Dokumentation, Benutzer, Berichte und Audit-Log
Umfassender Leitfaden für das Büro-Modul, einschließlich Dokumentenverwaltung, Benutzerverwaltung, Berichte und Audit-Protokollierung.
Das Büro-Modul bietet wichtige Verwaltungswerkzeuge zur Verwaltung von Dokumentationen, Benutzern, Berichten und Audit-Protokollen. Diese Funktionen helfen dabei, die organisatorische Effizienz zu erhalten, die Compliance zu gewährleisten und Systemaktivitäten zu verfolgen.
Dokumentation
Die Dokumentationsfunktion ermöglicht es Ihnen, alle wesentlichen Dokumente, einschließlich Handbücher, Zertifikate, Zeichnungen und Berichte, zu speichern, zu organisieren und zu verwalten.
📄 Was ist Dokumentenverwaltung?
Die Dokumentenverwaltung bietet ein zentrales Repository zum Speichern und Organisieren von Dateien, die sich auf Ihre Vermögenswerte, Wartungsverfahren und Compliance-Anforderungen beziehen.
- • Dateiname - Der ursprüngliche Name des hochgeladenen Dokuments
- • Ordner - Die Kategorie oder der Ordner, in dem das Dokument organisiert ist
- • Entitätszuordnung - Verknüpfen Sie Dokumente mit bestimmten Vermögenswerten, Standorten oder Tickets
- • Unterstützte Formate - Bilder (jpeg, png), PDFs und Tabellenkalkulationen (csv, xlsx, xls)
Dokumenttypen
Organisieren Sie Ihre Dokumente in Kategorien für einfaches Abrufen und Compliance-Verfolgung.
Handbücher
Betriebshandbücher, Benutzerhandbücher und technische Dokumentation.
Zertifikate
Sicherheitszertifikate, Inspektionsberichte und Compliance-Dokumente.
Zeichnungen
Technische Zeichnungen, Blaupausen und Schaltpläne.
Berichte
Wartungsberichte, Vorfallsberichte und Analysedokumente.
📤 Dokumente hochladen
Folgen Sie diesen Schritten, um ein neues Dokument in das System hochzuladen:
- 1 Navigieren Sie zu Büro → Dokumentation im Hauptmenü.
- 2 Klicken Sie auf die „Dokument hinzufügen" Schaltfläche, um das Upload-Dialogfeld zu öffnen.
- 3 Wählen Sie eine Datei von Ihrem Gerät aus, indem Sie auf „Datei wählen" klicken oder die Datei ziehen und ablegen.
- 4 Füllen Sie optionale Details wie Ordnerkategorie und Entitätszuordnung aus.
- 5 Klicken Sie auf „Hochladen", um das Dokument im System zu speichern.
📁 Unterstützte Dateitypen
| Dateityp | Erweiterungen | Anwendungsfall |
|---|---|---|
| Bilder | .jpeg, .png | Fotos von Ausrüstung, Schadensbelege, visuelle Aufzeichnungen |
| PDF-Dokumente | Handbücher, Zertifikate, offizielle Berichte, Verträge | |
| Tabellenkalkulationen | .csv, .xlsx, .xls | Datenimporte, Bestandslisten, Wartungspläne |
💡 Bewährte Verfahren
Verwenden Sie konsistente Namenskonventionen, halten Sie die Versionskontrolle ein und legen Sie Ablaufdaten für zeitempfindliche Materialien fest. Überprüfen und archivieren Sie regelmäßig veraltete Dokumente, um Ihr Repository in Ordnung zu halten.
⚠️ Hinweis: Die maximale Dateigröße wird normalerweise durch die Serverkonfiguration begrenzt. Wenden Sie sich an Ihren Administrator für spezifische Limits.
Benutzer
Der Benutzerabschnitt ermöglicht Administratoren, Benutzerkonten zu erstellen, zu verwalten und zu konfigurieren, Rollen zuzuordnen und die Systemzugriffsstufen für alle Teammitglieder zu steuern.
👥 Was ist Benutzerverwaltung?
Die Benutzerverwaltung bietet zentrale Kontrolle darüber, wer auf das System zugreifen kann und welche Maßnahmen er basierend auf seiner zugewiesenen Rolle ergreifen kann.
- • Name - Der vollständige Name des Benutzers zur Identifizierung
- • E-Mail - Anmeldeinformationen und Benachrichtigungsadresse
- • Gruppe/Rolle - Berechtigungsstufe (Admin, Wartung, Arbeiter)
- • Status - Aktiver oder inaktiver Kontostatus
Benutzerrollen
Definieren Sie Rollen wie Administrator, Techniker, Zuschauer oder erstellen Sie benutzerdefinierte Rollen mit spezifischen Berechtigungen.
Administrator
VollzugriffVollständiger Systemzugriff mit der Möglichkeit, Benutzer, Einstellungen und alle Funktionen zu verwalten.
- ✓ Verwalten Sie alle Benutzer und Berechtigungen
- ✓ Zugriff auf alle Systemeinstellungen
- ✓ Alle Daten anzeigen und ändern
Wartung
Operativer ZugriffKann Wartungsvorgänge, Tickets und Vermögenswerte verwalten.
- ✓ Tickets erstellen und verwalten
- ✓ Vermögenswerte anzeigen und aktualisieren
- ✓ Auf Wartungsberichte zugreifen
Arbeiter
GrundzugriffBegrenzter Zugriff für tägliche Betriebsaufgaben.
- ✓ Zugeordnete Tickets anzeigen
- ✓ Ticket-Status aktualisieren
- ✓ Vermögensinformationen anzeigen
📋 Benutzerlistenansicht
Die Benutzerliste zeigt alle Teammitglieder mit ihren wichtigsten Informationen:
| Spalte | Was es zeigt |
|---|---|
| Name | Vollständiger Name des Benutzers zur Identifizierung |
| E-Mail-Adresse für Anmeldung und Benachrichtigungen | |
| Gruppe | Zugewiesene Rolle/Berechtigungsgruppe |
| Status | Aktiver oder inaktiver Kontostatus |
🔘 Aktionsschaltflächen
Profil anzeigen
Öffnet die detaillierte Profilseite des Benutzers mit allen Informationen und Widgets.
Benutzer bearbeiten
Ändern Sie Benutzerdetails, einschließlich Name, E-Mail und Rollenzuweisung.
Status umschalten
Aktivieren oder deaktivieren Sie ein Benutzerkonto, ohne es zu löschen.
Benutzer löschen
Benutzer dauerhaft aus dem System entfernen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
➕ Neuen Benutzer erstellen
Folgen Sie diesen Schritten, um ein neues Teammitglied hinzuzufügen:
- 1 Navigieren Sie zu Büro → Benutzer im Hauptmenü.
- 2 Klicken Sie auf die „Benutzer hinzufügen" Schaltfläche oben rechts.
- 3 Füllen Sie die erforderlichen Felder aus: Name, E-Mail, Passwort.
- 4 Wählen Sie die entsprechende Benutzergruppe/Rolle basierend auf ihren Verantwortungen aus.
- 5 Klicken Sie auf „Speichern", um das Konto zu erstellen. Der Benutzer erhält eine Willkommens-E-Mail.
Benutzer-Detail-Widgets
Beim Anzeigen eines Benutzerprofils bieten mehrere Widgets schnellen Zugriff auf verwandte Informationen:
Kontaktinformationen
Zeigt die Kontaktdaten und Kontoeinstellungen des Benutzers an.
Enthält: E-Mail, Telefon, Abteilung und Kontostatus
Zugeordnete Maschinen
Zeigt alle Maschinen/Vermögenswerte an, die diesem Benutzer zur Wartung oder Überwachung zugeordnet sind.
Enthält: Maschinenanzahl, primäre Zuordnungen und Statusübersicht
Benutzer-Tickets
Listet alle Tickets auf, die von diesem Benutzer erstellt oder ihm zugeordnet wurden.
Enthält: Offene Tickets, abgeschlossene Tickets und Leistungskennzahlen
Gruppenberechtigungen
Zeigt die Berechtigungsdetails der zugeordneten Benutzergruppe.
Enthält: Zugriffsstufen, Funktionsberechtigungen und Einschränkungen
Standardmäßig können alle Benutzer von allen Räumlichkeiten in der Benutzerliste angezeigt werden. Wenn Sie nur Benutzer sehen möchten, die zu Ihren Räumlichkeiten gehören, verwenden Sie bitte den Filter und wählen Sie Ihre Räumlichkeiten aus!
Berichte
Die Berichtefunktion bietet leistungsstarke Datenanalyse- und Visualisierungstools, um Ihre Wartungsvorgänge zu verstehen, die Leistung zu verfolgen und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.
📊 Was sind Berichte?
Berichte aggregieren Daten aus Ihren Tickets, Vermögenswerten und Beständen, um Einblicke durch anpassbare Visualisierungen und exportierbare Formate zu bieten.
- • Berichtstyp - Ticket-, Vermögens- oder Bestandsberichte
- • Datumsfilter - Definieren Sie den Zeitbereich für die Datenanalyse
- • Spalten - Wählen Sie aus, welche Datenfelder einbezogen werden sollen
- • Visualisierung - Wählen Sie, wie Daten angezeigt werden (Diagramme, Tabellen)
Berichtstypen
Wählen Sie aus drei Hauptberichtstypen basierend auf den zu analysierenden Daten:
Ticket-Berichte
Analysieren Sie Wartungsanfragen, Lösungszeiten, Arbeitsbelastungsverteilung und SLA-Leistung.
Vermögensberichte
Verfolgen Sie Ausrüstungsstatus, Wartungsverlauf, Ausfallzeiten und Lebenszyklusmetriken.
Bestandsberichte
Überwachen Sie Bestandsstufen, Teileverbrauch, Kosten und Nachbestellungsanforderungen.
🔨 Verwendung des Berichts-Builders
Der Berichts-Builder führt Sie durch einen 5-stufigen Prozess zur Erstellung benutzerdefinierter Berichte:
- 1 Berichtstyp auswählen - Wählen Sie zwischen Ticket-, Vermögens- oder Bestandsberichten.
- 2 Datumsbereich festlegen - Definieren Sie den Zeitraum für Ihre Daten mit vordefinierten Optionen oder benutzerdefinierten Daten.
- 3 Spalten auswählen - Wählen Sie aus, welche Datenfelder in Ihren Bericht aufgenommen werden sollen.
- 4 Visualisierung auswählen - Wählen Sie aus, wie Ihre Daten angezeigt werden: Balken, Linie, Kreis, Donut, Tabelle oder gemischt.
- 5 Vorschau und Speichern - Überprüfen Sie Ihren Bericht, benennen Sie ihn und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu, bevor Sie speichern.
Visualisierungstypen
Balkendiagramm
Liniendiagramm
Kreisdiagramm
Donut-Diagramm
Tabelle
Gemischt
📑 Berichtsvorlagen
Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen, um schnell häufige Berichte zu erstellen:
| Vorlagenname | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
| Tickets nach Standort | Ticket | Zeigt die Verteilung der Tickets auf Ihre Räumlichkeiten und Standorte. |
| Lösungszeit nach Kategorie | Ticket | Analysiert die durchschnittlichen Lösungszeiten für verschiedene Ticketkategorien. |
| Maschinenausfallzeit | Ticket | Verfolgt Ausfallzeitstunden und Muster für Ihre Ausrüstung. |
| Techniker-Leistung | Ticket | Vergleicht die Ticketabschlussquoten und -zeiten zwischen Technikern. |
| Teileverbrauch | Inventory | Überwacht, welche Teile bei der Wartung am häufigsten verwendet werden. |
| Status des Arbeitsauftrags | Ticket | Übersicht über Auftragsstatus und Fortschritt. |
💡 Tipps für effektive Berichte
- Beginnen Sie mit Vorlagen - Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen als Ausgangspunkt, passen Sie dann wie erforderlich an.
- Verwenden Sie geeignete Datumsbereiche - Kürzere Zeiträume für Trendanalysen, längere für Muster.
- Passen Sie die Visualisierung an die Daten an - Verwenden Sie Kreisdiagramme für Proportionen, Liniendiagramme für Trends über die Zeit.
- Export für Präsentationen - Berichte können in PDF oder CSV exportiert werden, um sie mit Stakeholdern zu teilen.
Audit-Log
Das Audit-Log bietet eine umfassende Aufzeichnung aller Systemaktivitäten und hilft Ihnen, Änderungen zu verfolgen, die Compliance zu wahren und Probleme zu untersuchen.
📝 Was ist das Audit-Log?
Jede bedeutsame Aktion im System wird automatisch mit Details darüber aufgezeichnet, wer sie durchgeführt hat, was sich geändert hat und wann dies geschah.
- • Ereignis - Die Art der durchgeführten Aktion (erstellt, aktualisiert, gelöscht, wiederhergestellt)
- • Modell - Die Art des betroffenen Datensatzes (Benutzer, Ticket, Vermögenswert usw.)
- • Benutzer - Wer die Aktion durchgeführt hat
- • Zeitstempel - Wann die Aktion aufgetreten ist
Audit-Ereignistypen
Ein neuer Datensatz wurde dem System hinzugefügt.
Ein vorhandener Datensatz wurde geändert.
Ein Datensatz wurde aus dem System entfernt.
Ein zuvor gelöschter Datensatz wurde wiederhergestellt.
📋 Audit-Log-Listenansicht
Das Audit-Log zeigt detaillierte Informationen zu jedem aufgezeichneten Ereignis:
| Spalte | Was es zeigt |
|---|---|
| Datum/Uhrzeit | Wann das Ereignis aufgetreten ist, in Ihrer lokalen Zeitzone angezeigt |
| Ereignis | Aktionstyp: Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht oder Wiederhergestellt |
| Modell | Die Art des betroffenen Datensatzes |
| Benutzer | Die Person, die die Aktion durchgeführt hat |
| Änderungen | Vorher/Nachher-Werte für aktualisierte Felder (bei Aktualisierungsereignissen) |
| IP-Adresse | Die Netzwerkadresse, von der aus die Aktion durchgeführt wurde |
🔍 Filtern von Audit-Logs
Verwenden Sie Filter, um bestimmte Ereignisse schnell zu finden:
- • Datumsbereich - Suchen Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit der Datumsauswahl.
- • Ereignistyp - Filtern Sie nach Erstellt-, Aktualisiert-, Gelöscht- oder Wiederhergestellt-Ereignissen.
- • Endpoint-Typ - Filtern Sie nach Datensatztyp (Benutzer, Tickets, Vermögenswerte, Teile usw.).
💡 Best Practices für Audit-Logs
Überprüfen Sie Audit-Logs regelmäßig auf ungewöhnliche Aktivitäten, besonders fehlgeschlagene Anmeldeversuche und Massenlöschungen. Verwenden Sie Datumsfilter, um sich auf bestimmte Zeiträume während Ermittlungen zu konzentrieren.
⚠️ Hinweis: Audit-Logs werden gemäß der Datenspeicherungsrichtlinie Ihrer Organisation aufbewahrt. Sehr alte Einträge können automatisch archiviert oder entfernt werden.
📚 Schnellreferenz
📄 Dokumentation
- Unterstützte Dateien: jpeg, png, pdf, csv, xlsx, xls
- Navigieren: Büro → Dokumentation
- Organisieren: Verwenden Sie Ordner und Entitätszuordnungen
- Best Practice: Verwenden Sie konsistente Namenskonventionen
👥 Benutzer
- Rollen: Admin, Wartung, Arbeiter
- Navigieren: Büro → Benutzer
- Erforderliche Felder: Name, E-Mail, Passwort
- Best Practice: Weisen Sie minimale erforderliche Berechtigungen zu
📊 Berichte
- Typen: Ticket, Vermögenswert, Bestand
- Navigieren: Büro → Berichte
- Visualisierungen: Balken, Linie, Kreis, Donut, Tabelle, Gemischt
- Best Practice: Beginnen Sie mit Vorlagen, passen Sie dann an
📝 Audit-Log
- Ereignisse: Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht, Wiederhergestellt
- Navigieren: Büro → Audit-Log
- Filter: Datumsbereich, Ereignistyp, Modelltyp
- Best Practice: Regelmäßige Überprüfung zur Sicherheit
🆘 Benötigen Sie Hilfe?
Wenn Sie Fragen zu den Büro-Funktionen haben oder auf Probleme stoßen, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder lesen Sie andere Dokumentationsabschnitte.
Denken Sie daran: Administrative Funktionen wie Benutzerverwaltung und Audit-Logs sind normalerweise auf Benutzer mit Admin-Berechtigungen beschränkt.