Documentazione, Utenti, Rapporti e Log di Audit
Guida completa al modulo Ufficio, inclusa la gestione della documentazione, l'amministrazione utenti, i rapporti e la registrazione delle attività (audit logging).
Il modulo Ufficio fornisce strumenti amministrativi essenziali per la gestione di documentazione, utenti, rapporti e registri di audit. Queste funzionalità ti aiutano a mantenere l'efficienza organizzativa, garantire la conformità e tracciare le attività di sistema.
Documentazione
La funzione Documentazione consente di archiviare, organizzare e gestire tutti i documenti essenziali relativi alle tue operazioni, inclusi manuali, certificati, disegni e rapporti.
📄 Cos'è la Gestione Documentale?
La gestione documentale fornisce un archivio centralizzato per archiviare e organizzare file relativi ai tuoi asset, procedure di manutenzione e requisiti di conformità.
- • Nome File - Il nome originale del documento caricato
- • Cartella - La categoria o cartella in cui il documento è organizzato
- • Associazione entità - Collega i documenti ad asset, posizioni o ordini di lavoro specifici
- • Formati Supportati - Immagini (jpeg, png), PDF e fogli di calcolo (csv, xlsx, xls)
Tipi di Documento
Organizza i tuoi documenti in categorie per un facile recupero e tracciamento della conformità.
Manuali
Manuali operativi, guide utente e documentazione tecnica.
Certificati
Certificati di sicurezza, rapporti di ispezione e documenti di conformità.
Disegni
Disegni tecnici, progetti e schemi.
Rapporti
Rapporti di manutenzione, rapporti di incidente e documenti di analisi.
📤 Caricamento Documenti
Segui questi passaggi per caricare un nuovo documento nel sistema:
- 1 Vai a Ufficio → Documentazione dal menu principale.
- 2 Clicca sul pulsante "Aggiungi Documento" per aprire la finestra di caricamento.
- 3 Seleziona un file dal tuo dispositivo cliccando "Scegli File" o trascina e rilascia.
- 4 Compila i dettagli opzionali come la categoria della cartella e l'associazione entità.
- 5 Clicca su "Carica" per salvare il documento nel sistema.
📁 Tipi di File Supportati
| Tipo di File | Estensioni | Caso d'Uso |
|---|---|---|
| Immagini | .jpeg, .png | Foto di attrezzature, documentazione danni, registrazioni visive |
| Documenti PDF | Manuali, certificati, rapporti ufficiali, contratti | |
| Fogli di Calcolo | .csv, .xlsx, .xls | Importazioni dati, elenchi inventario, programmi di manutenzione |
💡 Migliori Pratiche
Usa convenzioni di denominazione coerenti, mantieni il controllo delle versioni e imposta date di scadenza per i documenti sensibili al tempo. Rivedi e archivia regolarmente i documenti obsoleti per mantenere organizzato il tuo archivio.
⚠️ Nota: La dimensione massima del file è tipicamente limitata dalla configurazione del server. Contatta il tuo amministratore per i limiti specifici.
Utenti
La sezione Utenti consente agli amministratori di creare, gestire e configurare account utente, assegnare ruoli e controllare i livelli di accesso al sistema per tutti i membri del team.
👥 Cos'è la Gestione Utenti?
La gestione utenti fornisce un controllo centralizzato su chi può accedere al sistema e quali azioni può eseguire in base al ruolo assegnato.
- • Nome - Il nome completo dell'utente per l'identificazione
- • Email - Credenziali di accesso e indirizzo di notifica
- • Gruppo/Ruolo - Livello di autorizzazione (Amministratore, Manutenzione, Operatore)
- • Stato - Stato dell'account attivo o inattivo
Ruoli Utente
Definisci ruoli come Amministratore, Tecnico, Visitatore, o crea ruoli personalizzati con permessi specifici.
Amministratore
Accesso CompletoAccesso completo al sistema con la possibilità di gestire utenti, impostazioni e tutte le funzionalità.
- ✓ Gestire tutti gli utenti e i permessi
- ✓ Accedere a tutte le impostazioni di sistema
- ✓ Visualizzare e modificare tutti i dati
Manutenzione
Accesso OperativoPuò gestire operazioni di manutenzione, ordini di lavoro e asset.
- ✓ Crea e gestisci ordini di lavoro
- ✓ Visualizzare e aggiornare gli asset
- ✓ Accedere ai report di manutenzione
Operatore
Accesso BaseAccesso limitato per le attività operative quotidiane.
- ✓ Visualizza gli ordini di lavoro assegnati
- ✓ Aggiorna lo stato dell'ordine di lavoro
- ✓ Visualizzare le informazioni sugli asset
📋 Elenco Utenti
L'elenco utenti mostra tutti i membri del team con le loro informazioni essenziali:
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Nome | Nome completo dell'utente per l'identificazione |
| Indirizzo email utilizzato per l'accesso e le notifiche | |
| Gruppo | Ruolo/gruppo di permessi assegnato |
| Stato | Stato dell'account (attivo o inattivo) |
🔘 Azioni
Visualizza Profilo
Apre la pagina del profilo dettagliato dell'utente con tutte le informazioni e i widget.
Modifica Utente
Modifica i dettagli dell'utente, inclusi nome, email e assegnazione del ruolo.
Cambia Stato
Attiva o disattiva un account senza eliminarlo. La disattivazione revoca immediatamente i token API dell'utente e disconnette la sua sessione. Non puoi disattivare il tuo account.
Elimina Utente
Rimuovi definitivamente un utente. Questa operazione non può essere annullata. Un utente che ha mai segnalato un ordine di lavoro o registrato un'attività non può essere eliminato — disattivalo invece. Inoltre non puoi eliminare il tuo account. Alla cancellazione, tutti gli ordini di lavoro o le attività a cui erano assegnati vengono annullati.
Invia link per reimpostare la password
Sul profilo utente (scheda Informazioni di contatto) — invia un link monouso per impostare una nuova password. Usalo se qualcuno è bloccato o non ha mai accettato il suo invito.
🕔 Ultimo accesso e inviti in sospeso
L'elenco utenti e il profilo mostrano l'ultima attività di ciascuna persona. Chi non ha ancora impostato la password viene visualizzato come Invito non ancora accettato (ambra) — reinvia il link dal proprio profilo.
☑️ Azioni in blocco
Nella vista elenco, seleziona le caselle di controllo sulle righe desiderate, quindi usa la barra blu che appare: Attiva, Disattiva o Sposta in un altro gruppo. Si applica alla pagina corrente e salta il tuo account durante la disattivazione.
➕ Creazione di un Nuovo Utente
Segui questi passaggi per aggiungere un nuovo membro al team:
- 1 Vai a Ufficio → Utenti dal menu principale.
- 2 Clicca il pulsante "Aggiungi Utente" in alto a destra.
- 3 Compila Nome ed Email. Lascia vuota Password — il nuovo utente imposterà la propria tramite un link via email. (Impostala solo per un dispositivo condiviso che necessita di una password fissa.)
- 4 Seleziona il gruppo utente appropriato — questo decide cosa possono fare (vedi Permessi).
- 5 Clicca su "Salva". L'utente riceverà un'email di benvenuto con un link usa e getta per impostare la propria password. Nessuna password viene mai inviata nell'email.
Widget Dettagli Utente
Quando si visualizza un profilo utente, diversi widget forniscono un accesso rapido alle informazioni correlate:
Informazioni di Contatto
Visualizza i dettagli di contatto dell'utente e le impostazioni dell'account.
Include: Email, telefono, reparto e stato dell'account
Macchine Assegnate
Mostra tutte le macchine/risorse assegnate a questo utente per la manutenzione o la supervisione.
Include: Conteggio macchine, assegnazioni principali e panoramica stato
Ordini di lavoro utente
Elenca tutti gli ordini di lavoro creati da o assegnati a questo utente.
Include: Ordini di lavoro aperti, ordini di lavoro completati e metriche di performance
Grafico attività
Un grafico dell'attività degli ordini di lavoro di questo utente nel tempo.
Include: Ordini di lavoro completati per periodo, andamento in aumento o diminuzione
Competenze
Le competenze possedute da questo utente, ciascuna con il proprio livello di competenza e se è stata verificata. Mostrato solo quando il modulo HRM è abilitato.
Certificazioni
Le certificazioni attualmente possedute da questo utente, il loro stato e la data di scadenza, con un link a qualsiasi documento di certificato allegato. Mostrato solo quando il modulo HRM è abilitato.
Il mio calendario turni
Un calendario personale degli incarichi di turno imminenti di questo utente. Mostrato solo quando il modulo HRM è abilitato.
✨ Banner Approfondimenti AI: Un banner appena sotto l'eroe che segnala il carico di lavoro attuale dell'utente (sopra o nella media) e le certificazioni in scadenza entro 60 giorni, con chip a colpo d'occhio per il conteggio delle competenze e delle certificazioni.
Per impostazione predefinita, tutti gli utenti di tutte le sedi possono essere visualizzati nell'elenco utenti. Se desideri vedere solo gli utenti appartenenti alla tua sede, utilizza il filtro e seleziona la tua sede!
Turni
La funzione Turni ti consente di definire turni di lavoro ricorrenti e di assegnare i tecnici ad essi su un calendario a livello di team, in modo che tutti sappiano chi sta lavorando, chi è reperibile, in formazione o assente in qualsiasi momento.
🕒 Cos'è la pianificazione dei turni?
Un turno è un blocco di tempo riutilizzabile (ad es. "Mattino", "Notte") con un'ora di inizio, un'ora di fine, un colore e giorni ricorrenti opzionali. Le assegnazioni collocano un tecnico in un turno per una data specifica sul calendario condiviso.
- • Turno - Un blocco di tempo denominato (ora di inizio/fine, colore) che può ripetersi nei giorni scelti della settimana
- • Assegnazione - Collega un tecnico a un turno (o a un periodo di riposo/reperibilità/formazione) in una data specifica
- • Calendario turni - Una griglia settimanale o mensile che mostra a colpo d'occhio le assegnazioni di ogni tecnico
🕒 All'interno di un turno
Aprendo un turno dall'elenco si accede alla sua pagina, che mostra i dettagli della pianificazione e i tecnici assegnati per impostazione predefinita:
📑 Schede della pagina Turno
Dettagli Turno
Nome, durata, ora di inizio e fine, stato attivo e data di creazione del turno.
Utenti Predefiniti
Tecnici a cui è assegnato questo turno per impostazione predefinita — clicca su uno di essi per aprire il loro profilo.
📋 Tipi di assegnazione
Quando assegni un tecnico sul calendario, scegli il tipo che corrisponde a ciò che sta effettivamente facendo quel giorno:
| Tipo | Cosa significa |
|---|---|
| Turno | Il tecnico sta lavorando un turno definito (richiede la selezione di un turno). |
| Reperibile | Il tecnico è disponibile per le emergenze ma non è assegnato a un turno regolare. |
| Tempo libero | Il tecnico è libero – non è necessario selezionare un turno. |
| Formazione | Il tecnico sta frequentando un corso di formazione anziché svolgere le normali mansioni. |
➕ Creazione di un turno
I turni vengono creati una volta per sede e quindi riutilizzati per un numero qualsiasi di assegnazioni.
- 1 Vai su Ufficio → Turni e clicca su Aggiungi turno.
- 2 Inserisci un Nome (ad es. "Mattino", "Notte"), un'Ora di inizio e un'Ora di fine e scegli un Colore per farlo risaltare sul calendario.
- 3 Seleziona facoltativamente i giorni ricorrenti in cui il turno si svolge normalmente.
- 4 Salva il turno — ora appare come opzione ogni volta che un tecnico viene assegnato sul Calendario turni.
Nota: I nomi dei turni devono essere unici solo all'interno della tua sede — sedi diverse possono riutilizzare lo stesso nome di turno.
🗓️ Utilizzo del calendario turni
Il Calendario Turni mostra l'intero team affiancato in modo da poter individuare a colpo d'occhio le lacune di copertura.
- 1 Apri il Calendario Turni dal menu principale.
- 2 Usa il pulsante settimana/mese e le frecce di navigazione per spostarti tra i periodi, oppure clicca su Oggi per tornare alla data corrente.
- 3 Clicca su una cella vuota accanto al nome di un tecnico nella data che desideri pianificare.
- 4 Scegli il Tipo (Turno, Reperibile, Tempo libero o Formazione) e, a meno che non si tratti di tempo libero, il Turno da assegnare.
- 5 Salva — l'assegnazione appare immediatamente sulla griglia, codificata per colore in base al turno. Clicca su un'assegnazione esistente per rimuoverla.
Widget I miei turni
La pagina del profilo di ogni tecnico include un calendario turni personale che mostra solo le proprie prossime assegnazioni, in modo che possano controllare il loro programma senza aprire il calendario completo del team.
Giorni ricorrenti
I turni possono essere contrassegnati come ricorrenti in giorni specifici della settimana, il che determina i modelli di pianificazione predefiniti senza richiedere la creazione di una nuova assegnazione per ogni singola data.
Suggerimento: Assegna i turni con qualche settimana di anticipo in modo che i tecnici possano pianificare in anticipo il tempo libero, le rotazioni di reperibilità e la formazione.
Turni di lavoro
Una rotazione dei turni è un modello riutilizzabile e ripetitivo che si estende da due a sei settimane, ogni settimana assegnata a un turno specifico o contrassegnata come "riposo". Una volta creata, una rotazione può essere assegnata a qualsiasi numero di tecnici e l'app riempie automaticamente il loro calendario per le settimane successive.
🔁 Un punto di riferimento per il calendario condiviso
Ogni rotazione della stessa durata concorda su quale settimana del calendario reale è la "Settimana A" - è sempre la stessa settimana per ogni tecnico e ogni rotazione di quella durata, ancorata a una data di riferimento fissa. Ciò significa che due tecnici con la stessa rotazione di 2 settimane sono sempre sincronizzati tra loro, anche se sono stati assegnati alla rotazione in date diverse.
➕ Creare una rotazione dei turni
- 1 Naviga su Ufficio → Rotazioni dei turni e clicca su Aggiungi rotazione dei turni.
- 2 Inserisci un Nome, scegli quante Settimane dura il modello (2-6), quindi scegli un turno (o "Riposo") per ogni settimana.
- 3 Salva: la rotazione è ora disponibile per essere assegnata a qualsiasi tecnico nelle tue sedi.
👤 Assegnazione di una rotazione
Assegna una rotazione a un tecnico dal widget dei turni del suo profilo o dal Calendario dei turni del team (l'icona di rotazione accanto al suo nome). L'assegnazione di una rotazione sostituisce il suo turno predefinito — un tecnico ha esattamente l'uno o l'altro, mai entrambi — e l'app materializza automaticamente le prossime settimane di assegnazioni, mantenendo un orizzonte di dieci settimane riempito da un lavoro programmato giornaliero.
Le sovrascritture manuali vincono sempre: se assegni manualmente un turno specifico, un permesso, una reperibilità o una formazione in una data che la rotazione coprirebbe altrimenti, tale voce manuale non viene mai sovrascritta o rimossa dalla rotazione — la rotazione riempie solo le date che non hanno una propria assegnazione esplicita.
Competenze
La funzione Competenze tiene traccia delle competenze tecniche del tuo team — organizzate in Categorie di Competenza — in modo da poter vedere chi è qualificato per cosa, individuare le lacune nella copertura prima che diventino un problema e richiedere le competenze giuste sulle macchine che le necessitano.
🎓 Cosa sono le Competenze e le Categorie di Competenza?
Una Categoria di Competenza raggruppa competenze correlate (es. "Elettrico", "Saldatura"). Ogni Competenza appartiene a una categoria e può essere assegnata a qualsiasi tecnico con un livello di competenza — consapevolezza, principiante, intermedio, avanzato o esperto.
- • Categoria di Competenza - Un gruppo di competenze correlate (es. Elettrico, HVAC, Sicurezza)
- • Competenza - Una singola capacità (es. "Saldatura ad arco") appartenente a una categoria
- • Livello di Competenza - Quanto è capace un tecnico: consapevolezza, principiante, intermedio, avanzato o esperto
- • Verificato - Un manager può contrassegnare la competenza dichiarata di un tecnico come confermata
⭐ All'interno di una competenza
La pagina di una competenza raggruppa tutti coloro che la possiedono e tutti i luoghi in cui è richiesta:
📑 Schede della pagina Competenza
Dettagli Competenza
Nome, categoria e stato attivo.
Utenti con questa Competenza
Ogni tecnico che possiede la competenza, il suo livello di competenza e se è stata verificata.
Richiesta per Macchine
Macchine che richiedono questa competenza per funzionare, ognuna con il proprio livello minimo di competenza, flag obbligatorio/raccomandato e quanti tecnici attivi sono già qualificati.
Assegnazione in Blocco
Visibile a chiunque possa modificare la competenza — la assegna a ogni membro attivo di un gruppo scelto in un'unica azione.
🗂️ All'interno di una Categoria di Competenze
La pagina di una categoria raggruppa le sue competenze in un quadro di copertura a livello di team:
📑 Schede della pagina Categoria di Competenze
Dettagli Categoria
Nome, descrizione, stato attivo e sede.
Distribuzione della Competenza
Una ripartizione a barre di quanti tecnici si trovano a ciascun livello di competenza — da principiante a esperto — per ogni competenza della categoria.
Competenze in questa Categoria
Ogni competenza nella categoria con il conteggio dei detentori, il conteggio degli esperti e un badge di copertura — che segnala le competenze senza esperti o con un solo tecnico qualificato.
Copertura del Team
Ogni tecnico con una competenza in questa categoria, il loro miglior livello di competenza, quante competenze della categoria coprono e se è stata verificata.
✨ Striscia di approfondimento AI: Segnala le lacune di competenze senza copertura di esperti e offre scorciatoie con un clic per visualizzare la lacuna o chiedere all'IA un piano di formazione — o conferma che la categoria è completamente coperta.
➕ Assegnazione di una Competenza a un Tecnico
Le competenze vengono assegnate direttamente dalla pagina del profilo di un tecnico.
- 1 Apri il profilo del tecnico e trova la scheda Competenze.
- 2 Clicca su + Aggiungi, scegli una competenza dall'elenco e un livello di competenza iniziale.
- 3 Facoltativamente aggiungi una nota (es. dove o quando la competenza è stata acquisita), quindi salva.
- 4 Per rimuovere una competenza in seguito, passaci sopra nell'elenco e clicca sulla × che appare.
Richiedere Competenze sulle Macchine
Alcune macchine dovrebbero essere utilizzate solo da tecnici con formazione specifica. Apri la pagina della macchina, trova la scheda Competenze Richieste e allega le competenze necessarie — ogni requisito ha il proprio livello di competenza minimo e può essere contrassegnato come obbligatorio o semplicemente raccomandato. La scheda mostra quanti tecnici attualmente attivi sono già qualificati per ogni requisito, così una lacuna è immediatamente visibile.
Analisi delle Lacune di Competenza
Il widget delle Lacune di Competenza del dashboard evidenzia le competenze con il minor numero di tecnici qualificati nel tuo team, insieme alle certificazioni in scadenza o già scadute — così le priorità di formazione sono visibili prima che si trasformino in un problema di copertura.
Matrice delle Competenze
Aggiungi il widget Matrice delle competenze alla tua Dashboard per avere una griglia a livello di team di ogni tecnico rispetto a ogni competenza, mostrando a colpo d'occhio il livello di competenza di ogni persona — filtrala per una singola categoria per individuare esattamente chi è (e chi non è) qualificato per una data area.
Assegna in blocco a un gruppo
Dalla pagina di una competenza, assegnala a ogni membro attivo di un gruppo in un'unica azione — utile quando si introduce una nuova competenza richiesta a tutto il team. I tecnici che hanno già la competenza mantengono la loro competenza esistente; l'assegnazione in blocco copre solo le lacune.
Suggerimento: I nomi delle competenze e delle categorie di competenza devono essere unici solo all'interno della tua struttura — un secondo sito può definire la propria categoria "Elettrico" senza conflitti.
Certificazioni
La funzione Certificazioni tiene traccia delle qualifiche formali a tempo limitato possedute dai vostri tecnici (licenze carrelli elevatori, formazione spazi confinati, tessere di sicurezza elettrica), con monitoraggio automatico delle scadenze e promemoria di rinnovo.
🎓 Cosa sono le Certificazioni?
Una certificazione viene definita una volta (nome, ente emittente, periodo di validità) e poi rilasciata a un numero qualsiasi di tecnici, ognuno con la propria data di emissione, data di scadenza e numero di certificato.
- • Stato - Attivo, In scadenza, Scaduto o Rinnovato — aggiornato automaticamente ogni giorno
- • Periodo di Validità - Quanti mesi una certificazione rimane valida una volta emessa (opzionale, informativo)
- • Numero di Certificato - Il numero di riferimento del titolo, se presente
- • Monitoraggio Automatico Scadenze - Un controllo giornaliero contrassegna le certificazioni scadute e invia promemoria di rinnovo a 30, 14 e 7 giorni dalla scadenza
🎖️ All'interno di una Certificazione
La pagina di una certificazione mostra la sua definizione insieme a tutti coloro che attualmente la possiedono:
📑 Schede della pagina Certificazione
Dettagli Certificazione
Ente emittente, periodo di validità e stato attivo.
Detentori
Ogni tecnico che attualmente possiede la certificazione, con aggiornamenti di stato in tempo reale (Attivo, Scadenza Imminente, Scaduto) man mano che cambiano.
➕ Rilascio di una Certificazione a un Tecnico
Le certificazioni vengono rilasciate direttamente dalla pagina del profilo di un tecnico.
- 1 Aprire il profilo del tecnico e trovare la scheda Certificazioni.
- 2 Cliccare + Aggiungi, scegliere la certificazione e inserire la data di emissione e (se scade) la data di scadenza.
- 3 Facoltativamente, registra il numero di riferimento del certificato e allega una scansione o un PDF del certificato stesso.
- 4 Salva — una piccola icona di documento accanto al nome della certificazione apre il file allegato; caricandone uno nuovo in seguito lo sostituirà.
- 5 Per rimuovere una certificazione in seguito, passa il mouse su di essa nell'elenco e clicca sulla × che appare.
Rinnovo di una Certificazione in Scadenza
Quando un tecnico si ricertifica, passare il mouse sulla sua certificazione esistente e cliccare sull'icona di rinnovo — questo aggiorna lo stesso record con la nuova data di emissione, data di scadenza e numero di certificato invece di creare una voce duplicata, in modo che la cronologia dei rinnovi del tecnico rimanga un unico record attuale.
Promemoria di Scadenza
Ogni mattina viene eseguito un controllo programmato: le certificazioni oltre la data di scadenza vengono contrassegnate come Scadute e i responsabili dei tecnici vengono avvisati quando una certificazione si avvicina alla scadenza (a 30, 14 e 7 giorni) in modo che il rinnovo non sia mai una sorpresa.
Suggerimento: i nomi delle certificazioni devono essere unici solo all'interno della vostra sede. Una certificazione attualmente posseduta da qualcuno non può essere eliminata — disattivatela invece in modo che la cronologia e tutti i numeri di riferimento dei certificati registrati siano preservati.
Report
La funzionalità Report fornisce potenti strumenti di analisi e visualizzazione dei dati per aiutarti a comprendere le tue operazioni di manutenzione, monitorare le prestazioni e prendere decisioni basate sui dati.
📊 Cosa sono i Report?
I report aggregano i dati degli ordini di lavoro, degli asset e dell'inventario per fornire insight tramite visualizzazioni personalizzabili e formati esportabili.
- • Tipo di report - Report su ordini di lavoro, asset o inventario
- • Filtri Data - Definisci l'intervallo di tempo per l'analisi dei dati
- • Colonne - Seleziona quali campi dati includere
- • Visualizzazione - Scegli come vengono visualizzati i dati (grafici, tabelle)
Tipi di Report
Scegli tra tre tipi principali di report in base ai dati che desideri analizzare:
Report ordini di lavoro
Analizza richieste di manutenzione, tempi di risoluzione, distribuzione del carico di lavoro e performance SLA.
Report Risorse
Monitora stato attrezzature, storico manutenzione, tempi di inattività e metriche del ciclo di vita.
Report Inventario
Monitora livelli di scorte, utilizzo parti, costi e requisiti di riordino.
🔨 Utilizzo del Costruttore di Report
Il Costruttore di Report ti guida attraverso un processo in 5 fasi per creare report personalizzati:
- 1 Seleziona tipo di report - Scegli tra report su ordini di lavoro, asset o inventario.
- 2 Imposta Intervallo di Date - Definisci il periodo di tempo per i tuoi dati utilizzando opzioni preimpostate o date personalizzate.
- 3 Scegli Colonne - Seleziona quali campi dati includere nel tuo report.
- 4 Seleziona Visualizzazione - Scegli come visualizzare i tuoi dati: a barre, a linee, a torta, a ciambella, tabella o mista.
- 5 Anteprima e Salva - Rivedi il tuo report, assegnagli un nome e, facoltativamente, aggiungi una descrizione prima di salvarlo.
Tipi di Visualizzazione
Grafico a Barre
Grafico a Linee
Grafico a Torta
Grafico a Ciambella
Tabella
Misto
📑 Modelli di Report
Utilizza modelli predefiniti per generare rapidamente report comuni:
| Nome Modello | Tipo | Descrizione |
|---|---|---|
| Ordini di lavoro per posizione | Work Order | Mostra la distribuzione degli ordini di lavoro nelle tue strutture e posizioni. |
| Tempo di Risoluzione per Categoria | Work Order | Analizza i tempi medi di risoluzione per le diverse categorie di ordini di lavoro. |
| Fermo Macchina | Work Order | Traccia le ore e i modelli di fermo macchina per le tue attrezzature. |
| Prestazioni dei Tecnici | Work Order | Confronta i tassi e i tempi di completamento degli ordini di lavoro tra i tecnici. |
| Utilizzo Ricambi | Inventory | Monitora quali ricambi sono più frequentemente utilizzati nella manutenzione. |
| Stato Ordini di Lavoro | Work Order | Panoramica sullo stato e sull'avanzamento degli ordini di lavoro. |
💡 Consigli per Report Efficaci
- Inizia dai modelli - Utilizza i modelli predefiniti come punto di partenza, poi personalizza secondo necessità.
- Usa intervalli di date appropriati - Periodi più brevi per l'analisi delle tendenze, più lunghi per i modelli.
- Abbina la visualizzazione ai dati - Usa grafici a torta per le proporzioni, grafici a linee per le tendenze nel tempo.
- Esporta per presentazioni - I report possono essere esportati in PDF o CSV per la condivisione con gli stakeholder.
Registro di Audit
Il Registro di Audit fornisce un registro completo di tutte le attività del sistema, aiutandoti a tracciare le modifiche, mantenere la conformità e investigare i problemi.
📝 Cos'è il Registro di Audit?
Ogni azione significativa nel sistema viene registrata automaticamente con dettagli su chi l'ha eseguita, cosa è cambiato e quando è avvenuta.
- • Evento - Il tipo di azione eseguita (creato, aggiornato, eliminato, ripristinato)
- • Modello - Il tipo di record interessato (Utente, Ordine di lavoro, Asset, ecc.)
- • Utente - Chi ha eseguito l'azione
- • Data/Ora - Quando l'azione è avvenuta
Tipi di Evento di Audit
Un nuovo record è stato aggiunto al sistema.
Un record esistente è stato modificato.
Un record è stato rimosso dal sistema.
Un record precedentemente eliminato è stato ripristinato.
📋 Visualizzazione Elenco Registro di Audit
Il registro di audit mostra informazioni dettagliate su ogni evento registrato:
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Data/Ora | Quando l'evento è avvenuto, mostrato nel tuo fuso orario locale |
| Evento | Tipo di azione: Creato, Aggiornato, Eliminato o Ripristinato |
| Modello | Il tipo di record interessato |
| Utente | La persona che ha eseguito l'azione |
| Modifiche | Valori prima/dopo per i campi aggiornati (negli eventi di aggiornamento) |
| Indirizzo IP | L'indirizzo di rete da cui è stata eseguita l'azione |
🔍 Filtro del Registro di Audit
Usa i filtri per trovare rapidamente eventi specifici:
- • Intervallo di Date - Cerca all'interno di un periodo di tempo specifico utilizzando il selettore di date.
- • Tipo di Evento - Filtra per eventi Creati, Aggiornati, Eliminati o Ripristinati.
- • Tipo di endpoint - Filtra per tipo di record (Utenti, Ordini di lavoro, Asset, Ricambi, ecc.).
💡 Migliori Pratiche per i Log di Audit
Rivedi regolarmente i log di audit per attività insolite, specialmente tentativi di accesso falliti e cancellazioni di massa. Usa i filtri per data per concentrarti su periodi di tempo specifici durante le indagini.
⚠️ Nota: I log di audit sono conservati in base alla politica di conservazione dei dati della tua organizzazione. Le voci molto vecchie possono essere archiviate o rimosse automaticamente.
📚 Riferimento Rapido
📄 Documentazione
- File supportati: jpeg, png, pdf, csv, xlsx, xls
- Naviga: Office → Documentazione
- Organizza: Usa cartelle e associazioni di entità
- Buona pratica: Usa convenzioni di denominazione coerenti
👥 Utenti
- Ruoli: Amministratore, Manutenzione, Operatore
- Naviga: Office → Utenti
- Campi richiesti: Nome, Email, Password
- Buona pratica: Assegna le autorizzazioni minime richieste
📊 Report
- Tipi: Ordine di lavoro, Asset, Inventario
- Naviga: Office → Report
- Visualizzazioni: A barre, A linee, A torta, Ad anello, Tabella, Miste
- Buona pratica: Inizia dai modelli, poi personalizza
📝 Log di Audit
- Eventi: Creato, Aggiornato, Eliminato, Ripristinato
- Naviga: Office → Log di Audit
- Filtri: Intervallo di date, Tipo di evento, Tipo di record
- Buona pratica: Rivedi regolarmente per la sicurezza
🆘 Serve aiuto?
Se hai domande sulle funzionalità di Office o riscontri problemi, contatta l'amministratore di sistema o consulta altre sezioni della documentazione.
Ricorda: Le funzionalità amministrative come la gestione utenti e i log di audit sono tipicamente limitate agli utenti con permessi di Amministratore.