المكتب

الوثائق، المستخدمون، التقارير وسجل التدقيق

دليل شامل لوحدة المكتب يشمل إدارة الوثائق، إدارة المستخدمين، التقارير، وتسجيل التدقيق.

توفر وحدة المكتب أدوات إدارية أساسية لإدارة الوثائق، المستخدمين، التقارير، وسجلات التدقيق. تساعد هذه الميزات في الحفاظ على كفاءة المؤسسة، ضمان الامتثال، وتتبع أنشطة النظام.

الوثائق

تتيح ميزة الوثائق تخزين وتنظيم وإدارة جميع المستندات الأساسية المتعلقة بعملياتك بما في ذلك الكتيبات، الشهادات، الرسومات، والتقارير.

📄 ما هي إدارة الوثائق؟

توفر إدارة الوثائق مستودعًا مركزيًا لتخزين وتنظيم الملفات المتعلقة بأصولك، إجراءات الصيانة، ومتطلبات الامتثال.

• اسم الملف - الاسم الأصلي للمستند المرفوع
• المجلد - الفئة أو المجلد الذي يتم فيه تنظيم المستند
• ربط الكيان - ربط المستندات بأصول أو مواقع أو تذاكر محددة
• التنسيقات المدعومة - الصور (jpeg, png)، ملفات PDF، وجداول البيانات (csv, xlsx, xls)

أنواع المستندات

نظم مستنداتك في فئات لتسهيل استرجاعها وتتبع الامتثال.

الكتيبات

كتيبات التشغيل، أدلة المستخدم، والوثائق الفنية.

الشهادات

شهادات السلامة، تقارير الفحص، ووثائق الامتثال.

الرسومات

الرسومات الفنية، المخططات، والرسوم البيانية.

التقارير

تقارير الصيانة، تقارير الحوادث، ووثائق التحليل.

📤 رفع المستندات

اتبع هذه الخطوات لرفع مستند جديد إلى النظام:

1 انتقل إلى المكتب ← الوثائق من القائمة الرئيسية.
2 انقر على زر "إضافة مستند" لفتح مربع حوار الرفع.
3 اختر ملفًا من جهازك بالنقر على "اختيار ملف" أو بالسحب والإفلات.
4 املأ التفاصيل الاختيارية مثل فئة المجلد وربط الكيان.
5 انقر على "رفع" لحفظ المستند في النظام.

📁 أنواع الملفات المدعومة

نوع الملف	الامتدادات	حالة الاستخدام
الصور	.jpeg, .png	صور المعدات، توثيق الأضرار، السجلات المرئية
مستندات PDF	.pdf	الكتيبات، الشهادات، التقارير الرسمية، العقود
جداول البيانات	.csv, .xlsx, .xls	استيراد البيانات، قوائم المخزون، جداول الصيانة

💡 أفضل الممارسات

استخدم اصطلاحات تسمية متسقة، حافظ على التحكم في الإصدارات، وحدد تواريخ انتهاء صلاحية المستندات للمواد الحساسة للوقت. راجع وأرشف المستندات القديمة بانتظام للحفاظ على تنظيم مستودعك.

⚠️ ملاحظة: عادةً ما يتم تحديد الحجم الأقصى للملف بواسطة تهيئة الخادم. اتصل بمسؤول النظام للاستفسار عن الحدود المحددة.

المستخدمون

يتيح قسم المستخدمين للمسؤولين إنشاء وإدارة وتكوين حسابات المستخدمين، تعيين الأدوار، والتحكم في مستويات الوصول إلى النظام لجميع أعضاء الفريق.

👥 ما هي إدارة المستخدمين؟

توفر إدارة المستخدمين تحكمًا مركزيًا في من يمكنه الوصول إلى النظام وما هي الإجراءات التي يمكنهم تنفيذها بناءً على دورهم المعين.

• الاسم - الاسم الكامل للمستخدم للتعريف
• البريد الإلكتروني - بيانات اعتماد تسجيل الدخول وعنوان الإشعارات
• المجموعة/الدور - مستوى الصلاحية (المسؤول، الصيانة، العامل)
• الحالة - حالة الحساب نشط أو غير نشط

أدوار المستخدمين

حدد أدوارًا مثل المسؤول، الفني، العارض، أو أنشئ أدوارًا مخصصة بصلاحيات محددة.

المسؤول

وصول كامل

وصول كامل إلى النظام مع إمكانية إدارة المستخدمين والإعدادات وجميع الميزات.

✓ إدارة جميع المستخدمين والصلاحيات
✓ الوصول إلى جميع إعدادات النظام
✓ عرض وتعديل جميع البيانات

الصيانة

وصول تشغيلي

يمكنه إدارة عمليات الصيانة، التذاكر، والأصول.

✓ إنشاء وإدارة التذاكر
✓ عرض وتحديث الأصول
✓ الوصول إلى تقارير الصيانة

العامل

وصول أساسي

وصول محدود للمهام التشغيلية اليومية.

✓ عرض التذاكر المخصصة
✓ تحديث حالة التذكرة
✓ عرض معلومات الأصل

📋 عرض قائمة المستخدمين

تعرض قائمة المستخدمين جميع أعضاء الفريق مع معلوماتهم الأساسية:

العمود	ما يعرضه
الاسم	الاسم الكامل للمستخدم للتعريف
البريد الإلكتروني	عنوان البريد الإلكتروني المستخدم لتسجيل الدخول والإشعارات
المجموعة	المجموعة/الدور الصلاحي المخصص
الحالة	حالة الحساب نشط أو غير نشط

🔘 أزرار الإجراءات

عرض الملف الشخصي

يفتح صفحة الملف الشخصي المفصلة للمستخدم مع جميع المعلومات والأدوات.

تعديل المستخدم

تعديل تفاصيل المستخدم بما في ذلك الاسم والبريد الإلكتروني وتعيين الدور.

تبديل الحالة

تفعيل أو إلغاء تفعيل حساب مستخدم دون حذفه.

حذف المستخدم

إزالة المستخدم من النظام بشكل دائم. لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء.

➕ إنشاء مستخدم جديد

اتبع هذه الخطوات لإضافة عضو فريق جديد:

1 انتقل إلى المكتب ← المستخدمون من القائمة الرئيسية.
2 انقر على زر "إضافة مستخدم" في الزاوية العلوية اليمنى.
3 املأ الحقول المطلوبة: الاسم، البريد الإلكتروني، كلمة المرور.
4 حدد مجموعة/دور المستخدم المناسب بناءً على مسؤولياته.
5 انقر على "حفظ" لإنشاء الحساب. سيتلقى المستخدم رسالة بريد إلكتروني ترحيبية.

وحدات واجهة تفاصيل المستخدم

عند عرض ملف تعريف المستخدم، توفر عدة وحدات واجهة وصولاً سريعًا إلى المعلومات ذات الصلة:

📇

معلومات الاتصال

يعرض تفاصيل الاتصال للمستخدم وإعدادات الحساب.

يتضمن: البريد الإلكتروني، الهاتف، القسم، وحالة الحساب

🔧

الآلات المسندة

يعرض جميع الآلات/الأصول المسندة لهذا المستخدم لأغراض الصيانة أو الإشراف.

يتضمن: عدد الآلات، المهام الرئيسية، ونظرة عامة على الحالة

🎫

تذاكر المستخدم

يسرد جميع التذاكر التي أنشأها هذا المستخدم أو المسندة إليه.

يتضمن: التذاكر المفتوحة، التذاكر المكتملة، ومقاييس الأداء

🔐

صلاحيات المجموعة

يعرض تفاصيل الصلاحيات للمجموعة المسندة للمستخدم.

يتضمن: مستويات الوصول، صلاحيات الميزات، والقيود

💡 عرض جميع المستخدمين

بشكل افتراضي، يمكن عرض جميع المستخدمين من جميع المواقع في قائمة المستخدمين. إذا كنت ترغب في رؤية المستخدمين التابعين لموقعك فقط، يرجى استخدام الفلتر وتحديد موقعك!

التقارير

توفر ميزة التقارير أدوات قوية لتحليل البيانات وتصورها لمساعدتك على فهم عمليات الصيانة الخاصة بك، وتتبع الأداء، واتخاذ قرارات مبنية على البيانات.

📊 ما هي التقارير؟

تجمع التقارير البيانات من التذاكر والأصول والمخزون الخاص بك لتوفير رؤى من خلال تصورات قابلة للتخصيص وتنسيقات قابلة للتصدير.

• نوع التقرير - تقارير التذاكر، الأصول، أو المخزون
• فلاتر التاريخ - تحديد النطاق الزمني لتحليل البيانات
• الأعمدة - تحديد حقول البيانات المراد تضمينها
• التصور - اختيار كيفية عرض البيانات (مخططات، جداول)

أنواع التقارير

اختر من بين ثلاثة أنواع رئيسية للتقارير بناءً على البيانات التي ترغب في تحليلها:

تقارير التذاكر

تحليل طلبات الصيانة، أوقات الحل، توزيع عبء العمل، وأداء اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA).

تقارير الأصول

تتبع حالة المعدات، سجل الصيانة، وقت التوقف، ومقاييس دورة الحياة.

تقارير المخزون

مراقبة مستويات المخزون، استخدام قطع الغيار، التكاليف، ومتطلبات إعادة الطلب.

🔨 استخدام منشئ التقارير

يرشدك منشئ التقارير خلال عملية من 5 خطوات لإنشاء تقارير مخصصة:

1 تحديد نوع التقرير - اختر بين تقارير التذاكر أو الأصول أو المخزون.
2 تحديد النطاق الزمني - حدد الفترة الزمنية لبياناتك باستخدام خيارات معدة مسبقًا أو تواريخ مخصصة.
3 اختيار الأعمدة - حدد حقول البيانات التي تريد تضمينها في تقريرك.
4 اختيار التصور - اختر كيفية عرض بياناتك: شريطي، خطي، دائري، حلقي، جدول، أو مختلط.
5 معاينة وحفظ - راجع تقريرك، ثم قم بتسميته، وأضف وصفًا اختياريًا قبل الحفظ.

أنواع التصور

📊

مخطط شريطي

📈

مخطط خطي

🥧

مخطط دائري

🍩

مخطط حلقي

📋

جدول

🔀

مختلط

📑 قوالب التقارير

استخدم القوالب الجاهزة لإنشاء التقارير الشائعة بسرعة:

اسم القالب	النوع	الوصف
البلاغات حسب الموقع	Ticket	يعرض توزيع البلاغات عبر منشآتك ومواقعك.
وقت الحل حسب الفئة	Ticket	يحلل متوسط أوقات الحل لفئات البلاغات المختلفة.
وقت تعطل الآلة	Ticket	يتتبع ساعات وأنماط توقف معداتك.
أداء الفنيين	Ticket	يقارن معدلات وأوقات إنجاز البلاغات بين الفنيين.
استهلاك قطع الغيار	Inventory	يراقب قطع الغيار الأكثر استخدامًا في الصيانة.
حالة أوامر العمل	Ticket	نظرة عامة على حالات أوامر العمل وسير العمل.

💡 نصائح لتقارير فعالة

ابدأ بالقوالب - استخدم القوالب الجاهزة كنقطة بداية، ثم قم بالتخصيص حسب الحاجة.
استخدم نطاقات تواريخ مناسبة - فترات أقصر لتحليل الاتجاهات، وأطول للأنماط.
طابق التصور مع البيانات - استخدم الرسوم البيانية الدائرية للنسب، والرسوم البيانية الخطية للاتجاهات بمرور الوقت.
تصدير للعروض التقديمية - يمكن تصدير التقارير إلى PDF أو CSV لمشاركتها مع أصحاب المصلحة.

سجل التدقيق

يوفر سجل التدقيق سجلاً شاملاً لجميع أنشطة النظام، مما يساعدك على تتبع التغييرات، والحفاظ على الامتثال، والتحقيق في المشكلات.

📝 ما هو سجل التدقيق؟

يتم تسجيل كل إجراء مهم في النظام تلقائيًا مع تفاصيل حول من قام به، وماذا تغير، ومتى حدث.

• الحدث - نوع الإجراء الذي تم تنفيذه (تم الإنشاء، تم التحديث، تم الحذف، تم الاستعادة)
• النموذج - نوع السجل المتأثر (مستخدم، بلاغ، أصل، إلخ.)
• المستخدم - من قام بالإجراء
• الطابع الزمني - متى حدث الإجراء

أنواع أحداث التدقيق

Created

تمت إضافة سجل جديد إلى النظام.

Updated

تم تعديل سجل موجود.

Deleted

تمت إزالة سجل من النظام.

Restored

تم استعادة سجل محذوف سابقًا.

📋 عرض قائمة سجل التدقيق

يعرض سجل التدقيق معلومات مفصلة حول كل حدث مسجل:

العمود	ما يعرضه
التاريخ/الوقت	متى وقع الحدث، معروضًا في منطقتك الزمنية المحلية
الحدث	نوع الإجراء: تم الإنشاء، تم التحديث، تم الحذف، أو تم الاستعادة
النموذج	نوع السجل الذي تأثر
المستخدم	الشخص الذي قام بالإجراء
التغييرات	القيم قبل/بعد للحقول المحدثة (في أحداث التحديث)
عنوان IP	عنوان الشبكة الذي تم منه تنفيذ الإجراء

🔍 تصفية سجلات التدقيق

استخدم المرشحات للعثور على أحداث معينة بسرعة:

• النطاق الزمني - ابحث ضمن فترة زمنية محددة باستخدام منتقي التاريخ.
• نوع الحدث - قم بالتصفية حسب الأحداث التي تم إنشاؤها، تحديثها، حذفها، أو استعادتها.
• نوع الكيان - قم بالتصفية حسب نوع السجل (المستخدمون، التذاكر، الأصول، قطع الغيار، إلخ).

💡 أفضل الممارسات لسجلات التدقيق

راجع سجلات التدقيق بانتظام بحثاً عن نشاط غير عادي، خاصة محاولات تسجيل الدخول الفاشلة وعمليات الحذف الجماعي. استخدم مرشحات التاريخ للتركيز على فترات زمنية محددة أثناء التحقيقات.

⚠️ ملاحظة: يتم الاحتفاظ بسجلات التدقيق وفقاً لسياسة الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بمؤسستك. قد يتم أرشفة الإدخالات القديمة جداً أو إزالتها تلقائياً.

📚 مرجع سريع

📄 الوثائق

الملفات المدعومة: jpeg, png, pdf, csv, xlsx, xls
التنقل: Office ← الوثائق
التنظيم: استخدم المجلدات وربط الكيانات
أفضل الممارسات: استخدم اصطلاحات تسمية متسقة

👥 المستخدمون

الأدوار: مسؤول، صيانة، عامل
التنقل: Office ← المستخدمون
الحقول المطلوبة: الاسم، البريد الإلكتروني، كلمة المرور
أفضل الممارسات: تعيين الحد الأدنى من الأذونات المطلوبة

📊 التقارير

الأنواع: تذكرة، أصل، مخزون
التنقل: Office ← التقارير
التصورات: شريطي، خطي، دائري، مجوف، جدول، مختلط
أفضل الممارسات: ابدأ بالقوالب، ثم قم بالتخصيص

📝 سجل التدقيق

الأحداث: تم الإنشاء، تم التحديث، تم الحذف، تم الاستعادة
التنقل: Office ← سجل التدقيق
المرشحات: النطاق الزمني، نوع الحدث، نوع الكيان
أفضل الممارسات: المراجعة بانتظام لأغراض الأمان

🆘 هل تحتاج مساعدة؟

إذا كانت لديك أسئلة حول ميزات المكتب أو واجهت أي مشاكل، يرجى الاتصال بمسؤول النظام الخاص بك أو الرجوع إلى أقسام الوثائق الأخرى.

تذكر: الميزات الإدارية مثل إدارة المستخدمين وسجلات التدقيق مقصورة عادةً على المستخدمين الذين لديهم أذونات المسؤول.