Ufficio

Documentazione, Utenti, Rapporti e Log di Audit

Guida completa al modulo Ufficio, inclusa la gestione della documentazione, l'amministrazione utenti, i rapporti e la registrazione delle attività (audit logging).

Il modulo Ufficio fornisce strumenti amministrativi essenziali per la gestione di documentazione, utenti, rapporti e registri di audit. Queste funzionalità ti aiutano a mantenere l'efficienza organizzativa, garantire la conformità e tracciare le attività di sistema.

Documentazione

La funzione Documentazione consente di archiviare, organizzare e gestire tutti i documenti essenziali relativi alle tue operazioni, inclusi manuali, certificati, disegni e rapporti.

📄 Cos'è la Gestione Documentale?

La gestione documentale fornisce un archivio centralizzato per archiviare e organizzare file relativi ai tuoi asset, procedure di manutenzione e requisiti di conformità.

• Nome File - Il nome originale del documento caricato
• Cartella - La categoria o cartella in cui il documento è organizzato
• Associazione Entità - Collega documenti ad asset, posizioni o ticket specifici
• Formati Supportati - Immagini (jpeg, png), PDF e fogli di calcolo (csv, xlsx, xls)

Tipi di Documento

Organizza i tuoi documenti in categorie per un facile recupero e tracciamento della conformità.

Manuali

Manuali operativi, guide utente e documentazione tecnica.

Certificati

Certificati di sicurezza, rapporti di ispezione e documenti di conformità.

Disegni

Disegni tecnici, progetti e schemi.

Rapporti

Rapporti di manutenzione, rapporti di incidente e documenti di analisi.

📤 Caricamento Documenti

Segui questi passaggi per caricare un nuovo documento nel sistema:

1 Vai a Ufficio → Documentazione dal menu principale.
2 Clicca sul pulsante "Aggiungi Documento" per aprire la finestra di caricamento.
3 Seleziona un file dal tuo dispositivo cliccando "Scegli File" o trascina e rilascia.
4 Compila i dettagli opzionali come la categoria della cartella e l'associazione entità.
5 Clicca su "Carica" per salvare il documento nel sistema.

📁 Tipi di File Supportati

Tipo di File	Estensioni	Caso d'Uso
Immagini	.jpeg, .png	Foto di attrezzature, documentazione danni, registrazioni visive
Documenti PDF	.pdf	Manuali, certificati, rapporti ufficiali, contratti
Fogli di Calcolo	.csv, .xlsx, .xls	Importazioni dati, elenchi inventario, programmi di manutenzione

💡 Migliori Pratiche

Usa convenzioni di denominazione coerenti, mantieni il controllo delle versioni e imposta date di scadenza per i documenti sensibili al tempo. Rivedi e archivia regolarmente i documenti obsoleti per mantenere organizzato il tuo archivio.

⚠️ Nota: La dimensione massima del file è tipicamente limitata dalla configurazione del server. Contatta il tuo amministratore per i limiti specifici.

Utenti

La sezione Utenti consente agli amministratori di creare, gestire e configurare account utente, assegnare ruoli e controllare i livelli di accesso al sistema per tutti i membri del team.

👥 Cos'è la Gestione Utenti?

La gestione utenti fornisce un controllo centralizzato su chi può accedere al sistema e quali azioni può eseguire in base al ruolo assegnato.

• Nome - Il nome completo dell'utente per l'identificazione
• Email - Credenziali di accesso e indirizzo di notifica
• Gruppo/Ruolo - Livello di autorizzazione (Amministratore, Manutenzione, Operatore)
• Stato - Stato dell'account attivo o inattivo

Ruoli Utente

Definisci ruoli come Amministratore, Tecnico, Visitatore, o crea ruoli personalizzati con permessi specifici.

Amministratore

Accesso Completo

Accesso completo al sistema con la possibilità di gestire utenti, impostazioni e tutte le funzionalità.

✓ Gestire tutti gli utenti e i permessi
✓ Accedere a tutte le impostazioni di sistema
✓ Visualizzare e modificare tutti i dati

Manutenzione

Accesso Operativo

Può gestire operazioni di manutenzione, ticket e asset.

✓ Creare e gestire ticket
✓ Visualizzare e aggiornare gli asset
✓ Accedere ai report di manutenzione

Operatore

Accesso Base

Accesso limitato per le attività operative quotidiane.

✓ Visualizzare i ticket assegnati
✓ Aggiornare lo stato dei ticket
✓ Visualizzare le informazioni sugli asset

📋 Elenco Utenti

L'elenco utenti mostra tutti i membri del team con le loro informazioni essenziali:

Colonna	Contenuto
Nome	Nome completo dell'utente per l'identificazione
Email	Indirizzo email utilizzato per l'accesso e le notifiche
Gruppo	Ruolo/gruppo di permessi assegnato
Stato	Stato dell'account (attivo o inattivo)

🔘 Azioni

Visualizza Profilo

Apre la pagina del profilo dettagliato dell'utente con tutte le informazioni e i widget.

Modifica Utente

Modifica i dettagli dell'utente, inclusi nome, email e assegnazione del ruolo.

Cambia Stato

Attiva o disattiva un account utente senza eliminarlo.

Elimina Utente

Rimuove definitivamente un utente dal sistema. Questa azione non può essere annullata.

➕ Creazione di un Nuovo Utente

Segui questi passaggi per aggiungere un nuovo membro al team:

1 Vai a Ufficio → Utenti dal menu principale.
2 Clicca il pulsante "Aggiungi Utente" in alto a destra.
3 Compila i campi richiesti: Nome, Email, Password.
4 Seleziona il gruppo/ruolo utente appropriato in base alle loro responsabilità.
5 Clicca "Salva" per creare l'account. L'utente riceverà un'email di benvenuto.

Widget Dettagli Utente

Quando si visualizza un profilo utente, diversi widget forniscono un accesso rapido alle informazioni correlate:

📇

Informazioni di Contatto

Visualizza i dettagli di contatto dell'utente e le impostazioni dell'account.

Include: Email, telefono, reparto e stato dell'account

🔧

Macchine Assegnate

Mostra tutte le macchine/risorse assegnate a questo utente per la manutenzione o la supervisione.

Include: Conteggio macchine, assegnazioni principali e panoramica stato

🎫

Ticket Utente

Elenca tutti i ticket creati da o assegnati a questo utente.

Include: Ticket aperti, ticket completati e metriche di performance

🔐

Permessi di Gruppo

Mostra i dettagli dei permessi per il gruppo assegnato all'utente.

Include: Livelli di accesso, permessi delle funzionalità e restrizioni

💡 Visualizzazione di tutti gli utenti

Per impostazione predefinita, tutti gli utenti di tutte le sedi possono essere visualizzati nell'elenco utenti. Se desideri vedere solo gli utenti appartenenti alla tua sede, utilizza il filtro e seleziona la tua sede!

Report

La funzionalità Report fornisce potenti strumenti di analisi e visualizzazione dei dati per aiutarti a comprendere le tue operazioni di manutenzione, monitorare le prestazioni e prendere decisioni basate sui dati.

📊 Cosa sono i Report?

I Report aggregano dati da ticket, risorse e inventario per fornire insight tramite visualizzazioni personalizzabili e formati esportabili.

• Tipo di Report - Report Ticket, Risorsa o Inventario
• Filtri Data - Definisci l'intervallo di tempo per l'analisi dei dati
• Colonne - Seleziona quali campi dati includere
• Visualizzazione - Scegli come vengono visualizzati i dati (grafici, tabelle)

Tipi di Report

Scegli tra tre tipi principali di report in base ai dati che desideri analizzare:

Report Ticket

Analizza richieste di manutenzione, tempi di risoluzione, distribuzione del carico di lavoro e performance SLA.

Report Risorse

Monitora stato attrezzature, storico manutenzione, tempi di inattività e metriche del ciclo di vita.

Report Inventario

Monitora livelli di scorte, utilizzo parti, costi e requisiti di riordino.

🔨 Utilizzo del Costruttore di Report

Il Costruttore di Report ti guida attraverso un processo in 5 fasi per creare report personalizzati:

1 Seleziona Tipo di Report - Scegli tra report Ticket, Risorsa o Inventario.
2 Imposta Intervallo di Date - Definisci il periodo di tempo per i tuoi dati utilizzando opzioni preimpostate o date personalizzate.
3 Scegli Colonne - Seleziona quali campi dati includere nel tuo report.
4 Seleziona Visualizzazione - Scegli come visualizzare i tuoi dati: a barre, a linee, a torta, a ciambella, tabella o mista.
5 Anteprima e Salva - Rivedi il tuo report, assegnagli un nome e, facoltativamente, aggiungi una descrizione prima di salvarlo.

Tipi di Visualizzazione

📊

Grafico a Barre

📈

Grafico a Linee

🥧

Grafico a Torta

🍩

Grafico a Ciambella

📋

Tabella

🔀

Misto

📑 Modelli di Report

Utilizza modelli predefiniti per generare rapidamente report comuni:

Nome Modello	Tipo	Descrizione
Segnalazioni per Sede	Ticket	Mostra la distribuzione delle segnalazioni tra le tue strutture e sedi.
Tempo di Risoluzione per Categoria	Ticket	Analizza i tempi medi di risoluzione per le diverse categorie di segnalazioni.
Fermo Macchina	Ticket	Traccia le ore e i modelli di fermo macchina per le tue attrezzature.
Prestazioni dei Tecnici	Ticket	Confronta i tassi e i tempi di completamento delle segnalazioni tra i tecnici.
Utilizzo Ricambi	Inventory	Monitora quali ricambi sono più frequentemente utilizzati nella manutenzione.
Stato Ordini di Lavoro	Ticket	Panoramica sullo stato e sull'avanzamento degli ordini di lavoro.

💡 Consigli per Report Efficaci

Inizia dai modelli - Utilizza i modelli predefiniti come punto di partenza, poi personalizza secondo necessità.
Usa intervalli di date appropriati - Periodi più brevi per l'analisi delle tendenze, più lunghi per i modelli.
Abbina la visualizzazione ai dati - Usa grafici a torta per le proporzioni, grafici a linee per le tendenze nel tempo.
Esporta per presentazioni - I report possono essere esportati in PDF o CSV per la condivisione con gli stakeholder.

Registro di Audit

Il Registro di Audit fornisce un registro completo di tutte le attività del sistema, aiutandoti a tracciare le modifiche, mantenere la conformità e investigare i problemi.

📝 Cos'è il Registro di Audit?

Ogni azione significativa nel sistema viene registrata automaticamente con dettagli su chi l'ha eseguita, cosa è cambiato e quando è avvenuta.

• Evento - Il tipo di azione eseguita (creato, aggiornato, eliminato, ripristinato)
• Modello - Il tipo di record interessato (Utente, Segnalazione, Asset, ecc.)
• Utente - Chi ha eseguito l'azione
• Data/Ora - Quando l'azione è avvenuta

Tipi di Evento di Audit

Created

Un nuovo record è stato aggiunto al sistema.

Updated

Un record esistente è stato modificato.

Deleted

Un record è stato rimosso dal sistema.

Restored

Un record precedentemente eliminato è stato ripristinato.

📋 Visualizzazione Elenco Registro di Audit

Il registro di audit mostra informazioni dettagliate su ogni evento registrato:

Colonna	Contenuto
Data/Ora	Quando l'evento è avvenuto, mostrato nel tuo fuso orario locale
Evento	Tipo di azione: Creato, Aggiornato, Eliminato o Ripristinato
Modello	Il tipo di record interessato
Utente	La persona che ha eseguito l'azione
Modifiche	Valori prima/dopo per i campi aggiornati (negli eventi di aggiornamento)
Indirizzo IP	L'indirizzo di rete da cui è stata eseguita l'azione

🔍 Filtro del Registro di Audit

Usa i filtri per trovare rapidamente eventi specifici:

• Intervallo di Date - Cerca all'interno di un periodo di tempo specifico utilizzando il selettore di date.
• Tipo di Evento - Filtra per eventi Creati, Aggiornati, Eliminati o Ripristinati.
• Tipo di Record - Filtra per tipo di record (Utenti, Ticket, Asset, Ricambi, ecc.).

💡 Migliori Pratiche per i Log di Audit

Rivedi regolarmente i log di audit per attività insolite, specialmente tentativi di accesso falliti e cancellazioni di massa. Usa i filtri per data per concentrarti su periodi di tempo specifici durante le indagini.

⚠️ Nota: I log di audit sono conservati in base alla politica di conservazione dei dati della tua organizzazione. Le voci molto vecchie possono essere archiviate o rimosse automaticamente.

📚 Riferimento Rapido

📄 Documentazione

File supportati: jpeg, png, pdf, csv, xlsx, xls
Naviga: Office → Documentazione
Organizza: Usa cartelle e associazioni di entità
Buona pratica: Usa convenzioni di denominazione coerenti

👥 Utenti

Ruoli: Amministratore, Manutenzione, Operatore
Naviga: Office → Utenti
Campi richiesti: Nome, Email, Password
Buona pratica: Assegna le autorizzazioni minime richieste

📊 Report

Tipi: Ticket, Asset, Inventario
Naviga: Office → Report
Visualizzazioni: A barre, A linee, A torta, Ad anello, Tabella, Miste
Buona pratica: Inizia dai modelli, poi personalizza

📝 Log di Audit

Eventi: Creato, Aggiornato, Eliminato, Ripristinato
Naviga: Office → Log di Audit
Filtri: Intervallo di date, Tipo di evento, Tipo di record
Buona pratica: Rivedi regolarmente per la sicurezza

🆘 Serve aiuto?

Se hai domande sulle funzionalità di Office o riscontri problemi, contatta l'amministratore di sistema o consulta altre sezioni della documentazione.

Ricorda: Le funzionalità amministrative come la gestione utenti e i log di audit sono tipicamente limitate agli utenti con permessi di Amministratore.