Configura il tuo account iTenance

Panoramica introduttiva

Dopo aver registrato il tuo account, dovrai configurare il tuo sistema con le impostazioni essenziali. Questa guida ti accompagnerà passo dopo passo per preparare il tuo iTenance all'uso.

Consigli utili

Inizia in piccolo: crea una categoria, un gruppo, un'unità e un set di permessi, poi espandi secondo necessità.
Pianifica la tua struttura: prima di creare molti elementi, pianifica la tua gerarchia organizzativa.
Usa una nomenclatura coerente: usa nomi chiari e descrittivi per facilitare la navigazione.
Rivedi regolarmente i permessi: assicurati che i gruppi abbiano livelli di accesso appropriati per la sicurezza.

Fase 1: Configurazione del sistema (Menu Setup)

Inizia configurando le impostazioni fondamentali nel menu Setup. Questi sono i blocchi costitutivi del tuo intero sistema.

Tip: You can use the Mass Import feature to quickly add multiple records at once. Just prepare a CSV file with the required data and upload it here.

📍 Accedi al menu Setup

Accedi al tuo account iTenance. Nel menu di navigazione principale in alto, cerca l'opzione "Setup". Passa il mouse su di essa per espandere il menu Setup.

Cosa vedrai: Il menu Setup si espanderà per mostrare opzioni come Categorie, Gruppi, Permessi e Unità.

📁 Crea Categorie

Le categorie devono essere create prima di poter creare ticket. Ogni categoria richiede un tipo selezionato da opzioni predefinite (Emergenza, Guasto, Ispezione, Regolare). Non esistono categorie predefinite: creerai categorie che corrispondono al flusso di lavoro della tua organizzazione.

Nel menu Setup, clicca su "Categorie". Clicca sul pulsante "Crea". Inserisci un nome descrittivo per la tua categoria (es. "Manutenzione Preventiva", "Riparazioni d'Emergenza", "Hardware"). Facoltativamente, aggiungi una descrizione. Clicca su "Salva".

Passo dopo passo:

1 Nella navigazione in alto, clicca Setup → Categorie

2 Clicca il pulsante "Crea" o "+"

3

Compila i campi richiesti:

Inserisci il Nome Categoria (es. "Manutenzione Preventiva")

Seleziona un Tipo dal menu a discesa (obbligatorio): EM (Emergenza - problemi critici), BR (Guasto - malfunzionamenti dell'attrezzatura), IN (Ispezione - controlli di routine), o RE (Regolare - manutenzione standard)

Inserisci una Descrizione Categoria (es. "Attività di manutenzione regolare")

Inserisci il Tempo di Risoluzione Previsto in secondi (es. 86400 per 1 giorno, 14400 per 4 ore)

Select a Priority from the dropdown

4 Clicca "Salva"

5 Nella pagina della categoria creata, attiva l'interruttore Attivo per abilitare la categoria

6 Ora sei pronto per usare questa categoria nelle attività di manutenzione

Categorie comuni da creare:

Esempi di categorie che potresti creare: "Manutenzione Elettrica" (tipo: EM), "Servizio HVAC" (tipo: RE), "Ispezione di Sicurezza" (tipo: IN), "Riparazione Attrezzature" (tipo: BR), "Calibrazione" (tipo: RE), "Risposta d'Emergenza" (tipo: EM).

👥 Crea Gruppi

I gruppi definiscono diversi ruoli e aree di responsabilità nella tua organizzazione. Assegnerai gli utenti ai gruppi in seguito.

Dal menu Setup, clicca su "Gruppi". Clicca sul pulsante "Crea". Inserisci un nome per il gruppo (es. "Squadra di Manutenzione", "Supervisori", "Operatori"). Seleziona un set di permessi che corrisponda alle responsabilità di questo gruppo (creeremo i set di permessi in seguito). Imposta il gruppo come "Attivo". Clicca su "Salva".

Passo dopo passo:

1 Nella navigazione in alto, clicca Setup → Gruppi

2 Clicca il pulsante "Crea"

3

Compila i campi richiesti:

Inserisci il Nome Gruppo (es. "Squadra di Manutenzione")

Seleziona un Set di Permessi dal menu a discesa

4 Clicca "Salva"

5 Nella pagina del gruppo creato, attiva l'interruttore Attivo per abilitare il gruppo

6 Ora puoi assegnare utenti a questo gruppo

Gruppi comuni da creare:

Esempi di gruppi: Squadra di Manutenzione, Supervisori, Operatori, Amministratori, Ispettori di Qualità, Personale Logistico.

🔐 Crea Set di Permessi

I set di permessi controllano ciò che ogni gruppo può accedere e fare nel sistema. Questo determina il loro livello di accesso alle diverse funzionalità.

Dal menu Setup, clicca su "Permessi". Clicca sul pulsante "Crea". Inserisci un nome descrittivo (es. "Accesso Completo", "Solo Manutenzione", "Solo Lettura"). Seleziona i permessi appropriati per ogni modulo (Sedi, Macchine, Fornitori, Ricambi, Unità, Impostazioni, Documentazione, Report, Programmazione, Produttore, Lingua, Miglioramenti, Stato, Gruppo, Categoria, Locali, Scaffale, Inventario, Turno, Utente, Ticket, Attività, Ispezioni, Articoli, Manifesti, Utilizzo, Commenti, Attività, Notifiche). Imposta come "Attivo". Clicca su "Salva".

Passo dopo passo:

1 Nella navigazione in alto, clicca Setup → Permessi

2 Clicca il pulsante "Crea"

3

Inserisci il campo richiesto:

Enter Permission Set Name (e.g., "Full Access", "Maintenance Only")

4

Configure permissions for each module by checking/unchecking boxes:

For Admin roles: Check all boxes to grant full access

For Maintenance roles: Select only maintenance-related permissions

For Limited roles: Select specific areas only

5 Click "Save"

6 On the created permission set's page, toggle the Active switch to enable the permission set

7 This permission set can now be assigned to groups

Permission Set Strategy:

Common permission levels: Full Access (view, create, edit, delete everything), Maintenance Access (manage maintenance-related items only), Read Only (view information without making changes), Limited Access (specific areas only).

📏 Create Units of Measurement

Units must be created before you can create Parts. Parts are measured in units, so you need to set up the appropriate units of measurement first (e.g., hours, pieces, kilometers, liters).

From the Setup menu, click on "Units". Click the "Create" button. Enter the unit name (e.g., "Hours", "Pieces", "Kilometers"). Enter a short code for the unit (e.g., "hr", "pc", "km"). Optionally add a description. Set as "Active". Click "Save".

Passo dopo passo:

1 In the top navigation, click Setup → Units

2 Click the "Create" button

3

Fill in the required fields:

Enter Unit Name (e.g., "Hours", "Pieces")

Enter Short Code (e.g., "hr", "pc") - this saves space in displays

4 Click "Save"

5 On the created unit's page, toggle the Active switch to enable the unit

6 You can now use this unit in parts and other measurements

Common Units to Create:

Examples of units: Hours (hr), Pieces (pc), Kilometers (km), Liters (lt), Kilograms (kg), Days (d), Minutes (min).

Phase 2: Organizational Structure (Logistics Section)

Now set up your physical locations and organizational hierarchy in the Logistics section.

🏢 Access the Logistics Section

In the main navigation menu, click on "Logistics". This will open the Logistics dashboard where you can manage your physical infrastructure.

Tip: You'll see "Logistics" in the top navigation. Click it to expand options for Premises, Locations, and more.

🏗️ Understanding Premises

Your first Premises is automatically created when you register your account, using your Company Name as the premises name. A Premises represents a main location or facility and is the top-level organizational unit. All data is scoped to the current premises - you will only see machines, users, units, tickets, locations, and other data that belong to the current premises. You can switch between premises using the premises switcher in the navigation menu.

In the Logistics section, look for "Premises" and click on it. Click the "Create" button. Enter the premises name (e.g., "Main Factory", "Head Office", "Warehouse A"). Enter the address of the premises. Select a currency for financial transactions at this location. Add any notes about the premises (e.g., "Monday-Friday operations"). Click "Save". The system will automatically assign you as the Maintenance Manager.

Passo dopo passo:

1 Note: Your first premises is already created using your Company Name

2 To create additional premises, click Logistics → Premises in the top navigation

3

Click the "Create" button and fill in the required fields:

Enter Premises Name (e.g., "Secondary Factory", "Branch Office")

4 Click "Save"

5 On the created premises' page, toggle the Active switch to enable the premises

6 Switching Premises: Use the premises switcher in the navigation menu to switch between premises

7 Data Scoping: When you switch premises, you'll only see data (machines, users, tickets, locations, etc.) that belongs to the current premises

📍 Create Locations

Locations are areas within your premises. They help organize where your assets are physically located.

In the Logistics section, click on "Locations". Click the "Create" button. Enter a descriptive location name (e.g., "Workshop", "Assembly Line A", "Storage Room 1", "Building B - Floor 3"). Select the Premises this location belongs to. Add any relevant notes or details. Set as "Active". Click "Save".

Passo dopo passo:

1 In the top navigation, click Logistics → Locations

2 Click the "Create" button

3

Fill in the required fields:

Enter Location Name (e.g., "Workshop A", "Assembly Line 1")

Select the Premises this location belongs to

4 Click "Save"

5 On the created location's page, toggle the Active switch to enable the location

6 Machines and assets can now be assigned to this location

Suggerimenti per l'Organizzazione delle Posizioni:

Esempi di posizioni: Officina, Linea di Assemblaggio A, Linea di Assemblaggio B, Magazzino 1, Edificio B - Piano 3, Area Manutenzione, Laboratorio Controllo Qualità.

Fase 3: Gestione degli Asset (Asset e Dati Correlati)

Configura i tuoi asset e le informazioni di supporto per tracciare tutte le attrezzature e i macchinari.

Tip: You can use the Mass Import feature to quickly add multiple records at once. Just prepare a CSV file with the required data and upload it here.

🏭 Crea Produttori

I produttori sono le aziende che producono le tue attrezzature e macchine.

Nella sezione Asset, cerca "Produttori". Clicca sul pulsante "Crea". Inserisci il nome del produttore (es. "Siemens", "Bosch", "ABB"). Aggiungi informazioni di contatto o sito web se disponibili. Imposta come "Attivo". Clicca "Salva".

Passo dopo passo:

1 Nella navigazione superiore, clicca su Asset → Produttori

2 Clicca sul pulsante "Crea"

3

Compila il campo richiesto:

Inserisci il Nome Produttore (es. "Siemens", "Bosch")

4 Clicca su "Salva"

5 Nella pagina del produttore creato, attiva l'interruttore Attivo per abilitare il produttore

6 Ora puoi assegnare le macchine a questo produttore

⚙️ Crea Macchine

Le macchine sono i singoli pezzi di attrezzatura che desideri gestire e manutenere.

Nella sezione Asset, clicca su "Macchine". Clicca sul pulsante "Crea". Inserisci un nome descrittivo per la macchina (es. "Macchina CNC 01", "Pressa Idraulica A"). Seleziona la posizione in cui si trova questa macchina. Seleziona il produttore. Inserisci il modello della macchina e il numero di serie se disponibili. Aggiungi le specifiche (consumo energetico, dimensioni, ecc.). Imposta come "Attivo". Clicca "Salva".

Passo dopo passo:

1 Nella navigazione superiore, clicca su Asset → Macchine

2 Clicca sul pulsante "Crea"

3

Compila i campi richiesti:

Inserisci il Nome Macchina (es. "Macchina CNC 01")

Seleziona la Posizione dal menu a discesa

Seleziona il Produttore dal menu a discesa

Inserisci il Modello (es. "CNC 2000 Pro")

Inserisci la Data di Produzione

4 Clicca su "Salva"

5 Nella pagina della macchina creata, attiva l'interruttore Attivo per abilitare la macchina

6 La macchina è ora pronta per la pianificazione della manutenzione

🚚 Crea Fornitori

I fornitori sono i venditori che forniscono parti, attrezzature o servizi.

Nella sezione Asset, clicca su "Fornitori". Clicca sul pulsante "Crea". Inserisci il nome del fornitore. Aggiungi indirizzo, dettagli di contatto e termini di pagamento se disponibili. Imposta come "Attivo". Clicca "Salva".

Passo dopo passo:

1 Nella navigazione superiore, clicca su Asset → Fornitori

2 Clicca sul pulsante "Crea"

3

Compila il campo richiesto:

Inserisci il Nome Fornitore

4 Clicca su "Salva"

5 Nella pagina del fornitore creato, attiva l'interruttore Attivo per abilitare il fornitore

6 Ora puoi collegare parti e servizi da questo fornitore

🔧 Crea Parti

Le parti sono componenti sostituibili utilizzati nella manutenzione e nelle riparazioni.

Nella sezione Asset, clicca su "Parti". Clicca sul pulsante "Crea". Inserisci il nome e la descrizione della parte. Assegna a un fornitore. Imposta l'unità di misura (le hai create in precedenza). Aggiungi il numero di parte e le informazioni sui costi. Imposta come "Attivo". Clicca "Salva".

Passo dopo passo:

1 Nel menu superiore, clicca Asset → Ricambi

2 Clicca il pulsante "Crea"

3

Compila i campi obbligatori:

Inserisci Nome Ricambio

Inserisci Marca

Inserisci Modello

Inserisci Prezzo

Seleziona Unità di Misura dal menu a tendina

4 Clicca "Salva"

5 Nella pagina del ricambio creato, attiva l'interruttore Attivo per abilitare il ricambio

6 Il ricambio è ora disponibile per l'uso nelle attività di manutenzione

Fase 4: Gestione del Team

Crea account utente aggiuntivi per i membri del tuo team con le assegnazioni di gruppo appropriate.

👤 Crea Utenti Aggiuntivi

Come amministratore dell'account, puoi aggiungere membri del team al sistema e assegnarli a gruppi con le autorizzazioni appropriate.

Nella navigazione principale, cerca "Utenti" o "Gestione del Team". Clicca su "Utenti". Clicca il pulsante "Crea" o "Aggiungi Utente". Inserisci l'indirizzo email e il nome dell'utente. Seleziona il/i gruppo/i a cui appartiene questo utente (es. "Team Manutenzione", "Supervisori"). Imposta l'account come "Attivo". L'utente riceverà un'email di invito per impostare la propria password. Clicca "Salva".

Passo dopo passo:

1 Nel menu superiore, clicca Utenti

2 Clicca il pulsante "Crea" o "Aggiungi Utente"

3

Compila i campi obbligatori:

Inserisci l'Indirizzo Email dell'utente

Inserisci il Nome dell'utente

Inserisci il Cognome dell'utente

Seleziona un Gruppo dal menu a tendina

4 Clicca "Salva"

5 Nella pagina dell'utente creato, attiva l'interruttore Attivo per abilitare l'account utente

6 Il nuovo utente riceverà un invito via email per configurare il proprio account

7 Una volta confermata la propria email, potranno accedere e iniziare a usare il sistema

📧 Processo di Invito Utente: Dopo la creazione dell'utente, i membri del team riceveranno un'email di invito. Dovranno cliccare sul link per impostare la propria password e completare la configurazione del profilo.

Passi Successivi

Creare piani di manutenzione per le tue macchine
Assegnare compiti ai membri del team
Tracciare la cronologia di manutenzione delle attrezzature dalla pagina della macchina
Gestire l'inventario dei ricambi e collegare i ricambi alle macchine
Configurare checklist per attività di ispezione ricorrenti
Crea report sulle attività di manutenzione e sui costi