إعداد حسابك في iTenance
اتبع هذا الدليل المفصل خطوة بخطوة لتهيئة نظام iTenance الخاص بك بعد تسجيل حسابك.
نظرة عامة على البدء
بعد تسجيل حسابك، ستحتاج إلى إعداد نظامك بالتهيئات الأساسية. يرشدك هذا الدليل خلال كل خطوة لجعل iTenance جاهزًا للاستخدام.
نصائح احترافية
- ابدأ صغيرًا: أنشئ فئة واحدة، ومجموعة واحدة، ووحدة واحدة، ومجموعة صلاحيات واحدة، ثم قم بالتوسع حسب الحاجة.
- خطط لهيكلك: قبل إنشاء العديد من العناصر، خطط لهيكلك التنظيمي.
- استخدم تسميات متسقة: استخدم أسماء واضحة ووصَفية لتسهيل التنقل.
- راجع الصلاحيات بانتظام: تأكد من أن المجموعات لديها مستويات الوصول المناسبة للأمان.
المرحلة 1: تهيئة النظام (قائمة الإعدادات)
ابدأ بتهيئة الإعدادات الأساسية في قائمة الإعدادات. هذه هي اللبنات الأساسية لنظامك بأكمله.
Tip: You can use the Mass Import feature to quickly add multiple records at once. Just prepare a CSV file with the required data and upload it here.
📍 الوصول إلى قائمة الإعدادات
سجل الدخول إلى حسابك في iTenance. في قائمة التنقل الرئيسية في الأعلى، ابحث عن خيار "الإعدادات". مرر مؤشر الماوس فوقه لتوسيع قائمة الإعدادات.
ما ستراه: ستتوسع قائمة الإعدادات لتظهر خيارات مثل الفئات، المجموعات، الصلاحيات، والوحدات.
📁 إنشاء الفئات
يجب إنشاء الفئات قبل أن تتمكن من إنشاء تذاكر. تتطلب كل فئة نوعًا يتم اختياره من الخيارات المحددة مسبقًا (طوارئ، أعطال، فحص، عادي). لا توجد فئات افتراضية - ستنشئ فئات تتناسب مع سير عمل مؤسستك.
في قائمة الإعدادات، انقر على "الفئات". انقر على زر "إنشاء". أدخل اسمًا وصفيًا لفئتك (مثل "صيانة وقائية"، "إصلاحات طارئة"، "معدات"). أضف وصفًا اختياريًا. انقر على "حفظ".
خطوة بخطوة:
فئات شائعة للإنشاء:
أمثلة للفئات التي قد تنشئها: "صيانة كهربائية" (النوع: EM)، "خدمة التكييف والتهوية" (النوع: RE)، "فحص السلامة" (النوع: IN)، "إصلاح المعدات" (النوع: BR)، "معايرة" (النوع: RE)، "استجابة طارئة" (النوع: EM).
👥 إنشاء المجموعات
تحدد المجموعات الأدوار ومجالات المسؤولية المختلفة في مؤسستك. ستقوم بتعيين المستخدمين للمجموعات لاحقًا.
من قائمة الإعدادات، انقر على "المجموعات". انقر على زر "إنشاء". أدخل اسم مجموعة (مثال: "فريق الصيانة"، "المشرفون"، "المشغلون"). اختر مجموعة صلاحيات تتناسب مع مسؤوليات هذه المجموعة (سنقوم بإنشاء مجموعات الصلاحيات لاحقًا). اجعل المجموعة "نشطة". انقر على "حفظ".
خطوة بخطوة:
مجموعات شائعة للإنشاء:
أمثلة للمجموعات: فريق الصيانة، المشرفون، المشغلون، المسؤولون، مفتشو الجودة، موظفو اللوجستيات.
🔐 إنشاء مجموعات الصلاحيات
تتحكم مجموعات الصلاحيات فيما يمكن لكل مجموعة الوصول إليه والقيام به في النظام. وهذا يحدد مستوى وصولهم إلى الميزات المختلفة.
من قائمة الإعدادات، انقر على "الصلاحيات". انقر على زر "إنشاء". أدخل اسمًا وصفيًا (مثال: "وصول كامل"، "صيانة فقط"، "قراءة فقط"). اختر الصلاحيات المناسبة لكل وحدة (المواقع، الآلات، الموردون، قطع الغيار، الوحدات، الإعدادات، الوثائق، التقارير، الجدولة، المصنّع، اللغة، التحسينات، الحالة، المجموعة، الفئة، المنشآت، الرف، المخزون، المناوبة، المستخدم، التذاكر، المهام، الفحوصات، العناصر، كشوفات، الاستخدام، التعليقات، النشاط، الإشعارات). اجعلها "نشطة". انقر على "حفظ".
خطوة بخطوة:
Permission Set Strategy:
Common permission levels: Full Access (view, create, edit, delete everything), Maintenance Access (manage maintenance-related items only), Read Only (view information without making changes), Limited Access (specific areas only).
📏 Create Units of Measurement
Units must be created before you can create Parts. Parts are measured in units, so you need to set up the appropriate units of measurement first (e.g., hours, pieces, kilometers, liters).
From the Setup menu, click on "Units". Click the "Create" button. Enter the unit name (e.g., "Hours", "Pieces", "Kilometers"). Enter a short code for the unit (e.g., "hr", "pc", "km"). Optionally add a description. Set as "Active". Click "Save".
خطوة بخطوة:
Common Units to Create:
Examples of units: Hours (hr), Pieces (pc), Kilometers (km), Liters (lt), Kilograms (kg), Days (d), Minutes (min).
Phase 2: Organizational Structure (Logistics Section)
Now set up your physical locations and organizational hierarchy in the Logistics section.
🏢 Access the Logistics Section
In the main navigation menu, click on "Logistics". This will open the Logistics dashboard where you can manage your physical infrastructure.
Tip: You'll see "Logistics" in the top navigation. Click it to expand options for Premises, Locations, and more.
🏗️ Understanding Premises
Your first Premises is automatically created when you register your account, using your Company Name as the premises name. A Premises represents a main location or facility and is the top-level organizational unit. All data is scoped to the current premises - you will only see machines, users, units, tickets, locations, and other data that belong to the current premises. You can switch between premises using the premises switcher in the navigation menu.
In the Logistics section, look for "Premises" and click on it. Click the "Create" button. Enter the premises name (e.g., "Main Factory", "Head Office", "Warehouse A"). Enter the address of the premises. Select a currency for financial transactions at this location. Add any notes about the premises (e.g., "Monday-Friday operations"). Click "Save". The system will automatically assign you as the Maintenance Manager.
خطوة بخطوة:
📍 Create Locations
Locations are areas within your premises. They help organize where your assets are physically located.
In the Logistics section, click on "Locations". Click the "Create" button. Enter a descriptive location name (e.g., "Workshop", "Assembly Line A", "Storage Room 1", "Building B - Floor 3"). Select the Premises this location belongs to. Add any relevant notes or details. Set as "Active". Click "Save".
خطوة بخطوة:
نصائح تنظيم المواقع:
أمثلة على المواقع: ورشة عمل، خط تجميع أ، خط تجميع ب، غرفة تخزين 1، مبنى ب - الطابق 3، منطقة صيانة، مختبر مراقبة الجودة.
المرحلة 3: إدارة الأصول (الأصول والبيانات ذات الصلة)
قم بإعداد أصولك والمعلومات الداعمة لتتبع جميع المعدات والآلات.
Tip: You can use the Mass Import feature to quickly add multiple records at once. Just prepare a CSV file with the required data and upload it here.
🏭 إنشاء المصنعين
المصنعون هم الشركات التي تنتج معداتك وآلاتك.
في قسم الأصول، ابحث عن "المصنعين". انقر على زر "إنشاء". أدخل اسم المصنع (مثل "Siemens", "Bosch", "ABB"). أضف معلومات الاتصال أو الموقع الإلكتروني إذا كانت متوفرة. عيّن كـ "نشط". انقر على "حفظ".
خطوة بخطوة:
⚙️ إنشاء آلات
الآلات هي قطع المعدات الفردية التي ترغب في إدارتها وصيانتها.
في قسم الأصول، انقر على "الآلات". انقر على زر "إنشاء". أدخل اسم آلة وصفيًا (مثل "آلة CNC 01", "مكبس هيدروليكي أ"). حدد الموقع الذي توجد به هذه الآلة. حدد المصنع. أدخل طراز الآلة والرقم التسلسلي إذا كانا متوفرين. أضف المواصفات (استهلاك الطاقة، الأبعاد، إلخ). عيّن كـ "نشط". انقر على "حفظ".
خطوة بخطوة:
🚚 إنشاء موردين
الموردون هم البائعون الذين يقدمون قطع الغيار أو المعدات أو الخدمات.
في قسم الأصول، انقر على "الموردين". انقر على زر "إنشاء". أدخل اسم المورد. أضف العنوان، تفاصيل الاتصال، وشروط الدفع إذا كانت متوفرة. عيّن كـ "نشط". انقر على "حفظ".
خطوة بخطوة:
🔧 إنشاء قطع غيار
قطع الغيار هي مكونات قابلة للاستبدال تستخدم في الصيانة والإصلاحات.
في قسم الأصول، انقر على "قطع الغيار". انقر على زر "إنشاء". أدخل اسم قطعة الغيار ووصفها. عيّن لمورد. حدد وحدة القياس (قمت بإنشائها سابقًا). أضف رقم قطعة الغيار ومعلومات التكلفة. عيّن كـ "نشط". انقر على "حفظ".
خطوة بخطوة:
المرحلة 4: إدارة الفريق
أنشئ حسابات مستخدمين إضافية لأعضاء فريقك مع تعيينات المجموعات المناسبة.
👤 إنشاء مستخدمين إضافيين
بصفتك مسؤول حساب، يمكنك إضافة أعضاء الفريق إلى النظام وتعيينهم لمجموعات ذات صلاحيات مناسبة.
في شريط التنقل الرئيسي، ابحث عن "المستخدمون" أو "إدارة الفريق". انقر على "المستخدمون". انقر على زر "إنشاء" أو "إضافة مستخدم". أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم واسمه. اختر المجموعة (المجموعات) التي ينتمي إليها هذا المستخدم (مثل "فريق الصيانة"، "المشرفون"). اضبط الحساب على "نشط". سيتلقى المستخدم دعوة عبر البريد الإلكتروني لتعيين كلمة المرور الخاصة به. انقر على "حفظ".
خطوة بخطوة:
📧 عملية دعوة المستخدمين: بعد إنشاء المستخدم، سيتلقى أعضاء الفريق بريدًا إلكترونيًا للدعوة. يجب عليهم النقر على الرابط لتعيين كلمة المرور الخاصة بهم وإكمال إعداد ملفهم الشخصي.
الخطوات التالية
- إنشاء جداول صيانة لآلاتك
- تعيين المهام لأعضاء الفريق
- تتبع سجل صيانة المعدات من صفحة الآلة
- إدارة مخزون قطع الغيار وربط القطع بالآلات
- إعداد قوائم تحقق لمهام الفحص المتكررة
- إنشاء تقارير عن أنشطة الصيانة والتكاليف