1. はじめに
iTenance （以下、「当社」といいます）は、お客様のプライバシー保護に努めています。本プライバシーポリシーは、お客様が当社の保守管理システムをご利用になる際に、当社がお客様の情報をどのように収集、使用、開示、保護するかを説明するものです。
2. 収集する情報
当社は、以下の種類の情報を収集します。
- 個人情報: 氏名、メールアドレス、電話番号
- アカウント情報: ユーザー名、パスワード（暗号化済）、役割、設定
- 業務情報: グループ割り当て、シフトスケジュール、機械割り当て、時間給
- 利用状況データ: IPアドレス、ブラウザの種類、アクセス時間、閲覧ページ
- セッションデータ: ログインセッション、認証トークン
- 請求情報: 会社名、請求先住所、納税者番号、購読履歴。カード情報は、当社の決済処理業者に直接入力され、当社のサーバーには保存されません。
3. 情報の利用方法
当社は、収集した情報を以下の目的で利用します。
- サービスの提供と維持
- アカウントと認証の管理
- 保守作業と作業指示書の割り当ておよび追跡
- 作業割り当てと更新に関する通知の送信
- サービス改善のための利用パターンの分析
- セキュリティの確保と不正行為の防止
- 法的義務の遵守
4. AI処理
サービスの一部の機能はAIによって提供されています。これは、お客様の記録の内容を欧州連合外のプロバイダーに送信する唯一の処理であるため、別途説明します。
- 処理者: Googleは、有料の商用プランでGemini APIを通じて処理します。Googleは当社の処理者として、当社の指示にのみ従って行動します。
- 送信されるもの: 単一のリクエストに必要なコンテキストのみです。例えば、機械名、障害説明、または最近の作業指示履歴などです。機能がアップロードされた写真を読み取る場合、その画像はその1つのリクエストのために送信されます。お客様のデータベース、ユーザーリスト、またはファイルを一括で送信することはありません。
- トレーニングには使用されません: 有料のGemini APIに関するGoogleの規約に基づき、それを通じて送信されたプロンプトと応答は、Googleのモデルのトレーニングや改善には使用されません。
- 法的根拠: 処理は、お客様の組織との契約を履行するために行われます。EU域外への転送は、欧州委員会の標準契約条項に依拠しています。
5. データ共有と開示
当社はお客様の個人情報を販売しません。お客様の情報は以下と共有される場合があります。
- お客様の組織内: お客様のテナント内の他のユーザーは、お客様の名前、役割、および仕事関連の情報を閲覧できます。
- サービスプロバイダー: 当社の指示にのみ従って行動する指定された処理者のセット：Laravel Cloud（ホスティングとストレージ、フランクフルト）、Cloudflare（エッジネットワークとDNS）、Google（AI処理）、Pusher（リアルタイム更新）、Mailgun（トランザクションメール）、およびStripe（サブスクリプション支払い）。現在の完全なリストは、当社のセキュリティページに掲載されています。
- 法的要件: 法律で義務付けられている場合、または当社の権利を保護するため
6. お客様のGDPRの権利
GDPRに基づき、お客様は以下の権利を有します。
- アクセス権: 個人データの写しの請求
- 訂正権: 不正確または不完全なデータの訂正
- 消去権: 個人データの削除の請求
- 処理制限権: データの使用方法の制限
- データポータビリティ権: 機械可読形式でのデータ受領
- 異議申立権: 個人データの処理に対する異議
- 同意撤回権: いつでも同意を撤回
これらの権利を行使するには、システム管理者にご連絡いただくか、プロファイル設定にあるデータエクスポートおよびアカウント削除機能をご利用ください。
7. データセキュリティ
当社は、お客様の個人データを保護するために、以下の適切な技術的および組織的措置を講じています。
- パスワードと機密データの暗号化
- 安全なHTTPS接続
- 定期的なセキュリティ更新と監視
- アクセス制御と認証
- マルチテナントデータ分離
8. データ保持
当社は、本プライバシーポリシーに定める目的のために必要な期間、または法律で義務付けられている期間のみ、お客様の個人データを保持します。お客様がアカウントを削除した場合、法的目的で保持する必要がある場合を除き、30日以内にお客様のデータを削除または匿名化します。
9. クッキーとトラッキング
当社は、認証およびセッション管理のために必須クッキーを使用します。詳細については、当社の クッキーポリシー.
10. 国際データ転送
お客様の記録はドイツのフランクフルトにあるサーバーに保存され、欧州連合内に留まります。EU外への転送は2つあり、一般的な説明ではなく具体的な名称で示します。プラットフォームへのトラフィックは、お客様のIPアドレスなどの接続メタデータを処理するCloudflareのグローバルエッジネットワークを通過します。また、AI機能は、セクション4で説明されているように、個々のリクエストの内容をGoogleに送信します。これらの転送は両方とも、欧州委員会の標準契約条項に依拠します。
11. 本ポリシーの変更
当社は、本プライバシーポリシーを随時更新する場合があります。変更があった場合は、このページに新しいプライバシーポリシーを掲載し、「最終更新日」を更新することで通知します。
12. お問い合わせ
ご自身のアカウントや、組織内で誰があなたの記録を閲覧できるかについての質問は、システム管理者にお問い合わせください。システム管理者がテナント内のアクセスを管理しています。このポリシー、データ処理契約、または上記に記載された権利の行使に関する質問は、support@itenance.comまでご連絡ください。