ドキュメント、ユーザー、レポート、監査ログ
ドキュメント管理、ユーザー管理、レポート、監査ログを含む、オフィスモジュールの包括的なガイドです。
オフィスモジュールは、ドキュメント、ユーザー、レポート、監査証跡を管理するための重要な管理ツールを提供します。これらの機能は、組織の効率性を維持し、コンプライアンスを確保し、システム活動を追跡するのに役立ちます。
ドキュメント
ドキュメント機能を使用すると、マニュアル、証明書、図面、レポートなど、運用に関連するすべての重要なドキュメントを保存、整理、管理できます。
📄 ドキュメント管理とは？
ドキュメント管理は、資産、保守手順、コンプライアンス要件に関連するファイルを保存および整理するための一元的なリポジトリを提供します。
- • ファイル名 - アップロードされたドキュメントの元の名前
- • フォルダー - ドキュメントが整理されるカテゴリまたはフォルダー
- • エンティティ関連付け - ドキュメントを特定の資産、場所、またはチケットにリンクします
- • サポートされている形式 - 画像 (jpeg, png)、PDF、スプレッドシート (csv, xlsx, xls)
ドキュメントタイプ
ドキュメントをカテゴリに整理して、簡単に検索し、コンプライアンスを追跡できます。
マニュアル
操作マニュアル、ユーザーガイド、技術ドキュメント。
証明書
安全証明書、検査報告書、コンプライアンスドキュメント。
図面
技術図面、設計図、回路図。
レポート
保守レポート、インシデントレポート、分析ドキュメント。
📤 ドキュメントのアップロード
システムに新しいドキュメントをアップロードするには、次の手順に従ってください。
- 1 メインメニューからオフィス → ドキュメントに移動します。
- 2 「ドキュメントを追加」ボタンをクリックしてアップロードダイアログを開きます。
- 3 「ファイルを選択」をクリックするか、ドラッグアンドドロップして、デバイスからファイルを選択します。
- 4 フォルダーカテゴリやエンティティ関連付けなどのオプションの詳細を入力します。
- 5 「アップロード」をクリックして、ドキュメントをシステムに保存します。
📁 サポートされているファイルタイプ
| ファイルタイプ | 拡張子 | ユースケース |
|---|---|---|
| 画像 | .jpeg, .png | 機器の写真、損傷記録、視覚記録 |
| PDFドキュメント | マニュアル、証明書、公式レポート、契約書 | |
| スプレッドシート | .csv, .xlsx, .xls | データインポート、在庫リスト、保守スケジュール |
💡 ベストプラクティス
一貫した命名規則を使用し、バージョン管理を維持し、期限付き資料にはドキュメントの有効期限を設定します。定期的に古いドキュメントを確認し、アーカイブして、リポジトリを整理された状態に保ちます。
⚠️ 注記: 最大ファイルサイズは通常、サーバー構成によって制限されます。具体的な制限については、管理者に連絡してください。
ユーザー
ユーザーセクションでは、管理者がユーザーアカウントの作成、管理、構成、ロールの割り当て、およびすべてのチームメンバーのシステムアクセスレベルの制御を行うことができます。
👥 ユーザー管理とは？
ユーザー管理は、システムにアクセスできるユーザーと、割り当てられたロールに基づいて実行できるアクションを一元的に制御します。
- • 名前 - 識別用のユーザーのフルネーム
- • メールアドレス - ログイン資格情報と通知アドレス
- • グループ/役割 - 権限レベル（管理者、保全、作業者）
- • ステータス - 有効または無効なアカウント状態
ユーザーロール
管理者、技術者、閲覧者などのロールを定義したり、特定の権限を持つカスタムロールを作成したりできます。
管理者
全権限システムへの全権限アクセス。ユーザー、設定、すべての機能を管理可能。
- ✓ 全ユーザーと権限を管理
- ✓ 全システム設定にアクセス
- ✓ 全データを表示および変更
保全
運用アクセス保全業務、チケット、資産を管理可能。
- ✓ チケットを作成・管理
- ✓ 資産を表示・更新
- ✓ 保全レポートにアクセス
作業者
基本アクセス日々の運用業務向けの制限されたアクセス。
- ✓ 割り当てられたチケットを表示
- ✓ チケットステータスを更新
- ✓ 資産情報を表示
📋 ユーザーリストビュー
ユーザーリストには、すべてのチームメンバーが重要な情報と共に表示されます:
| 列 | 表示内容 |
|---|---|
| 名前 | 識別のためのユーザーの氏名 |
| メールアドレス | ログインと通知に使用されるメールアドレス |
| グループ | 割り当てられたロール/権限グループ |
| ステータス | 有効または無効なアカウント状態 |
🔘 アクションボタン
プロフィールを表示
ユーザーの詳細プロフィールページを、すべての情報とウィジェットと共に開きます。
ユーザーを編集
名前、メールアドレス、ロールの割り当てを含むユーザー詳細を修正します。
ステータスを切り替え
ユーザーアカウントを削除せずに有効または無効にします。
ユーザーを削除
システムからユーザーを完全に削除します。この操作は元に戻せません。
➕ 新規ユーザーの作成
新しいチームメンバーを追加するには、以下の手順に従ってください:
- 1 メインメニューからオフィス → ユーザーに移動します。
- 2 右上隅の「ユーザーを追加」ボタンをクリックします。
- 3 必須フィールド（名前、メールアドレス、パスワード）を入力します。
- 4 責任に応じて適切なユーザーグループ/役割を選択します。
- 5 アカウントを作成するには「保存」をクリックします。ユーザーにはウェルカムメールが送信されます。
ユーザー詳細ウィジェット
ユーザープロフィールを表示する際、いくつかのウィジェットで関連情報にすばやくアクセスできます。
連絡先情報
ユーザーの連絡先詳細とアカウント設定を表示します。
含む項目: メールアドレス、電話番号、部署、アカウントステータス
割り当て済み設備
このユーザーに保守または監視のために割り当てられているすべての設備/資産を表示します。
含む項目: 設備数、主要な割り当て、ステータス概要
ユーザーの作業依頼
このユーザーが作成した、またはこのユーザーに割り当てられたすべての作業依頼を一覧表示します。
含む項目: 未完了の作業依頼、完了した作業依頼、パフォーマンス指標
グループ権限
ユーザーに割り当てられているグループの権限詳細を表示します。
含む項目: アクセスレベル、機能権限、制限
デフォルトでは、すべての拠点に所属するすべてのユーザーがユーザーリストに表示されます。自分の拠点に所属するユーザーのみを表示したい場合は、フィルターを使用して自分の拠点を選択してください！
レポート
レポート機能は、保守業務を理解し、パフォーマンスを追跡し、データに基づいた意思決定を行うのに役立つ強力なデータ分析および視覚化ツールを提供します。
📊 レポートとは？
レポートは、作業依頼、資産、在庫からのデータを集約し、カスタマイズ可能な視覚化とエクスポート可能な形式を通じて洞察を提供します。
- • レポートタイプ - 作業依頼、資産、または在庫レポート
- • 日付フィルター - データ分析の期間を定義します
- • 列 - 含めるデータフィールドを選択します
- • 視覚化 - データの表示方法を選択します（グラフ、テーブル）
レポートタイプ
分析したいデータに基づいて、3つの主要なレポートタイプから選択してください。
作業依頼レポート
保守依頼、解決時間、作業負荷配分、SLAパフォーマンスを分析します。
資産レポート
設備ステータス、保守履歴、ダウンタイム、ライフサイクル指標を追跡します。
在庫レポート
在庫レベル、部品使用量、コスト、再発注要件を監視します。
🔨 レポートビルダーの使用
レポートビルダーは、カスタムレポートを作成するための5つのステッププロセスをご案内します。
- 1 レポートタイプの選択 - 作業依頼、資産、または在庫レポートから選択します。
- 2 日付範囲の設定 - プリセットオプションまたはカスタム日付を使用して、データの期間を定義します。
- 3 列の選択 - レポートに含めるデータフィールドを選択します。
- 4 視覚化の選択 - データの表示方法を選択します: 棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフ、ドーナツグラフ、テーブル、または複合。
- 5 プレビューと保存 - レポートを確認し、名前を付け、必要に応じて説明を追加してから保存します。
視覚化タイプ
棒グラフ
折れ線グラフ
円グラフ
ドーナツグラフ
テーブル
複合
📑 レポートテンプレート
事前定義されたテンプレートを使用して、一般的なレポートを素早く生成します。
| テンプレート名 | タイプ | 説明 |
|---|---|---|
| 場所別チケット | Ticket | 施設や場所ごとのチケットの分布を表示します。 |
| カテゴリ別解決時間 | Ticket | 異なるチケットカテゴリの平均解決時間を分析します。 |
| 機械停止時間 | Ticket | 設備ごとの停止時間とパターンを追跡します。 |
| 技術者パフォーマンス | Ticket | 技術者ごとのチケット完了率と時間を比較します。 |
| 部品使用状況 | Inventory | メンテナンスで最も頻繁に使用される部品を監視します。 |
| 作業指示ステータス | Ticket | 作業指示のステータスと進捗の概要です。 |
💡 効果的なレポートのヒント
- テンプレートから始める - 事前定義されたテンプレートを起点として使用し、必要に応じてカスタマイズします。
- 適切な日付範囲を使用する - トレンド分析には短期間、パターン分析には長期間を使用します。
- データに合った視覚化を選択する - 割合には円グラフ、時間の経過による傾向には折れ線グラフを使用します。
- プレゼンテーション用にエクスポートする - レポートはPDFまたはCSV形式でエクスポートし、関係者と共有できます。
監査ログ
監査ログは、すべてのシステムアクティビティの包括的な記録を提供し、変更の追跡、コンプライアンスの維持、問題の調査に役立ちます。
📝 監査ログとは？
システム内のすべての重要なアクションは、実行者、変更内容、発生日時に関する詳細とともに自動的に記録されます。
- • イベント - 実行されたアクションのタイプ（作成、更新、削除、復元）
- • モデル - 影響を受けたレコードのタイプ（ユーザー、チケット、資産など）
- • ユーザー - アクションを実行した人物
- • タイムスタンプ - アクションが発生した日時
監査イベントタイプ
新しいレコードがシステムに追加されました。
既存のレコードが変更されました。
レコードがシステムから削除されました。
以前に削除されたレコードが復元されました。
📋 監査ログリストビュー
監査ログには、記録された各イベントに関する詳細情報が表示されます。
| 列 | 表示内容 |
|---|---|
| 日時 | イベントが発生した日時（ローカルタイムゾーンで表示） |
| イベント | アクションのタイプ：作成、更新、削除、または復元 |
| モデル | 影響を受けたレコードのタイプ |
| ユーザー | アクションを実行した人物 |
| 変更点 | 更新されたフィールドの変更前/変更後の値（更新イベントの場合） |
| IPアドレス | アクションが実行されたネットワークアドレス |
🔍 監査ログのフィルタリング
特定のイベントを素早く検索するには、フィルターを使用してください:
- • 日付範囲 - 日付ピッカーを使用して特定の期間内で検索します。
- • イベントタイプ - 作成、更新、削除、復元イベントでフィルタリングします。
- • エンドポイントタイプ - レコードタイプ（ユーザー、チケット、資産、部品など）でフィルタリングします。
💡 監査ログのベストプラクティス
異常なアクティビティ、特にログイン失敗や一括削除がないか、監査ログを定期的に確認してください。調査時には日付フィルターを使用して特定の期間に焦点を当てましょう。
⚠️ 注記: 監査ログは、組織のデータ保持ポリシーに従って保持されます。非常に古いエントリは、自動的にアーカイブまたは削除される場合があります。
📚 クイックリファレンス
📄 ドキュメント
- 対応ファイル： jpeg, png, pdf, csv, xlsx, xls
- ナビゲーション： Office → ドキュメント
- 整理： フォルダーとエンティティの関連付けを使用します
- ベストプラクティス： 一貫した命名規則を使用します
👥 ユーザー
- ロール： Admin、Maintenance、Worker
- ナビゲーション： Office → ユーザー
- 必須フィールド： 名前、メールアドレス、パスワード
- ベストプラクティス： 最小限の必要な権限を割り当てます
📊 レポート
- 種類： チケット、資産、在庫
- ナビゲーション： Office → レポート
- 可視化： 棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフ、ドーナツグラフ、表、複合
- ベストプラクティス： テンプレートから始めて、カスタマイズします
📝 監査ログ
- イベント： 作成、更新、削除、復元
- ナビゲーション： Office → 監査ログ
- フィルター： 日付範囲、イベントタイプ、モデルタイプ
- ベストプラクティス： セキュリティのために定期的に確認します
🆘 ヘルプが必要ですか？
Officeの機能についてご質問がある場合や問題が発生した場合は、システム管理者にお問い合わせいただくか、他のドキュメントセクションを参照してください。
注意：ユーザー管理や監査ログなどの管理機能は、通常、Admin権限を持つユーザーに制限されています。