Dokumentation, Benutzer, Berichte und Audit-Log
Umfassender Leitfaden für das Büro-Modul, einschließlich Dokumentenverwaltung, Benutzerverwaltung, Berichte und Audit-Protokollierung.
Das Büro-Modul bietet wichtige Verwaltungswerkzeuge zur Verwaltung von Dokumentationen, Benutzern, Berichten und Audit-Protokollen. Diese Funktionen helfen dabei, die organisatorische Effizienz zu erhalten, die Compliance zu gewährleisten und Systemaktivitäten zu verfolgen.
Dokumentation
Die Dokumentationsfunktion ermöglicht es Ihnen, alle wesentlichen Dokumente, einschließlich Handbücher, Zertifikate, Zeichnungen und Berichte, zu speichern, zu organisieren und zu verwalten.
📄 Was ist Dokumentenverwaltung?
Die Dokumentenverwaltung bietet ein zentrales Repository zum Speichern und Organisieren von Dateien, die sich auf Ihre Vermögenswerte, Wartungsverfahren und Compliance-Anforderungen beziehen.
- • Dateiname - Der ursprüngliche Name des hochgeladenen Dokuments
- • Ordner - Die Kategorie oder der Ordner, in dem das Dokument organisiert ist
- • Entitätszuordnung – Verknüpfen Sie Dokumente mit bestimmten Anlagen, Standorten oder Arbeitsaufträgen
- • Unterstützte Formate - Bilder (jpeg, png), PDFs und Tabellenkalkulationen (csv, xlsx, xls)
Dokumenttypen
Organisieren Sie Ihre Dokumente in Kategorien für einfaches Abrufen und Compliance-Verfolgung.
Handbücher
Betriebshandbücher, Benutzerhandbücher und technische Dokumentation.
Zertifikate
Sicherheitszertifikate, Inspektionsberichte und Compliance-Dokumente.
Zeichnungen
Technische Zeichnungen, Blaupausen und Schaltpläne.
Berichte
Wartungsberichte, Vorfallsberichte und Analysedokumente.
📤 Dokumente hochladen
Folgen Sie diesen Schritten, um ein neues Dokument in das System hochzuladen:
- 1 Navigieren Sie zu Büro → Dokumentation im Hauptmenü.
- 2 Klicken Sie auf die „Dokument hinzufügen" Schaltfläche, um das Upload-Dialogfeld zu öffnen.
- 3 Wählen Sie eine Datei von Ihrem Gerät aus, indem Sie auf „Datei wählen" klicken oder die Datei ziehen und ablegen.
- 4 Füllen Sie optionale Details wie Ordnerkategorie und Entitätszuordnung aus.
- 5 Klicken Sie auf „Hochladen", um das Dokument im System zu speichern.
📁 Unterstützte Dateitypen
| Dateityp | Erweiterungen | Anwendungsfall |
|---|---|---|
| Bilder | .jpeg, .png | Fotos von Ausrüstung, Schadensbelege, visuelle Aufzeichnungen |
| PDF-Dokumente | Handbücher, Zertifikate, offizielle Berichte, Verträge | |
| Tabellenkalkulationen | .csv, .xlsx, .xls | Datenimporte, Bestandslisten, Wartungspläne |
💡 Bewährte Verfahren
Verwenden Sie konsistente Namenskonventionen, halten Sie die Versionskontrolle ein und legen Sie Ablaufdaten für zeitempfindliche Materialien fest. Überprüfen und archivieren Sie regelmäßig veraltete Dokumente, um Ihr Repository in Ordnung zu halten.
⚠️ Hinweis: Die maximale Dateigröße wird normalerweise durch die Serverkonfiguration begrenzt. Wenden Sie sich an Ihren Administrator für spezifische Limits.
Benutzer
Der Benutzerabschnitt ermöglicht Administratoren, Benutzerkonten zu erstellen, zu verwalten und zu konfigurieren, Rollen zuzuordnen und die Systemzugriffsstufen für alle Teammitglieder zu steuern.
👥 Was ist Benutzerverwaltung?
Die Benutzerverwaltung bietet zentrale Kontrolle darüber, wer auf das System zugreifen kann und welche Maßnahmen er basierend auf seiner zugewiesenen Rolle ergreifen kann.
- • Name - Der vollständige Name des Benutzers zur Identifizierung
- • E-Mail - Anmeldeinformationen und Benachrichtigungsadresse
- • Gruppe/Rolle - Berechtigungsstufe (Admin, Wartung, Arbeiter)
- • Status - Aktiver oder inaktiver Kontostatus
Benutzerrollen
Definieren Sie Rollen wie Administrator, Techniker, Zuschauer oder erstellen Sie benutzerdefinierte Rollen mit spezifischen Berechtigungen.
Administrator
VollzugriffVollständiger Systemzugriff mit der Möglichkeit, Benutzer, Einstellungen und alle Funktionen zu verwalten.
- ✓ Verwalten Sie alle Benutzer und Berechtigungen
- ✓ Zugriff auf alle Systemeinstellungen
- ✓ Alle Daten anzeigen und ändern
Wartung
Operativer ZugriffKann Wartungsarbeiten, Arbeitsaufträge und Anlagen verwalten.
- ✓ Arbeitsaufträge erstellen und verwalten
- ✓ Vermögenswerte anzeigen und aktualisieren
- ✓ Auf Wartungsberichte zugreifen
Arbeiter
GrundzugriffBegrenzter Zugriff für tägliche Betriebsaufgaben.
- ✓ Zugewiesene Arbeitsaufträge anzeigen
- ✓ Status von Arbeitsaufträgen aktualisieren
- ✓ Vermögensinformationen anzeigen
📋 Benutzerlistenansicht
Die Benutzerliste zeigt alle Teammitglieder mit ihren wichtigsten Informationen:
| Spalte | Was es zeigt |
|---|---|
| Name | Vollständiger Name des Benutzers zur Identifizierung |
| E-Mail-Adresse für Anmeldung und Benachrichtigungen | |
| Gruppe | Zugewiesene Rolle/Berechtigungsgruppe |
| Status | Aktiver oder inaktiver Kontostatus |
🔘 Aktionsschaltflächen
Profil anzeigen
Öffnet die detaillierte Profilseite des Benutzers mit allen Informationen und Widgets.
Benutzer bearbeiten
Ändern Sie Benutzerdetails, einschließlich Name, E-Mail und Rollenzuweisung.
Status umschalten
Schalten Sie ein Konto ein oder aus, ohne es zu löschen. Durch die Deaktivierung werden die API-Tokens des Benutzers sofort widerrufen und die Sitzung abgemeldet. Sie können Ihr eigenes Konto nicht deaktivieren.
Benutzer löschen
Einen Benutzer dauerhaft entfernen. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Ein Benutzer, der jemals einen Arbeitsauftrag gemeldet oder eine Aufgabe protokolliert hat, kann nicht gelöscht werden – deaktivieren Sie ihn stattdessen. Sie können auch Ihr eigenes Konto nicht löschen. Beim Löschen werden alle Arbeitsaufträge oder Aufgaben, denen er zugewiesen war, nicht zugewiesen.
Link zum Zurücksetzen des Passworts senden
Im Benutzerprofil (Karte „Kontaktinformationen“) – sendet einen einmaligen Link zum Festlegen eines neuen Passworts. Verwenden Sie dies, wenn jemand gesperrt ist oder seine Einladung nie angenommen hat.
🕔 Zuletzt gesehen & ausstehende Einladungen
Die Benutzerliste und das Profil zeigen an, wann jede Person zuletzt aktiv war. Jemand, der sein Passwort noch nicht festgelegt hat, wird als Einladung noch nicht angenommen (gelb) angezeigt – senden Sie den Link von seinem Profil erneut.
☑️ Massenaktionen
In der Listenansicht aktivieren Sie die Kontrollkästchen in den gewünschten Zeilen und verwenden dann die blaue Leiste, die erscheint: Aktivieren, Deaktivieren oder Verschieben nach eine andere Gruppe. Dies gilt für die aktuelle Seite und überspringt Ihr eigenes Konto beim Deaktivieren.
➕ Neuen Benutzer erstellen
Folgen Sie diesen Schritten, um ein neues Teammitglied hinzuzufügen:
- 1 Navigieren Sie zu Büro → Benutzer im Hauptmenü.
- 2 Klicken Sie auf die „Benutzer hinzufügen" Schaltfläche oben rechts.
- 3 Geben Sie Name und E-Mail ein. Lassen Sie Passwort leer – der neue Benutzer legt sein eigenes über einen per E-Mail gesendeten Link fest. (Legen Sie nur für ein gemeinsam genutztes Gerät, das ein festes Passwort benötigt, eines fest.)
- 4 Wählen Sie die entsprechende Benutzergruppe aus – diese entscheidet, was der Benutzer tun kann (siehe Berechtigungen).
- 5 Klicken Sie auf „Speichern“. Der Benutzer erhält eine Willkommens-E-Mail mit einem einmaligen Link zum Festlegen seines Passworts. Es wird niemals ein Passwort in der E-Mail gesendet.
Benutzer-Detail-Widgets
Beim Anzeigen eines Benutzerprofils bieten mehrere Widgets schnellen Zugriff auf verwandte Informationen:
Kontaktinformationen
Zeigt die Kontaktdaten und Kontoeinstellungen des Benutzers an.
Enthält: E-Mail, Telefon, Abteilung und Kontostatus
Zugeordnete Maschinen
Zeigt alle Maschinen/Vermögenswerte an, die diesem Benutzer zur Wartung oder Überwachung zugeordnet sind.
Enthält: Maschinenanzahl, primäre Zuordnungen und Statusübersicht
Arbeitsaufträge des Benutzers
Listet alle von diesem Benutzer erstellten oder ihm zugewiesenen Arbeitsaufträge auf.
Beinhaltet: Offene Arbeitsaufträge, abgeschlossene Arbeitsaufträge und Leistungskennzahlen
Aktivitätsdiagramm
Ein Diagramm der Arbeitsauftragsaktivitäten dieses Benutzers im Zeitverlauf.
Beinhaltet: Abgeschlossene Arbeitsaufträge pro Zeitraum, Trend steigend oder fallend
Fähigkeiten
Die Fähigkeiten dieses Benutzers, jeweils mit dem Kenntnisstand und ob sie verifiziert wurden. Wird nur angezeigt, wenn das HRM-Modul aktiviert ist.
Zertifizierungen
Die aktuellen Zertifizierungen dieses Benutzers, deren Status und Ablaufdatum – mit einem Link zu allen angehängten Zertifikatsdokumenten. Wird nur angezeigt, wenn das HRM-Modul aktiviert ist.
Mein Schichtkalender
Ein persönlicher Kalender der bevorstehenden Schichtzuweisungen dieses Benutzers. Wird nur angezeigt, wenn das HRM-Modul aktiviert ist.
✨ KI-Einblicksbanner: Ein Banner direkt unter den Hero-Flags, das die aktuelle Arbeitslast dieses Benutzers (über oder innerhalb des Durchschnitts) und alle innerhalb von 60 Tagen ablaufenden Zertifizierungen anzeigt, mit Schnellübersichts-Chips für die Anzahl der Fähigkeiten und Zertifizierungen.
Standardmäßig können alle Benutzer von allen Räumlichkeiten in der Benutzerliste angezeigt werden. Wenn Sie nur Benutzer sehen möchten, die zu Ihren Räumlichkeiten gehören, verwenden Sie bitte den Filter und wählen Sie Ihre Räumlichkeiten aus!
Schichten
Die Funktion Schichten ermöglicht es Ihnen, wiederkehrende Arbeitsschichten zu definieren und Technikern diese in einem teamweiten Kalender zuzuweisen, sodass jeder jederzeit weiß, wer arbeitet, Bereitschaftsdienst hat, in Schulung ist oder frei hat.
🕒 Was ist Schichtplanung?
Eine Schicht ist ein wiederverwendbarer Zeitblock (z. B. "Morgen", "Nacht") mit einer Startzeit, Endzeit, Farbe und optionalen wiederkehrenden Tagen. Zuweisungen platzieren einen Techniker für ein bestimmtes Datum im gemeinsamen Kalender auf einer Schicht.
- • Schicht – Ein benannter Zeitblock (Start-/Endzeit, Farbe), der an ausgewählten Wochentagen wiederholt werden kann
- • Zuweisung – Verknüpft einen Techniker an einem bestimmten Datum mit einer Schicht (oder mit Freizeit/Bereitschaft/Schulung)
- • Schichtkalender – Ein Wochen- oder Monatsraster, das die Zuweisungen jedes Technikers auf einen Blick zeigt
🕒 Innerhalb einer Schicht
Das Öffnen einer Schicht aus der Liste führt Sie zu einer eigenen Seite, die die Zeitplandetails zusammen mit den standardmäßig zugewiesenen Technikern anzeigt:
📑 Schichtseitenkarten
Schichtdetails
Name, Dauer, Start- und Endzeit, aktiver Status und wann die Schicht erstellt wurde.
Standardbenutzer
Techniker, denen diese Schicht standardmäßig zugewiesen ist – klicken Sie auf einen, um dessen Profil zu öffnen.
📋 Zuweisungstypen
Wenn Sie einem Techniker im Kalender eine Aufgabe zuweisen, wählen Sie den Typ, der dem entspricht, was er an diesem Tag tatsächlich tut:
| Typ | Was es bedeutet |
|---|---|
| Schicht | Der Techniker arbeitet eine definierte Schicht (erfordert die Auswahl einer Schicht). |
| Bereitschaft | Der Techniker ist für Notfälle verfügbar, aber keiner regulären Schicht zugewiesen. |
| Freizeit | Der Techniker hat frei – es muss keine Schicht ausgewählt werden. |
| Schulung | Der Techniker nimmt an einer Schulung teil, anstatt reguläre Aufgaben auszuführen. |
➕ Eine Schicht erstellen
Schichten werden einmal pro Standort erstellt und dann für eine beliebige Anzahl von Zuweisungen wiederverwendet.
- 1 Navigieren Sie zu Büro → Schichten und klicken Sie auf Schicht hinzufügen.
- 2 Geben Sie einen Namen (z. B. "Morgen", "Nacht"), eine Startzeit und Endzeit ein und wählen Sie eine Farbe, damit sie im Kalender auffällt.
- 3 Wählen Sie optional die wiederkehrenden Tage aus, an denen die Schicht normalerweise stattfindet.
- 4 Speichern Sie die Schicht – sie erscheint nun als Option, wann immer ein Techniker im Schichtkalender zugewiesen wird.
Hinweis: Schichtnamen müssen nur innerhalb Ihres eigenen Standorts eindeutig sein – verschiedene Standorte können denselben Schichtnamen wiederverwenden.
🗓️ Den Schichtkalender verwenden
Der Schichtkalender zeigt Ihr gesamtes Team nebeneinander, sodass Sie Abdeckungslücken auf einen Blick erkennen können.
- 1 Öffnen Sie den Schichtkalender aus dem Hauptmenü.
- 2 Verwenden Sie den Wochen-/Monats-Umschalter und die Navigationspfeile, um zwischen den Perioden zu wechseln, oder klicken Sie auf Heute, um zum aktuellen Datum zurückzuspringen.
- 3 Klicken Sie auf eine leere Zelle neben dem Namen eines Technikers an dem Datum, das Sie planen möchten.
- 4 Wählen Sie den Typ (Schicht, Bereitschaft, Freizeit oder Schulung) und, sofern es sich nicht um Freizeit handelt, die Schicht, die zugewiesen werden soll.
- 5 Speichern – die Zuweisung erscheint sofort im Raster, farbcodiert nach Schicht. Klicken Sie auf eine bestehende Zuweisung, um sie zu entfernen.
Mein Schichten-Widget
Die Profilseite jedes Technikers enthält einen persönlichen Schichtkalender, der nur seine eigenen bevorstehenden Zuweisungen anzeigt, sodass er seinen Zeitplan überprüfen kann, ohne den vollständigen Teamkalender öffnen zu müssen.
Wiederkehrende Tage
Schichten können so markiert werden, dass sie an bestimmten Wochentagen wiederkehren, was Standard-Planungsmuster festlegt, ohne dass für jedes einzelne Datum eine neue Zuweisung erstellt werden muss.
Tipp: Weisen Sie Schichten einige Wochen im Voraus zu, damit Techniker Urlaubszeiten, Bereitschaftsdienste und Schulungen frühzeitig planen können.
Schichtpläne
Ein Schichtplan ist ein wiederverwendbares, sich wiederholendes Muster, das sich über zwei bis sechs Wochen erstreckt – jede Woche ist entweder einer bestimmten Schicht zugewiesen oder als „frei“ markiert. Einmal erstellt, kann ein Schichtplan einer beliebigen Anzahl von Technikern zugewiesen werden, und die App füllt automatisch deren Kalender für die kommenden Wochen aus.
🔁 Ein gemeinsamer Kalenderanker
Jeder Schichtplan derselben Länge stimmt überein, welche reale Kalenderwoche „Woche A“ ist – es ist immer dieselbe Woche für jeden Techniker und jeden Schichtplan dieser Länge, verankert an einem festen Referenzdatum. Das bedeutet, dass zwei Techniker mit demselben 2-Wochen-Schichtplan immer synchron sind, auch wenn sie an unterschiedlichen Daten dem Schichtplan zugewiesen wurden.
➕ Schichtplan erstellen
- 1 Navigieren Sie zu Büro → Schichtpläne und klicken Sie auf Schichtplan hinzufügen.
- 2 Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie, wie viele Wochen das Muster umfasst (2–6), und wählen Sie dann für jede Woche eine Schicht (oder „Frei“).
- 3 Speichern – der Schichtplan kann nun jedem Techniker in Ihrem Unternehmen zugewiesen werden.
👤 Schichtplan zuweisen
Weisen Sie einem Techniker einen Schichtplan entweder über das Schicht-Widget in seinem Profil oder über den Team-Schichtkalender (das Schichtplan-Symbol neben seinem Namen) zu. Die Zuweisung eines Schichtplans ersetzt seine Standardschicht – ein Techniker hat genau das eine oder das andere, niemals beides – und die App materialisiert automatisch die kommenden Wochen der Zuweisungen, wobei ein rollierender Zehn-Wochen-Horizont durch einen täglich geplanten Job gefüllt wird.
Manuelle Überschreibungen haben immer Vorrang: Wenn Sie manuell eine bestimmte Schicht, Freizeit, Bereitschaft oder Schulung an einem Datum zuweisen, das der Schichtplan sonst abdecken würde, wird dieser manuelle Eintrag niemals vom Schichtplan überschrieben oder entfernt – der Schichtplan füllt nur Daten aus, die keine explizite eigene Zuweisung haben.
Qualifikationen
Die Funktion Qualifikationen verfolgt die technischen Kompetenzen Ihres Teams – organisiert in Qualifikationskategorien – damit Sie sehen können, wer für welche Aufgabe qualifiziert ist, Deckungslücken erkennen, bevor sie zum Problem werden, und die richtigen Qualifikationen für die Maschinen anfordern können, die sie benötigen.
🎓 Was sind Qualifikationen & Qualifikationskategorien?
Eine Qualifikationskategorie gruppiert verwandte Qualifikationen (z. B. „Elektrik“, „Schweißen“). Jede Qualifikation gehört zu einer Kategorie und kann jedem Techniker mit einem Beherrschungsgrad zugewiesen werden – Bewusstsein, Anfänger, Fortgeschrittener, Experte oder Meister.
- • Qualifikationskategorie – Eine Gruppe verwandter Qualifikationen (z. B. Elektrik, HLK, Sicherheit)
- • Qualifikation – Eine einzelne Kompetenz (z. B. „Lichtbogenschweißen“), die zu einer Kategorie gehört
- • Beherrschungsgrad – Wie fähig ein Techniker ist: Bewusstsein, Anfänger, Fortgeschrittener, Experte oder Meister
- • Verifiziert – Ein Manager kann die beanspruchte Kompetenz eines Technikers als bestätigt markieren
⭐ Innerhalb einer Fähigkeit
Die eigene Seite einer Fähigkeit vereint alle, die sie besitzen, und alle Orte, an denen sie benötigt wird:
📑 Fähigkeitsseitenkarten
Fähigkeitsdetails
Name, Kategorie und aktiver Status.
Benutzer mit dieser Fähigkeit
Jeder Techniker, der die Fähigkeit besitzt, sein Kenntnisstand und ob dieser verifiziert wurde.
Erforderlich für Maschinen
Maschinen, die diese Fähigkeit zum Betrieb erfordern, jeweils mit eigener Mindestqualifikation, obligatorischer/empfohlener Kennzeichnung und der Anzahl der aktiven Techniker, die bereits qualifiziert sind.
Massen-Zuweisung
Sichtbar für jeden, der die Fähigkeit bearbeiten kann – weist sie jedem aktiven Mitglied einer ausgewählten Gruppe in einer Aktion zu.
🗂️ Innerhalb einer Fähigkeitskategorie
Die eigene Seite einer Kategorie fasst ihre Fähigkeiten zu einem teamweiten Abdeckungsbild zusammen:
📑 Fähigkeitskategorien-Seitenkarten
Kategoriedetails
Name, Beschreibung, aktiver Status und Standorte.
Kompetenzverteilung
Eine Balkenübersicht, wie viele Techniker auf jedem Kompetenzniveau – vom Anfänger bis zum Experten – über alle Fähigkeiten in der Kategorie verteilt sind.
Fähigkeiten in dieser Kategorie
Jede Fähigkeit in der Kategorie mit ihrer Anzahl an Inhabern, der Anzahl an Experten und einem Abzeichen für die Abdeckung – das Fähigkeiten ohne Experten oder nur einen einzigen qualifizierten Techniker kennzeichnet.
Teamabdeckung
Jeder Techniker mit einer Fähigkeit in dieser Kategorie, sein bester Kenntnisstand, wie viele der Fähigkeiten der Kategorie er abdeckt und ob dies verifiziert wurde.
✨ KI-Einblicksleiste: Kennzeichnet Fähigkeitslücken ohne Expertenabdeckung und bietet Ein-Klick-Verknüpfungen, um die Lücke anzuzeigen oder die KI um einen Trainingsplan zu bitten – oder bestätigt, dass die Kategorie vollständig abgedeckt ist.
➕ Zuweisen einer Qualifikation zu einem Techniker
Qualifikationen werden direkt von der Profilseite eines Technikers zugewiesen.
- 1 Öffnen Sie das Technikerprofil und suchen Sie die Karte Qualifikationen.
- 2 Klicken Sie auf + Hinzufügen, wählen Sie eine Qualifikation aus der Liste und einen anfänglichen Beherrschungsgrad.
- 3 Fügen Sie optional eine Notiz hinzu (z. B. wo oder wann die Qualifikation erworben wurde) und speichern Sie dann.
- 4 Um eine Qualifikation später zu entfernen, fahren Sie mit der Maus darüber in der Liste und klicken Sie auf das erscheinende ×.
Anfordern von Qualifikationen für Maschinen
Einige Maschinen sollten nur von Technikern mit spezifischer Schulung bedient werden. Öffnen Sie die Detailseite einer Maschine, suchen Sie die Karte Erforderliche Qualifikationen und fügen Sie die benötigten Qualifikationen hinzu – jede Anforderung hat einen eigenen Mindestbeherrschungsgrad und kann als obligatorisch oder lediglich empfohlen markiert werden. Die Karte zeigt an, wie viele aktuell aktive Techniker bereits für jede Anforderung qualifiziert sind, sodass eine Lücke sofort sichtbar ist.
Qualifikationslückenanalyse
Das Qualifikationslücken-Widget des Dashboards hebt die Qualifikationen mit den wenigsten qualifizierten Technikern in Ihrem Team hervor, zusammen mit Zertifizierungen, die ablaufen oder bereits abgelaufen sind – so sind Schulungsprioritäten sichtbar, bevor sie zu einem Abdeckungsproblem werden.
Fähigkeitenmatrix
Fügen Sie das Widget Qualifikationsmatrix zu Ihrem Dashboard hinzu, um eine teamweite Übersicht aller Techniker und ihrer Qualifikationen zu erhalten. Es zeigt auf einen Blick den Kenntnisstand jeder Person – filtern Sie nach einer einzelnen Kategorie, um genau zu erkennen, wer für einen bestimmten Bereich qualifiziert ist und wer nicht.
Massenhafte Zuweisung zu einer Gruppe
Weisen Sie von der Seite einer Fähigkeit aus diese in einem Schritt jedem aktiven Mitglied einer Gruppe zu – nützlich, wenn eine neu benötigte Fähigkeit im gesamten Team eingeführt wird. Techniker, die die Fähigkeit bereits besitzen, behalten ihre vorhandene Kompetenz; die Massenzuweisung füllt nur die Lücken.
Tipp: Qualifikations- und Qualifikationskategorienamen müssen nur innerhalb Ihrer eigenen Räumlichkeiten eindeutig sein – ein zweiter Standort kann eine eigene Kategorie „Elektrik“ ohne Konflikte definieren.
Zertifizierungen
Die Funktion Zertifizierungen verfolgt formale, zeitlich begrenzte Qualifikationen Ihrer Techniker – Gabelstaplerscheine, Schulungen für beengte Räume, elektrische Sicherheitspässe – mit automatischer Ablaufverfolgung und Erinnerungen an die Verlängerung.
🎓 Was sind Zertifizierungen?
Eine Zertifizierung wird einmal definiert (Name, ausstellende Stelle, Gültigkeitsdauer) und dann einer beliebigen Anzahl von Technikern zugewiesen, jeweils mit eigenem Ausstellungsdatum, Ablaufdatum und Zertifikatsnummer.
- • Status – Aktiv, Läuft bald ab, Abgelaufen oder Erneuert – wird täglich automatisch aktualisiert
- • Gültigkeitsdauer – Wie viele Monate eine Zertifizierung nach der Ausstellung gültig bleibt (optional, informativ)
- • Zertifikatsnummer – Die eigene Referenznummer des Nachweises, falls vorhanden
- • Automatische Ablaufverfolgung – Eine tägliche Prüfung markiert abgelaufene Zertifizierungen und sendet Verlängerungserinnerungen 30, 14 und 7 Tage vor Ablauf
🎖️ Innerhalb einer Zertifizierung
Die eigene Seite einer Zertifizierung zeigt deren Definition zusammen mit allen, die sie derzeit besitzen:
📑 Zertifizierungs-Seitenkarten
Zertifizierungsdetails
Ausstellende Stelle, Gültigkeitsdauer und aktiver Status.
Inhaber
Jeder Techniker, der die Zertifizierung derzeit besitzt, mit Live-Status-Updates (Aktiv, Läuft bald ab, Abgelaufen), sobald diese sich ändern.
➕ Ausstellen einer Zertifizierung für einen Techniker
Zertifizierungen werden direkt über die Profilseite eines Technikers ausgestellt.
- 1 Öffnen Sie das Profil des Technikers und suchen Sie die Karte Zertifizierungen.
- 2 Klicken Sie auf + Hinzufügen, wählen Sie die Zertifizierung aus und geben Sie das Ausstellungsdatum und (falls es abläuft) das Ablaufdatum ein.
- 3 Optional: Erfassen Sie die Referenznummer des Zertifikats und fügen Sie einen Scan oder ein PDF des Zertifikats bei.
- 4 Speichern – ein kleines Dokumentsymbol neben dem Zertifizierungsnamen öffnet die angehängte Datei; das Hochladen einer neuen Datei ersetzt diese später.
- 5 Um eine Zertifizierung später zu entfernen, fahren Sie mit der Maus in der Liste darüber und klicken Sie auf das angezeigte ×.
Verlängern einer ablaufenden Zertifizierung
Wenn ein Techniker eine Rezertifizierung durchführt, fahren Sie mit der Maus über seine bestehende Zertifizierung und klicken Sie auf das Verlängerungssymbol – dadurch wird derselbe Datensatz mit dem neuen Ausstellungsdatum, Ablaufdatum und der Zertifikatsnummer aktualisiert, anstatt einen doppelten Eintrag zu erstellen, sodass die Verlängerungshistorie des Technikers ein einziger, aktueller Datensatz bleibt.
Ablauf-Erinnerungen
Jeden Morgen wird eine geplante Prüfung durchgeführt: Zertifizierungen, deren Ablaufdatum überschritten ist, werden als Abgelaufen markiert, und die Manager der Techniker werden benachrichtigt, wenn eine Zertifizierung abläuft (30, 14 und 7 Tage vorher), damit die Verlängerung nie eine Überraschung ist.
Tipp: Zertifizierungsnamen müssen nur innerhalb Ihrer eigenen Räumlichkeiten eindeutig sein. Eine Zertifizierung, die derzeit von jemandem gehalten wird, kann nicht gelöscht werden – deaktivieren Sie sie stattdessen, damit die Historie und alle gespeicherten Zertifikatsreferenznummern erhalten bleiben.
Berichte
Die Berichtefunktion bietet leistungsstarke Datenanalyse- und Visualisierungstools, um Ihre Wartungsvorgänge zu verstehen, die Leistung zu verfolgen und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.
📊 Was sind Berichte?
Berichte fassen Daten aus Ihren Arbeitsaufträgen, Anlagen und Ihrem Inventar zusammen, um Einblicke durch anpassbare Visualisierungen und exportierbare Formate zu bieten.
- • Berichtstyp – Arbeitsauftrags-, Anlagen- oder Inventarberichte
- • Datumsfilter - Definieren Sie den Zeitbereich für die Datenanalyse
- • Spalten - Wählen Sie aus, welche Datenfelder einbezogen werden sollen
- • Visualisierung - Wählen Sie, wie Daten angezeigt werden (Diagramme, Tabellen)
Berichtstypen
Wählen Sie aus drei Hauptberichtstypen basierend auf den zu analysierenden Daten:
Arbeitsauftragsberichte
Analysieren Sie Wartungsanfragen, Lösungszeiten, Arbeitsbelastungsverteilung und SLA-Leistung.
Vermögensberichte
Verfolgen Sie Ausrüstungsstatus, Wartungsverlauf, Ausfallzeiten und Lebenszyklusmetriken.
Bestandsberichte
Überwachen Sie Bestandsstufen, Teileverbrauch, Kosten und Nachbestellungsanforderungen.
🔨 Verwendung des Berichts-Builders
Der Berichts-Builder führt Sie durch einen 5-stufigen Prozess zur Erstellung benutzerdefinierter Berichte:
- 1 Berichtstyp auswählen – Wählen Sie zwischen Arbeitsauftrags-, Anlagen- oder Inventarberichten.
- 2 Datumsbereich festlegen - Definieren Sie den Zeitraum für Ihre Daten mit vordefinierten Optionen oder benutzerdefinierten Daten.
- 3 Spalten auswählen - Wählen Sie aus, welche Datenfelder in Ihren Bericht aufgenommen werden sollen.
- 4 Visualisierung auswählen - Wählen Sie aus, wie Ihre Daten angezeigt werden: Balken, Linie, Kreis, Donut, Tabelle oder gemischt.
- 5 Vorschau und Speichern - Überprüfen Sie Ihren Bericht, benennen Sie ihn und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu, bevor Sie speichern.
Visualisierungstypen
Balkendiagramm
Liniendiagramm
Kreisdiagramm
Donut-Diagramm
Tabelle
Gemischt
📑 Berichtsvorlagen
Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen, um schnell häufige Berichte zu erstellen:
| Vorlagenname | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
| Arbeitsaufträge nach Standort | Work Order | Zeigt die Verteilung der Arbeitsaufträge über Ihre Standorte. |
| Lösungszeit nach Kategorie | Work Order | Analysiert die durchschnittlichen Lösungszeiten für verschiedene Arbeitsauftragskategorien. |
| Maschinenausfallzeit | Work Order | Verfolgt Ausfallzeitstunden und Muster für Ihre Ausrüstung. |
| Techniker-Leistung | Work Order | Vergleicht die Abschlussquoten und -zeiten von Arbeitsaufträgen zwischen Technikern. |
| Teileverbrauch | Inventory | Überwacht, welche Teile bei der Wartung am häufigsten verwendet werden. |
| Status des Arbeitsauftrags | Work Order | Übersicht über Auftragsstatus und Fortschritt. |
💡 Tipps für effektive Berichte
- Beginnen Sie mit Vorlagen - Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen als Ausgangspunkt, passen Sie dann wie erforderlich an.
- Verwenden Sie geeignete Datumsbereiche - Kürzere Zeiträume für Trendanalysen, längere für Muster.
- Passen Sie die Visualisierung an die Daten an - Verwenden Sie Kreisdiagramme für Proportionen, Liniendiagramme für Trends über die Zeit.
- Export für Präsentationen - Berichte können in PDF oder CSV exportiert werden, um sie mit Stakeholdern zu teilen.
Audit-Log
Das Audit-Log bietet eine umfassende Aufzeichnung aller Systemaktivitäten und hilft Ihnen, Änderungen zu verfolgen, die Compliance zu wahren und Probleme zu untersuchen.
📝 Was ist das Audit-Log?
Jede bedeutsame Aktion im System wird automatisch mit Details darüber aufgezeichnet, wer sie durchgeführt hat, was sich geändert hat und wann dies geschah.
- • Ereignis - Die Art der durchgeführten Aktion (erstellt, aktualisiert, gelöscht, wiederhergestellt)
- • Modell – Der Typ des betroffenen Datensatzes (Benutzer, Arbeitsauftrag, Anlage usw.)
- • Benutzer - Wer die Aktion durchgeführt hat
- • Zeitstempel - Wann die Aktion aufgetreten ist
Audit-Ereignistypen
Ein neuer Datensatz wurde dem System hinzugefügt.
Ein vorhandener Datensatz wurde geändert.
Ein Datensatz wurde aus dem System entfernt.
Ein zuvor gelöschter Datensatz wurde wiederhergestellt.
📋 Audit-Log-Listenansicht
Das Audit-Log zeigt detaillierte Informationen zu jedem aufgezeichneten Ereignis:
| Spalte | Was es zeigt |
|---|---|
| Datum/Uhrzeit | Wann das Ereignis aufgetreten ist, in Ihrer lokalen Zeitzone angezeigt |
| Ereignis | Aktionstyp: Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht oder Wiederhergestellt |
| Modell | Die Art des betroffenen Datensatzes |
| Benutzer | Die Person, die die Aktion durchgeführt hat |
| Änderungen | Vorher/Nachher-Werte für aktualisierte Felder (bei Aktualisierungsereignissen) |
| IP-Adresse | Die Netzwerkadresse, von der aus die Aktion durchgeführt wurde |
🔍 Filtern von Audit-Logs
Verwenden Sie Filter, um bestimmte Ereignisse schnell zu finden:
- • Datumsbereich - Suchen Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit der Datumsauswahl.
- • Ereignistyp - Filtern Sie nach Erstellt-, Aktualisiert-, Gelöscht- oder Wiederhergestellt-Ereignissen.
- • Endpunkttyp – Filtern nach Datensatztyp (Benutzer, Arbeitsaufträge, Anlagen, Teile usw.).
💡 Best Practices für Audit-Logs
Überprüfen Sie Audit-Logs regelmäßig auf ungewöhnliche Aktivitäten, besonders fehlgeschlagene Anmeldeversuche und Massenlöschungen. Verwenden Sie Datumsfilter, um sich auf bestimmte Zeiträume während Ermittlungen zu konzentrieren.
⚠️ Hinweis: Audit-Logs werden gemäß der Datenspeicherungsrichtlinie Ihrer Organisation aufbewahrt. Sehr alte Einträge können automatisch archiviert oder entfernt werden.
📚 Schnellreferenz
📄 Dokumentation
- Unterstützte Dateien: jpeg, png, pdf, csv, xlsx, xls
- Navigieren: Büro → Dokumentation
- Organisieren: Verwenden Sie Ordner und Entitätszuordnungen
- Best Practice: Verwenden Sie konsistente Namenskonventionen
👥 Benutzer
- Rollen: Admin, Wartung, Arbeiter
- Navigieren: Büro → Benutzer
- Erforderliche Felder: Name, E-Mail, Passwort
- Best Practice: Weisen Sie minimale erforderliche Berechtigungen zu
📊 Berichte
- Typen: Arbeitsauftrag, Anlage, Inventar
- Navigieren: Büro → Berichte
- Visualisierungen: Balken, Linie, Kreis, Donut, Tabelle, Gemischt
- Best Practice: Beginnen Sie mit Vorlagen, passen Sie dann an
📝 Audit-Log
- Ereignisse: Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht, Wiederhergestellt
- Navigieren: Büro → Audit-Log
- Filter: Datumsbereich, Ereignistyp, Modelltyp
- Best Practice: Regelmäßige Überprüfung zur Sicherheit
🆘 Benötigen Sie Hilfe?
Wenn Sie Fragen zu den Büro-Funktionen haben oder auf Probleme stoßen, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder lesen Sie andere Dokumentationsabschnitte.
Denken Sie daran: Administrative Funktionen wie Benutzerverwaltung und Audit-Logs sind normalerweise auf Benutzer mit Admin-Berechtigungen beschränkt.