjegyzés: A maximális fájlméretet általában a szerver konfiguráció korlátozza. A konkrét korlátokért forduljon a rendszergazdához.
Felhasználók
A Felhasználók szekció lehetővé teszi az adminisztrátorok számára felhasználói fiókok létrehozását, kezelését és konfigurálását, szerepkörök hozzárendelését és rendszer-hozzáférési szintek szabályozását minden csapattag számára.
👥 Mi a felhasználókezelés?
A felhasználókezelés központosított irányítást biztosít afelett, hogy ki férhet hozzá a rendszerhez és milyen műveleteket hajthat végre a hozzárendelt szerepköre alapján.
- • Név – A felhasználó teljes neve az azonosításhoz
- • E-mail – Bejelentkezési hitelesítő adatok és értesítési cím
- • Csoport/Szerepkör – Jogosultsági szint (admin, karbantartó, dolgozó)
- • Státusz – Aktív vagy inaktív fiókállapot
Felhasználói szerepkörök
Határozzon meg szerepköröket, mint Adminisztrátor, Technikus, Megtekintő, vagy hozzon létre egyéni szerepköröket meghatározott jogosultságokkal.
Adminisztrátor
Teljes hozzáférésTeljes rendszerhozzáférés felhasználók, beállítások és minden funkció kezelésének képességével.
- ✓ Összes felhasználó és jogosultság kezelése
- ✓ Összes rendszerbeállítás elérése
- ✓ Összes adat megtekintése és módosítása
Karbantartás
Üzemeltetési hozzáférésKarbantartási műveleteket, munkarendeléseket és eszközöket kezelhet.
- ✓ Munkarendelések létrehozása és kezelése
- ✓ Eszközök megtekintése és frissítése
- ✓ Karbantartási jelentések elérése
Dolgozó
Alap hozzáférésKorlátozott hozzáférés a napi üzemeltetési feladatokhoz.
- ✓ Hozzárendelt munkarendelések megtekintése
- ✓ Munkarendelés állapotának frissítése
- ✓ Eszközinformációk megtekintése
📋 Felhasználók listanézete
A felhasználók listája megjeleníti az összes csapattagot alapvető információikkal:
| Oszlop | Mit mutat |
|---|---|
| Név | A felhasználó teljes neve az azonosításhoz |
| Bejelentkezéshez és értesítésekhez használt e-mail cím | |
| Csoport | Hozzárendelt szerepkör/jogosultsági csoport |
| Státusz | Aktív vagy inaktív fiókállapot |
🔘 Művelet gombok
Profil megtekintése
Megnyitja a felhasználó részletes profiloldalát az összes információval és widgettel.
Felhasználó szerkesztése
Felhasználói adatok módosítása, beleértve a nevet, e-mailt és szerepkör-hozzárendelést.
Státusz váltása
Egy fiók be- vagy kikapcsolása törlés nélkül. A kikapcsolás azonnal visszavonja a felhasználó API tokenjeit és kijelentkezteti az aktuális munkamenetből. Nem kapcsolhatja ki a saját fiókját.
Felhasználó törlése
Véglegesen eltávolít egy felhasználót. Ez a művelet nem vonható vissza. Azok a felhasználók, akik valaha jelentettek munkarendelést vagy naplóztak feladatot, nem törölhetők – helyette deaktiválja őket. A saját fiókját sem törölheti. Törlés esetén minden munkarendelés vagy feladat, ami hozzájuk volt rendelve, hozzárendelés nélkülivé válik.
Jelszó-visszaállító hivatkozás küldése
A felhasználói profilról (Kapcsolattartási adatok kártya) – egyszer használatos linket küld nekik új jelszó beállításához. Használja, ha valaki kizárta magát, vagy soha nem fogadta el a meghívóját.
🕔 Utoljára látható és függőben lévő meghívók
A felhasználói lista és a profil megmutatja, hogy mikor volt utoljára aktív az adott személy. Aki még nem állította be a jelszavát, az A meghívó még nem elfogadott (borostyánsárga) felirattal jelenik meg – küldje el újra a linket a profiljáról.
☑️ Tömeges műveletek
A lista nézetben jelölje be a kívánt sorok jelölőnégyzeteit, majd használja a megjelenő kék sávot: Aktiválás, Deaktiválás vagy Áthelyezés egy másik csoportba. Ez az aktuális oldalra vonatkozik, és deaktiváláskor kihagyja a saját fiókját.
➕ Új felhasználó létrehozása
Kövesse ezeket a lépéseket új csapattag hozzáadásához:
- 1 Navigáljon az Iroda → Felhasználók menüpontra a főmenüből.
- 2 Kattintson a „Felhasználó hozzáadása” gombra a jobb felső sarokban.
- 3 Töltse ki a Név és Email mezőket. Hagyja üresen a Jelszó mezőt – az új felhasználó egy e-mailben kapott linken keresztül állítja be a sajátját. (Csak olyan megosztott eszköz esetén állítson be jelszót, amelynek fix jelszóra van szüksége.)
- 4 Válassza ki a megfelelő felhasználói csoportot – ez dönti el, hogy mit tehetnek (lásd Engedélyek).
- 5 Kattintson a „Mentés” gombra. A felhasználó üdvözlő e-mailt kap egy egyszeri linkkel a jelszavának beállításához. Soha nem küldünk jelszót az e-mailben.
Felhasználói részlet widgetek
Egy felhasználói profil megtekintésekor több widget biztosít gyors hozzáférést a kapcsolódó információkhoz:
Kapcsolattartási információk
Megjeleníti a felhasználó elérhetőségi adatait és fiókbeállításait.
Tartalmazza: E-mail, telefon, részleg és fiókállapot
Hozzárendelt gépek
Megjeleníti a felhasználóhoz karbantartás vagy felügyelet céljából hozzárendelt összes gépet/eszközt.
Tartalmazza: Gépszám, elsődleges hozzárendelések és állapotáttekintés
Felhasználói munkarendelések
Listázza az összes munkarendelést, amelyet ez a felhasználó hozott létre vagy hozzárendelt.
Tartalmazza: Nyitott munkarendelések, befejezett munkarendelések és teljesítménymutatók
Tevékenységi diagram
Diagram a felhasználó munkarendelés-tevékenységéről az idő múlásával.
Tartalmazza: Elkészült munkarendelések időszakonként, növekvő vagy csökkenő tendencia
Készségek
A felhasználó készségei, mindegyik a jártassági szintjével és az ellenőrzés tényével. Csak akkor jelenik meg, ha a HRM modul engedélyezve van.
Tanúsítványok
A felhasználó aktuális tanúsítványai, azok állapota és lejárati dátuma – hivatkozással bármely csatolt tanúsítvány dokumentumra. Csak akkor jelenik meg, ha a HRM modul engedélyezve van.
Műszaknaptáram
Személyes naptár a felhasználó közelgő műszakbeosztásairól. Csak akkor jelenik meg, ha a HRM modul engedélyezve van.
✨ AI betekintő szalaghirdetés: Egy szalaghirdetés közvetlenül a fő zászlók alatt jelzi a felhasználó aktuális munkaterhelését (átlag felett vagy belül) és a 60 napon belül lejáró tanúsítványait, gyors áttekintést nyújtó chipekkel a készségeik és tanúsítványaik számáról.
Alapértelmezés szerint az összes felhasználó az összes telephelyről megtekinthető a felhasználók listáján. Ha csak a saját telephelyéhez tartozó felhasználókat szeretné megtekinteni, kérjük használja a szűrőt és válassza ki a telephelyét!
Műszakok
A Műszakok funkció lehetővé teszi ismétlődő munkaműszakok meghatározását és technikusok hozzárendelését egy csapatnaptárban, így mindenki tudja, ki dolgozik, ügyeletes, képzésen van, vagy szabad az adott időpontban.
🕒 Mi a műszaktervezés?
A műszak egy újrahasználható időblokk (pl. „Reggel”, „Éjszaka”) kezdő és befejező időponttal, színnel és opcionális ismétlődő napokkal. A hozzárendelések egy technikust egy műszakhoz rendelnek egy adott dátumra a megosztott naptárban.
- • Műszak – Egy elnevezett időblokk (kezdő/befejező idő, szín), amely a hét kiválasztott napjain ismétlődhet
- • Hozzárendelés – Egy technikust egy műszakhoz (vagy szabadidőhöz / ügyelethez / képzéshez) kapcsol egy adott dátumon
- • Műszaknaptár – Heti vagy havi rács, amely egy pillantással megmutatja minden technikus hozzárendeléseit
🕒 Műszakon belül
Egy műszak megnyitása a listából a saját oldalára visz, ahol láthatók az ütemezési részletek, valamint az alapértelmezett technikusok:
📑 Műszakoldali kártyák
Műszak adatai
Név, időtartam, kezdő és befejező időpont, aktív státusz, és a műszak létrehozásának időpontja.
Alapértelmezett felhasználók
Azok a technikusok, akik alapértelmezetten ehhez a műszakhoz vannak rendelve – kattintson bármelyikre a profiljuk megnyitásához.
📋 Hozzárendelési típusok
Amikor egy technikust hozzárendel a naptárban, válassza ki azt a típust, amely megfelel annak, amit aznap valójában csinál:
| Típus | Mit jelent |
|---|---|
| Műszak | A technikus egy meghatározott műszakban dolgozik (műszak kiválasztása szükséges). |
| Ügyelet | A technikus elérhető sürgősségi esetekre, de nincs beosztva rendes műszakba. |
| Szabadidő | A technikus szabad – nem kell műszakot kiválasztani. |
| Képzés | A technikus képzésen vesz részt ahelyett, hogy rendes feladatait végezné. |
➕ Műszak létrehozása
A műszakokat telephelyenként egyszer kell létrehozni, majd tetszőleges számú hozzárendeléshez újra felhasználni.
- 1 Navigáljon az Iroda → Műszakok menüpontra, és kattintson a Műszak hozzáadása gombra.
- 2 Adja meg a Nevet (pl. „Reggel”, „Éjszaka”), a Kezdő időpontot és a Befejező időpontot, majd válasszon egy Színt, hogy kiemelkedjen a naptárban.
- 3 Opcionálisan válassza ki azokat az ismétlődő napokat, amelyeken a műszak általában fut.
- 4 Mentse a műszakot – mostantól opcióként jelenik meg, amikor egy technikust hozzárendelnek a Műszaknaptárban.
Megjegyzés: A műszakneveknek csak a saját telephelyén belül kell egyedieknek lenniük – különböző telephelyek újra felhasználhatják ugyanazt a műszaknevet.
🗓️ A műszaknaptár használata
A műszaknaptár az egész csapatot egymás mellett mutatja, így egy pillantással észreveheti a lefedettségi hiányokat.
- 1 Nyissa meg a Műszaknaptárt a főmenüből.
- 2 Használja a hét/hónap kapcsolót és a navigációs nyilakat az időszakok közötti mozgáshoz, vagy kattintson a Ma gombra, hogy visszaugorjon az aktuális dátumra.
- 3 Kattintson egy üres cellára egy technikus neve mellett azon a dátumon, amelyre ütemezni szeretne.
- 4 Válassza ki a Típust (Műszak, Ügyelet, Szabadidő vagy Képzés), és ha nem szabadidő, akkor a hozzárendelendő Műszakot.
- 5 Mentés – a hozzárendelés azonnal megjelenik a rácson, műszak szerint színkódolva. Kattintson egy meglévő hozzárendelésre az eltávolításához.
Saját műszakok widget
Minden technikus profiloldala tartalmaz egy személyes műszaknaptárt, amely csak a saját közelgő hozzárendeléseit mutatja, így anélkül ellenőrizhetik a beosztásukat, hogy megnyitnák a teljes csapatnaptárt.
Ismétlődő napok
A műszakok megjelölhetők úgy, hogy bizonyos hétköznapokon ismétlődjenek, ami alapértelmezett ütemezési mintákat eredményez anélkül, hogy minden egyes dátumra új hozzárendelést kellene létrehozni.
Tipp: Rendeljen műszakokat néhány héttel előre, hogy a technikusok előre meg tudják tervezni a szabadidőt, az ügyeleti rotációkat és a képzéseket.
Műszakrotációk
A műszakrotáció egy újrahasználható, ismétlődő mintázat, amely két-hat hetet ölel fel – minden héten egy adott műszak van kijelölve, vagy „szabadnapként” van megjelölve. Létrehozása után egy rotáció tetszőleges számú technikushoz hozzárendelhető, és az alkalmazás automatikusan kitölti a naptárukat hetekre előre.
🔁 Egy megosztott naptár horgonya
Minden azonos hosszúságú rotáció megegyezik abban, hogy melyik naptári hét az „A hét” – ez mindig ugyanaz a hét minden technikus és minden azonos hosszúságú rotáció esetében, egy rögzített referenciadátumhoz rögzítve. Ez azt jelenti, hogy két technikus, akik ugyanazon a 2 hetes rotáción vannak, mindig szinkronban vannak egymással, még akkor is, ha különböző időpontokban rendelték őket a rotációhoz.
➕ Műszakrotáció létrehozása
- 1 Navigáljon az Iroda → Műszakrotációk menüpontra, majd kattintson a Műszakrotáció hozzáadása gombra.
- 2 Adjon meg egy nevet, válassza ki, hány hetet ölel fel a mintázat (2–6), majd válasszon egy műszakot (vagy „Szabadnapot”) minden héthez.
- 3 Mentse el – a rotáció mostantól hozzárendelhető bármelyik technikushoz a telephelyén.
👤 Rotáció hozzárendelése
Rendeljen rotációt egy technikushoz a profiljában található műszak widgetből vagy a csapat műszaknaptárából (a nevük melletti rotáció ikon). A rotáció hozzárendelése felülírja az alapértelmezett műszakjukat – egy technikusnak pontosan az egyik vagy a másik van, soha nem mindkettő – és az alkalmazás automatikusan megjeleníti a közelgő heti beosztásokat, egy gördülő tízhetes horizontot tartva kitöltve egy naponta ütemezett feladattal.
A manuális felülírások mindig érvényesülnek: ha manuálisan rendel hozzá egy adott műszakot, szabadnapot, ügyeletet vagy képzést egy olyan dátumra, amelyet egyébként a rotáció fedne, azt a manuális bejegyzést a rotáció soha nem írja felül vagy távolítja el – a rotáció csak azokat a dátumokat tölti ki, amelyeknek nincs saját explicit hozzárendelésük.
Készségek
A Készségek funkció nyomon követi a csapatod műszaki kompetenciáit – Készségkategóriákba rendezve –, így láthatod, hogy ki mire képesített, észreveheted a lefedettségi hiányokat, mielőtt problémává válnának, és megkövetelheted a megfelelő készségeket azoknál a gépeknél, amelyek igénylik őket.
🎓 Mik azok a készségek és készségkategóriák?
Egy Készségkategória csoportosítja a kapcsolódó készségeket (pl. „Elektromos”, „Hegesztés”). Minden Készség egy kategóriába tartozik, és bármely technikushoz hozzárendelhető egy jártassági szinttel – tudatos, kezdő, középhaladó, haladó vagy szakértő.
- • Készségkategória – Kapcsolódó készségek csoportja (pl. elektromos, HVAC, biztonság)
- • Készség – Egyetlen kompetencia (pl. „ívhegesztés”), amely egy kategóriába tartozik
- • Jártassági szint – A technikus képességeinek szintje: tudatos, kezdő, középhaladó, haladó vagy szakértő
- • Ellenőrzött – Egy vezető megerősítheti a technikus által állított jártassági szintet
⭐ Készségen belül
Egy készség saját oldala összegyűjti az összes birtokosát és minden helyet, ahol szükség van rá:
📑 Készségoldali kártyák
Készség adatai
Név, kategória és aktív státusz.
Felhasználók ezzel a készséggel
Minden technikus, aki rendelkezik a készséggel, a jártassági szintje, és hogy ellenőrizték-e.
Gépekhez szükséges
Azok a gépek, amelyek működéséhez ez a készség szükséges, mindegyik saját minimális jártassági szinttel, kötelező/ajánlott jelzővel, és hogy hány aktív technikus felel meg már a követelményeknek.
Tömeges hozzárendelés
Mindenki számára látható, aki szerkesztheti a készséget – egyetlen művelettel hozzárendeli a kiválasztott csoport minden aktív tagjához.
🗂️ Készségkategórián belül
Egy kategória saját oldala a készségeit egy csapatra kiterjedő lefedettségi képpé rendezi:
📑 Készségkategória oldal kártyái
Kategória adatai
Név, leírás, aktív státusz és telephelyek.
Jártassági eloszlás
Sávos bontás arról, hogy hány technikus tartozik az egyes jártassági szintekhez – kezdőtől a szakértőig – a kategória minden készségében.
Készségek ebben a kategóriában
A kategória minden készsége a birtokosok számával, a szakértők számával és egy lefedettségi jelvénnyel – kiemelve azokat a készségeket, amelyekhez nincs szakértő, vagy csak egyetlen képzett technikus tartozik.
Csapatlefedettség
Minden technikus, aki rendelkezik készséggel ebben a kategóriában, a legjobb jártassági szintje, hány kategória készséget fed le, és hogy ellenőrizték-e.
✨ AI betekintés sáv: Kiemeli azokat a készséghiányokat, ahol nincs szakértői lefedettség, és egy kattintásos parancsikonokat kínál a hiány megtekintéséhez vagy az AI-tól képzési terv kéréséhez – vagy megerősíti, hogy a kategória teljesen lefedett.
➕ Készség hozzárendelése technikushoz
A készségeket közvetlenül a technikus profiloldaláról lehet hozzárendelni.
- 1 Nyisd meg a technikus profilját, és keresd meg a Készségek kártyát.
- 2 Kattints a + Hozzáadás gombra, válaszd ki a készséget a listából és egy kezdő jártassági szintet.
- 3 Opcionálisan adj hozzá megjegyzést (pl. hol vagy mikor szerezték a készséget), majd mentsd el.
- 4 Később egy készség eltávolításához vidd az egeret a listában lévő készség fölé, és kattints a megjelenő × jelre.
Készségek megkövetelése gépeken
Néhány gépet csak olyan technikusok üzemeltethetnek, akik speciális képzésben részesültek. Nyisd meg a gép adatlapját, keresd meg a Szükséges készségek kártyát, és csatold a szükséges készségeket – minden követelménynek saját minimális jártassági szintje van, és megjelölhető kötelezőként vagy csak ajánlottként. A kártya megmutatja, hogy hány jelenleg aktív technikus felel meg már az egyes követelményeknek, így a hiány azonnal látható.
Készséghiány-elemzés
A műszerfal Készséghiány widgetje kiemeli azokat a készségeket, amelyekkel a legkevesebb képesített technikus rendelkezik a csapatodban, valamint azokat a tanúsítványokat, amelyek lejárnak vagy már lejártak – így a képzési prioritások láthatóvá válnak, mielőtt lefedettségi problémává válnának.
Képesség mátrix
Adja hozzá a Készségmátrix widgetet az irányítópultjához, hogy egy csapatra kiterjedő rácsot láthasson minden technikusról minden készséggel szemben, amely egy pillantással megmutatja az egyes személyek jártassági szintjét – szűrje le egyetlen kategóriára, hogy pontosan lássa, ki alkalmas (és ki nem) egy adott területre.
Tömeges hozzárendelés csoporthoz
Egy képesség saját oldaláról egyetlen művelettel hozzárendelheti azt egy csoport minden aktív tagjához – ez akkor hasznos, ha egy újonnan szükséges képességet vezet be egy egész csapatnál. Azok a technikusok, akik már rendelkeznek a képességgel, megtartják meglévő jártasságukat; a tömeges hozzárendelés csak a hiányokat pótolja.
Tipp: A készség- és készségkategória-neveknek csak a saját telephelyen belül kell egyedinek lenniük – egy második telephely is definiálhatja a saját „Elektromos” kategóriáját konfliktus nélkül.
Tanúsítványok
A Tanúsítványok funkció nyomon követi a technikusok által birtokolt hivatalos, időkorlátos képesítéseket – targoncavezetői engedélyeket, zárt térben végzett munka tanúsítványt, elektromos biztonsági kártyákat – automatikus lejáratkövetéssel és megújítási emlékeztetőkkel.
🎓 Mik azok a tanúsítványok?
Egy tanúsítványt egyszer definiálnak (név, kibocsátó szerv, érvényességi idő), majd kiadják tetszőleges számú technikusnak, mindegyiknek saját kiállítási dátummal, lejárati dátummal és tanúsítvány számmal.
- • Státusz - Aktív, Hamarosan lejár, Lejárt vagy Megújítva – naponta automatikusan frissül
- • Érvényességi időszak - Hány hónapig érvényes egy tanúsítvány a kiadásától számítva (opcionális, információs)
- • Tanúsítvány száma - A hitelesítő okirat saját hivatkozási száma, ha van ilyen
- • Automatikus lejáratkövetés - A napi ellenőrzés megjelöli a lejárt tanúsítványokat, és 30, 14, illetve 7 nappal a lejárat előtt megújítási emlékeztetőket küld
🎖️ Tanúsítványon belül
Egy tanúsítvány saját oldala mutatja a definícióját, valamint mindenkit, aki jelenleg rendelkezik vele:
📑 Tanúsítványoldali kártyák
Tanúsítvány adatai
Kibocsátó szerv, érvényességi idő és aktív státusz.
Birtokosok
Minden technikus, aki jelenleg rendelkezik a tanúsítvánnyal, élő státuszfrissítésekkel (Aktív, Hamarosan lejár, Lejárt), ahogy változnak.
➕ Tanúsítvány kiállítása egy technikusnak
A tanúsítványokat közvetlenül a technikus profiloldaláról állítják ki.
- 1 Nyissa meg a technikus profilját, és keresse meg a Tanúsítványok kártyát.
- 2 Kattintson a + Hozzáadás gombra, válassza ki a tanúsítványt, és adja meg a kiállítás dátumát és (ha lejár) a lejárati dátumát.
- 3 Opcionálisan rögzítse a tanúsítvány saját referenciaszámát, és csatolja a tanúsítvány szkennelt másolatát vagy PDF-jét.
- 4 Mentés – a tanúsítvány neve melletti kis dokumentum ikon megnyitja a csatolt fájlt; egy új feltöltése később felülírja azt.
- 5 Egy tanúsítvány későbbi eltávolításához vigye az egeret a listában fölé, és kattintson a megjelenő × jelre.
Lejáró tanúsítvány megújítása
Amikor egy technikus újra tanúsíttatja magát, vigye az egeret a meglévő tanúsítványa fölé, és kattintson a megújítás ikonra – ez frissíti ugyanazt a rekordot az új kiállítási dátummal, lejárati dátummal és tanúsítvány számmal ahelyett, hogy duplikált bejegyzést hozna létre, így a technikus megújítási előzményei egyetlen, aktuális rekordként maradnak.
Lejárati emlékeztetők
Minden reggel fut egy ütemezett ellenőrzés: a lejárati dátumukat túllépő tanúsítványokat Lejártként jelölik meg, és a technikusok vezetőit értesítik, amikor egy tanúsítvány közeledik a lejáratához (30, 14 és 7 nappal előtte), így a megújítás soha nem éri meglepetésként őket.
Tipp: A tanúsítványneveknek csak a saját telephelyén belül kell egyedinek lenniük. Egy olyan tanúsítvány, amelyet jelenleg bárki birtokol, nem törölhető – ehelyett inaktiválja, hogy az előzmények és a nyilvántartott tanúsítvány hivatkozási számok megmaradjanak.
Jelentések
A Jelentések funkció hatékony adatelemzési és vizualizációs eszközöket biztosít a karbantartási műveletek megértéséhez, a teljesítmény nyomon követéséhez és az adatalapú döntéshozatalhoz.
📊 Mik azok a jelentések?
A jelentések összesítik a munkarendelésekből, eszközökből és készletből származó adatokat, hogy betekintést nyújtsanak testreszabható vizualizációk és exportálható formátumok révén.
- • Jelentés típusa - Munkarendelés, Eszköz vagy Készlet jelentések
- • Dátumszűrők – Az adatelemzés időtartományának meghatározása
- • Oszlopok – Válassza ki, mely adatmezőket tartalmazza
- • Vizualizáció – Válassza ki az adatok megjelenítési módját (diagramok, táblázatok)
Jelentéstípusok
Válasszon három fő jelentéstípus közül az elemezni kívánt adatok alapján:
Munkarendelés jelentések
Karbantartási kérések, megoldási idők, munkaterhelés-elosztás és SLA teljesítmény elemzése.
Eszköz jelentések
Berendezések állapotának, karbantartási előzményeinek, állásidejének és életciklus-mutatóinak nyomon követése.
Készlet jelentések
Készletszintek, alkatrészfelhasználás, költségek és újrarendelési igények figyelése.
🔨 A jelentésépítő használata
A Jelentésépítő 5 lépéses folyamaton vezeti végig az egyéni jelentések létrehozásához:
- 1 Jelentés típusának kiválasztása - Válasszon a Munkarendelés, Eszköz vagy Készlet jelentések közül.
- 2 Dátumtartomány beállítása – Határozza meg az adatok időszakát előre beállított opciókkal vagy egyéni dátumokkal.
- 3 Oszlopok kiválasztása – Válassza ki, mely adatmezőket tartalmazza a jelentés.
- 4 Vizualizáció kiválasztása – Válassza ki az adatok megjelenítési módját: oszlop, vonal, kör, fánk, táblázat vagy vegyes.
- 5 Előnézet és mentés – Tekintse át a jelentést, nevezze el, és opcionálisan adjon hozzá leírást mentés előtt.
Vizualizáció típusok
Oszlopdiagram
Vonaldiagram
Kördiagram
Fánkdiagram
Táblázat
Vegyes
📑 Jelentéssablonok
Használjon előre elkészített sablonokat a gyakori jelentések gyors generálásához:
| Sablon neve | Típus | Leírás |
|---|---|---|
| Munkarendelések helyszín szerint | Work Order | Megmutatja a munkarendelések eloszlását az Ön telephelyein és helyszínein. |
| Megoldási idő kategóriánként | Work Order | Elemzi az átlagos megoldási időket a különböző munkarendelés kategóriákban. |
| Gép állásidő | Work Order | Nyomon követi a berendezések állásidő-óráit és mintáit. |
| Technikus teljesítmény | Work Order | Összehasonlítja a munkarendelés befejezési arányát és idejét a technikusok között. |
| Alkatrész-felhasználás | Inventory | Figyeli, mely alkatrészeket használják leggyakrabban a karbantartásban. |
| Munkarendelés státusz | Work Order | Áttekintés a munkarendelések státuszairól és előrehaladásáról. |
💡 Tippek hatékony jelentésekhez
- Kezdje sablonokkal – Használja az előre elkészített sablonokat kiindulópontként, majd testreszabás szükség szerint.
- Használjon megfelelő dátumtartományokat – Rövidebb időszakok tredelemzéshez, hosszabbak mintákhoz.
- Illessze a vizualizációt az adatokhoz – Használjon kördiagramokat arányokhoz, vonaldiagramokat időbeli trendekhez.
- Exportálás prezentációkhoz – A jelentések PDF vagy CSV formátumba exportálhatók az érdekeltekkel való megosztáshoz.
Auditnapló
Az Auditnapló átfogó nyilvántartást biztosít az összes rendszertevékenységről, segítve a változások nyomon követését, a megfelelőség fenntartását és a problémák kivizsgálását.
📝 Mi az auditnapló?
A rendszer minden jelentős műveletét automatikusan rögzíti részletekkel arról, ki hajtotta végre, mi változott és mikor történt.
- • Esemény – A végrehajtott művelet típusa (létrehozott, frissített, törölt, visszaállított)
- • Modell - Az érintett rekord típusa (Felhasználó, Munkarendelés, Eszköz stb.)
- • Felhasználó – Ki hajtotta végre a műveletet
- • Időbélyeg – Mikor történt a művelet
Auditesemény típusok
Új rekord került a rendszerbe.
Meglévő rekord módosult.
Rekord eltávolítva a rendszerből.
Korábban törölt rekord visszaállítva.
📋 Auditnapló listanézete
Az auditnapló részletes információkat jelenít meg minden rögzített eseményről:
| Oszlop | Mit mutat |
|---|---|
| Dátum/Idő | Mikor történt az esemény, a helyi időzónájában megjelenítve |
| Esemény | Művelet típusa: Létrehozott, Frissített, Törölt vagy Visszaállított |
| Modell | Az érintett rekord típusa |
| Felhasználó | A műveletet végrehajtó személy |
| Változások | Előtte/utána értékek a frissített mezőkhöz (frissítési eseményeknél) |
| IP cím | A hálózati cím, ahonnan a műveletet végrehajtották |
🔍 Auditnaplók szűrése
Használjon szűrőket az adott események gyors megtalálásához:
- • Dátumtartomány – Keressen adott időszakon belül a dátumválasztó segítségével.
- • Eseménytípus – Szűrés Létrehozott, Frissített, Törölt vagy Visszaállított eseményekre.
- • Végpont típusa - Szűrés rekordtípus szerint (Felhasználók, Munkarendelések, Eszközök, Alkatrészek stb.).
💡 Auditnapló legjobb gyakorlatok
Rendszeresen tekintse át az auditnaplókat szokatlan tevékenységekért, különösen a sikertelen bejelentkezési kísérleteket és tömeges törléseket. Használjon dátumszűrőket adott időszakokra való fókuszáláshoz a vizsgálatok során.
⚠️ Megjegyzés: Az auditnaplók a szervezet adatmegőrzési szabályzata szerint kerülnek megőrzésre. Nagyon régi bejegyzések automatikusan archiválhatók vagy eltávolíthatók.
📚 Gyors referencia
📄 Dokumentáció
- Támogatott fájlok: jpeg, png, pdf, csv, xlsx, xls
- Navigálás: Iroda → Dokumentáció
- Rendszerezés: Használjon mappákat és entitás-társításokat
- Legjobb gyakorlat: Használjon következetes elnevezési konvenciókat
👥 Felhasználók
- Szerepkörök: Admin, Karbantartás, Dolgozó
- Navigálás: Iroda → Felhasználók
- Kötelező mezők: Név, E-mail, Jelszó
- Legjobb gyakorlat: Rendelje a minimálisan szükséges jogosultságokat
📊 Jelentések
- Típusok: Munkarendelés, Eszköz, Készlet
- Navigálás: Iroda → Jelentések
- Vizualizációk: Oszlop, Vonal, Kör, Fánk, Táblázat, Vegyes
- Legjobb gyakorlat: Kezdje sablonokkal, majd testreszabás
📝 Auditnapló
- Események: Létrehozott, Frissített, Törölt, Visszaállított
- Navigálás: Iroda → Auditnapló
- Szűrők: Dátumtartomány, Eseménytípus, Modelltípus
- Legjobb gyakorlat: Rendszeres felülvizsgálat a biztonság érdekében
🆘 Segítségre van szüksége?
Ha kérdése van az Iroda funkciókkal kapcsolatban vagy bármilyen problémába ütközik, kérjük, forduljon a rendszergazdához vagy tekintse meg a többi dokumentációs szekciót.
Ne feledje: Az adminisztratív funkciók, mint a felhasználókezelés és az auditnaplók, általában Admin jogosultsággal rendelkező felhasználókra korlátozódnak.