Kategorien, Gruppen & Berechtigungen
Umfassende Anleitung zur Konfiguration von Kategorien, Gruppen, Berechtigungen, Importen und Maßeinheiten.
Der Bereich „Einrichtung“ ermöglicht Ihnen die Konfiguration der grundlegenden Elemente Ihres Instandhaltungsmanagementsystems. Hier können Sie Arbeitsauftragskategorien, Benutzergruppen, Berechtigungsprofile definieren, Massendaten importieren und Maßeinheiten verwalten. Eine ordnungsgemäße Einrichtung gewährleistet einen reibungslosen Betrieb und ein effizientes Workflow-Management.
Kategorien
Kategorien helfen Ihnen, Arbeitsaufträge (Tickets) in Ihrem Instandhaltungssystem zu klassifizieren und zu organisieren. Jede Kategorie erfordert eine Typauswahl (Notfall, Ausfall, Inspektion oder Regulär), einen beschreibenden Namen, eine erwartete Lösungszeit und eine Prioritätsstufe für besseres Aufgabenmanagement und SLA-Einhaltung. Es gibt keine Standardkategorien – erstellen Sie Kategorien, die zum Workflow Ihrer Organisation passen.
🏷️ Was ist eine Kategorie?
Eine Kategorie ist ein Klassifizierungsetikett, das Tickets zugewiesen wird und die Art der Wartungsarbeit definiert. Jede Kategorie muss einen Typ aus vordefinierten Optionen auswählen (Notfall, Ausfall, Inspektion, Regulär). Kategorien helfen dabei, verschiedene Arten von Wartungsanfragen zu organisieren, zu priorisieren und zu verfolgen.
- • Name: Ein beschreibendes Etikett für die Kategorie (z. B. Notfall, Ausfall)
- • Typ: Auswahl aus vordefinierten Typen (Notfall, Ausfall, Inspektion, Regulär) mit entsprechenden Codes (EM, BR, IN, RE)
- • Erwartete Lösung: Zielzeit zur Bearbeitung von Tickets in dieser Kategorie (wird beim Erstellen der Kategorie festgelegt)
- • Priorität: Standardprioritätsstufe, die Tickets in dieser Kategorie zugewiesen wird
📋 Kategorietypen
Kategorien können frei erstellt werden, um den Anforderungen Ihrer Organisation zu entsprechen. Jede Kategorie muss einen Typ aus vordefinierten Optionen haben. Es werden keine Standardkategorien erstellt – Sie richten Kategorien basierend auf Ihrem Workflow ein.
| Kategorie | Code | Anwendungsfall |
|---|---|---|
| Notfall | EM | Kritische Ausfälle, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern |
| Ausfall | BR | Geräteausfälle, die die Produktion beeinträchtigen |
| Inspektion | IN | Geplante Inspektionen und Prüfungen |
| Regulär | RE | Routinewartung und kleinere Reparaturen |
🏷️ Innerhalb einer Kategorie
Beim Öffnen einer Kategorie gelangen Sie auf eine eigene Seite – mit ihren Details und einer Live-Aufschlüsselung aller für diese Kategorie erstellten Arbeitsaufträge.
Details-Karte
Name, Beschreibung, Kurzcode und Farbe sowie aktiver Status.
Status-Übersichtskarte
Ein SLA-Konformitätsring plus ein Balken für jeden Arbeitsauftragsstatus (Offen, Zugewiesen, In Bearbeitung, In Wartestellung, Überprüfung, Abgeschlossen) unter den Arbeitsaufträgen dieser Kategorie.
- • Zeigt den prozentualen SLA-Erfüllungsgrad als Ringdiagramm an
- • Schlüsselt Arbeitsaufträge nach Status auf, mit Zählung und Balken für jeden Status
Arbeitsauftragstabelle
Eine durchsuchbare, filterbare Liste aller Arbeitsaufträge in dieser Kategorie über die gesamte Breite, sodass Sie direkt zu jedem beliebigen Arbeitsauftrag springen können.
- • Suche nach Titel und Filter nach Status
- • Klicken Sie sich zur Seite eines beliebigen Arbeitsauftrags durch
🔘 Verfügbare Aktionen
Details anzeigen
Öffnet die Kategoriedetailseite mit allen Widgets und Konfigurationsoptionen.
Kategorie bearbeiten
Ändern Sie den Kategorienamen, den Kurzcode, die erwartete Lösungszeit und die Prioritätseinstellungen.
Status umschalten
Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kategorie. Deaktivierte Kategorien können keinen neuen Tickets zugewiesen werden.
Kategorie löschen
Die Kategorie dauerhaft entfernen. Hinweis: Kategorien mit vorhandenen Tickets können nicht gelöscht werden.
Löschen durch Zusammenführen
Wird auf der Kategorieseite angezeigt, wenn die Kategorie noch Arbeitsaufträge enthält. Wählen Sie eine andere Kategorie aus, bestätigen Sie, und jeder Arbeitsauftrag wird neu zugewiesen, bevor diese Kategorie gelöscht wird.
➕ Eine neue Kategorie erstellen
Folgen Sie diesen Schritten, um eine neue Kategorie zu erstellen:
- 1 Navigieren Sie zu Einrichtung → Kategorien im Hauptmenü
- 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kategorie erstellen"
- 3 Geben Sie einen beschreibenden Namen ein und wählen Sie einen Typ (EM, BR, IN oder RE)
- 4 Legen Sie die erwartete Lösungszeit in Sekunden fest (z. B. 3600 für 1 Stunde, 86400 für 1 Tag)
- 5 Wählen Sie eine Standardpriorität und klicken Sie auf Speichern
Gruppen
Gruppen definieren Benutzerrollen und Teamstrukturen in Ihrer Organisation. Jede Gruppe ist mit einem Berechtigungsprofil verknüpft, das bestimmt, welche Aktionen Mitglieder ausführen können.
👥 Was ist eine Gruppe?
Eine Gruppe ist eine Sammlung von Benutzern, die dieselbe Rolle und dieselben Berechtigungen teilen. Gruppen vereinfachen die Benutzerverwaltung, indem Sie Berechtigungen einer Rolle statt einzelnen Benutzern zuweisen können.
Gruppen- & Berechtigungsstruktur:
🔐 Permission Profile
├── 👥 Group (e.g., Admin)
├── 👤 User 1
├── 👤 User 2
└── 👤 User 3
Vorteile der Verwendung von Gruppen:
- • Vereinfachte Berechtigungsverwaltung – einmal ändern, auf alle Mitglieder anwenden
- • Klare Organisationsstruktur, sichtbar in Berichten und Zuweisungen
- • Einfaches Onboarding – fügen Sie neue Benutzer einfach der entsprechenden Gruppe hinzu
📋 Standardgruppen
Das System enthält Standardgruppen für häufige organisatorische Rollen. Passen Sie diese an oder erstellen Sie neue Gruppen, die Ihrer Struktur entsprechen.
| Gruppenname | Berechtigungsstufe | Beschreibung |
|---|---|---|
| Admin | Vollzugriff | Voller Systemzugriff einschließlich Einrichtung und Benutzerverwaltung |
| Instandhaltung | Operativ | Kann Arbeitsaufträge, Anlagen und Wartungsarbeiten verwalten |
| Arbeiter | Basis | Kann nur zugewiesene Arbeitsaufträge anzeigen und aktualisieren |
👥 Innerhalb einer Gruppe
Beim Öffnen einer Gruppe gelangen Sie auf eine eigene Seite mit Karten, die Ihnen bei der Verwaltung ihrer Mitglieder und dem Verständnis ihrer Konfiguration helfen.
Detailkarte
Zeigt Gruppeninformationen einschließlich Mitgliederzahlen und zugehörigem Berechtigungsprofil.
- • Gesamtzahl der Benutzer in der Gruppe
- • Aktive vs. inaktive Mitgliederzahlen
- • Name des zugehörigen Berechtigungsprofils
Gruppenberechtigungen
Zeigt das der Gruppe zugewiesene Berechtigungsprofil und seine Zugriffsebenen.
- • Name und Status des Berechtigungsprofils
- • Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen
Gruppenbenutzertabelle
Listet alle Benutzer dieser Gruppe mit ihrem Status und wichtigen Informationen auf.
- • Alle Gruppenmitglieder mit Statusanzeigen
- • Schnellaktionen zur Verwaltung der Mitgliedschaft
➕ Eine neue Gruppe erstellen
Folgen Sie diesen Schritten, um eine neue Gruppe zu erstellen:
- 1 Navigieren Sie zu Einrichtung → Gruppen im Hauptmenü
- 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gruppe erstellen"
- 3 Geben Sie einen beschreibenden Namen für die Gruppe ein
- 4 Wählen Sie ein Berechtigungsprofil und klicken Sie auf Speichern
- 5 (Optional) Auf der Gruppendetailseite aktivieren Sie „Ist Wartungspersonal“, wenn diese Gruppe Ihre Wartungstechniker repräsentiert. Dieses Kennzeichen wird für Vorschläge zur Technikerzuweisung und für die kompetenzbasierte Zuordnung verwendet.
Kennzeichen Wartungspersonal: Genau eine Gruppe pro Standort sollte als Wartungspersonal gekennzeichnet sein. Dies legt fest, wessen Mitglieder bei der Zuweisung von Arbeitsaufträgen als qualifizierte Techniker behandelt werden.
🗑️ Löschen einer Gruppe
Die Schaltfläche „Löschen“ (Kopfzeile der Gruppenseite) ist nur verfügbar, wenn die Gruppe keine Mitglieder hat. Wenn sie noch Mitglieder hat, verwenden Sie zuerst Löschen durch Zusammenführen auf der Gruppenseite, um diese in eine andere Gruppe zu verschieben. Die Wartungsgruppe der Einrichtung kann niemals gelöscht werden.
Berechtigungen
Berechtigungen steuern, welche Aktionen Benutzer auf verschiedene Ressourcen im System ausführen können. Berechtigungsprofile bündeln diese Einstellungen und werden Gruppen zugewiesen.
🔐 Was ist ein Berechtigungsprofil?
Ein Berechtigungsprofil definiert die Zugriffsebenen für jede Systemressource (Anlagen, Arbeitsaufträge, Benutzer usw.). Jede Ressource kann eine andere Berechtigungsstufe haben, was Ihnen eine detaillierte Kontrolle darüber gibt, was Benutzer tun können.
Berechtigungsstufen (von höchster bis niedrigster):
Berechtigungsstufen
Jede Ressource ist auf einer von sechs Stufen eingestellt. Jede Stufe beinhaltet alles, was die darunter liegenden Stufen erlauben – „Verwalten“ bedeutet also auch, dass die Person lesen und durchsuchen kann. Die Namen in Klammern sind die zugrunde liegenden Werte, die Sie in Exporten oder der API sehen können.
Volle Kontrolle (löschen)
Alles – Datensätze erstellen, lesen, bearbeiten und dauerhaft löschen.
Verwalten (aktualisieren)
Neue Datensätze erstellen, lesen und bearbeiten, aber nicht löschen.
Beitragen (erstellen)
Neue Datensätze hinzufügen und bestehende lesen, aber nicht bearbeiten oder löschen.
Lesen (anzeigen)
Einzelne Datensätze öffnen und deren Details lesen. Keine Änderungen.
Durchsuchen (viewAny)
Nur die Liste der Datensätze sehen – einzelne Datensätze können nicht geöffnet werden.
Kein Zugriff (verweigert)
Die Ressource, ihr Menüpunkt und ihre Felder sind komplett ausgeblendet.
🔐 Innerhalb eines Berechtigungsprofils
Beim Öffnen eines Berechtigungsprofils gelangen Sie auf eine eigene Seite: ein Hero-Banner mit seinem Status und der Terminal-Rollen-Plakette sowie eine einzige, über die gesamte Breite gehende Tabelle seiner Zugriffsebene pro Ressource.
Berechtigungsübersicht
Zeigt eine Übersicht des Berechtigungsprofils einschließlich Status und Nutzungsstatistiken.
- • Aktiv-/Inaktiv-Status
- • Anzeige für terminale Berechtigung
- • Anzahl der Gruppen, die dieses Profil verwenden
Berechtigungsdetailtabelle
Umfassende Tabelle mit den Berechtigungsstufen für jede Systemressource.
- • Alle Systemressourcen aufgelistet
- • Aktuelle Berechtigungsstufe für jede Ressource
- • Farbcodierte Legende zur schnellen Orientierung
⚙️ Besondere Berechtigungsverhaltensweisen
- Terminal- / Kiosk-Rollen: Aktivieren Sie Terminal für ein gemeinsam genutztes Gerät in der Fertigung, an dem sich viele Personen anmelden. Administrative Ressourcen – Berechtigungen, Benutzer, Gruppen, Standorte, Einstellungen, Sprachen und das Audit-Protokoll – sind dann immer verweigert und in der Matrix gesperrt, unabhängig von den Spaltenangaben. Arbeitsaufträge, Aufgaben, Checklisten und Maschinen bleiben konfigurierbar, sodass der „Problem melden“-Workflow weiterhin funktioniert. Terminal-Rollen sind auch von der Einzel-Sitzungs-Anmeldung ausgenommen.
- Vererbter Zugriff: Eine höhere Stufe beinhaltet immer die niedrigeren – „Verwalten“ impliziert „Lesen“ und „Durchsuchen“.
- Ausgeblendet, nicht ausgegraut: Eine Ressource, die auf „Kein Zugriff“ gesetzt ist, wird für diesen Benutzer aus der Benutzeroberfläche entfernt, nicht nur deaktiviert.
- Schutz vor Selbstaussperrung: Sie können die Berechtigungen für das Profil, das Ihr eigenes Konto verwendet, nicht unter „Verwalten“ senken oder die Rolle deaktivieren – es gäbe keinen Rückweg.
- Modulsperre: Ressourcen, die zu einem Modul gehören, das Ihr Plan nicht enthält, werden gesperrt angezeigt; der Kauf des Moduls stellt die ursprüngliche Berechtigungsstufe wieder her.
Rollen-Vorlagen
Das blaue Banner oben in einem Profil enthält Voreinstellungen mit einem Klick – Bediener, Techniker, Vorgesetzter, Planer, Lagerist, Administrator – die die gesamte Matrix nach dem Prinzip der geringsten Rechte für diese Aufgabe ausfüllen. Wenden Sie eine als Ausgangspunkt an und nehmen Sie dann Feinabstimmungen vor. Duplizieren im selben Banner klont das Profil, das Sie gerade ansehen (praktisch, wenn Sie eines manuell angepasst haben).
Ein Berechtigungsprofil konfigurieren – Schritt für Schritt
- Gehen Sie zu Einstellungen → Berechtigungen und öffnen Sie ein Profil (oder erstellen Sie eines mit Erstellen – geben Sie ihm einen Namen und speichern Sie).
- Klicken Sie auf der Profilseite optional auf eine Rollen-Vorlage im blauen Banner für einen sinnvollen Ausgangspunkt.
- Arbeiten Sie die Modulabschnitte durch. Klicken Sie für jede Ressource auf eine Ebene in der segmentierten Leiste – der Text auf der rechten Seite sagt Ihnen genau, was diese Ebene erlaubt.
- Verwenden Sie Alle einstellen auf in einem Modulkopf, um ein ganzes Modul auf einmal einzustellen.
- Weisen Sie das Profil einer Gruppe zu (Gruppen → die Gruppe → Berechtigungsprofil). Benutzer erben den Zugriff über ihre Gruppe.
- Überprüfen Sie die Liste der Letzten Änderungen, um zu bestätigen, was Sie geändert haben.
Ein Profil, das noch von Gruppen verwendet wird, kann nicht gelöscht werden – verschieben Sie diese Gruppen zuerst in ein anderes Profil.
Letzte Änderungen
Die Profilseite listet ihren eigenen Audit-Trail auf – wer welche Ressourcenebene geändert hat, von was zu was und wann – so dass Berechtigungsänderungen überprüft werden können, ohne die Seite zu verlassen.
💡 Tipp: Beginnen Sie mit den restriktivsten Berechtigungen und gewähren Sie nur bei Bedarf zusätzlichen Zugriff. Dies folgt dem Prinzip der geringsten Privilegien und verbessert die Sicherheit.
Importe
Die Importfunktion ermöglicht es Ihnen, Daten aus CSV-Dateien in großen Mengen zu importieren und spart Zeit bei der Einrichtung Ihres Systems oder der Migration von einer anderen Plattform.
📥 Was sind Importe?
Importe ermöglichen es Ihnen, CSV-Dateien (kommagetrennte Werte) hochzuladen, die Daten für Anlagen, Standorte, Teile und andere Systemeinheiten enthalten. Das System validiert und erstellt Datensätze automatisch.
- • Befüllen Sie Ihr System schnell mit vorhandenen Daten
- • Migrieren Sie von Tabellenkalkulationen oder anderen Instandhaltungssystemen
- • Aktualisieren Sie vorhandene Datensätze in großen Mengen mit neuen Informationen
📋 Daten importieren
Folgen Sie diesen Schritten, um Daten zu importieren:
- 1 Navigieren Sie zu Einrichtung → Importe im Hauptmenü
- 2 Wählen Sie den Datentyp, den Sie importieren möchten (z. B. Anlagen, Standorte)
- 3 Laden Sie die Vorlagendatei herunter, um das erforderliche Format zu sehen
- 4 Füllen Sie Ihre Daten gemäß der Vorlagenstruktur aus und laden Sie die Datei hoch
- 5 Überprüfen Sie die Validierungsergebnisse und bestätigen Sie den Import
⚠️ setup.note: Sichern Sie immer Ihre Daten vor dem Import. Überprüfen Sie die Validierungsergebnisse sorgfältig, um Formatierungsfehler zu erkennen, bevor Sie den Import bestätigen.
Einheiten
Maßeinheiten gewährleisten Konsistenz bei der Erfassung von Mengen, Abmessungen und anderen messbaren Werten im gesamten System.
📏 Was sind Einheiten?
Einheiten sind standardisierte Messungen, die bei der Erfassung von Daten über Anlagen, Teile, Arbeitsaufträge und mehr verwendet werden. Einheitliche Einheiten gewährleisten eine genaue Berichterstattung und Bestandsverwaltung.
- • Anlagenspezifikationen (Abmessungen, Gewicht, Kapazität)
- • Teilebestand (Mengen, Verpackung)
- • Arbeitsstunden und verwendete Materialien bei Arbeitsaufträgen
- • Sensormesswerte und IoT-Daten
Häufige Einheitentypen
Länge
mm, cm, m, Zoll, Fuß, Yard
Gewicht
g, kg, Pfund, Tonnen, Unzen
Volumen
ml, l, Gallonen, Kubikmeter
Druck
PSI, bar, kPa, atm
Menge
Stück, Satz, Paar, Packung, Rolle
Zeit
Sekunden, Minuten, Stunden, Tage
Temperatur
°C, °F, Kelvin
Sonstiges
Alles, was nicht in die sieben oben genannten Typen passt
📏 In einer Einheit
Beim Öffnen einer Einheit gelangen Sie auf eine eigene Seite, die deren Details zusammen mit dem Teilee-Inventar anzeigt, das sie verwendet:
📑 Karten der Einheitenseite
Details-Karte
Name, Kurzcode, Beschreibung, Typ und aktiver Status.
Karte der Top-Teilebestände
Wird nur angezeigt, wenn das Modul Teile & Inventar aktiviert ist – die in dieser Einheit gemessenen Teile mit dem höchsten Lagerbestand.
Teile-Tabelle
Ebenfalls hinter dem Teile- & Inventar-Modul verborgen – eine durchsuchbare Liste aller in dieser Einheit gemessenen Teile über die gesamte Breite.
➕ Eine neue Einheit erstellen
Folgen Sie diesen Schritten, um eine neue Einheit zu erstellen:
- 1 Navigieren Sie zu Einrichtung → Einheiten im Hauptmenü
- 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einheit erstellen"
- 3 Geben Sie den Namen und die Abkürzung der Einheit ein
- 4 Wählen Sie den Einheitentyp (Länge, Gewicht usw.) und klicken Sie auf Speichern
Eine Einheit, die von einem Teil verwendet wird, kann nicht gelöscht werden – stattdessen deaktivieren Sie sie. Inaktive Einheiten bleiben bei den Teilen, die sie bereits verwenden, können aber nicht für neue ausgewählt werden.
📚 Kurzreferenz
🏷️ Kategorien
- • Verwenden Sie Kurzcodes zur schnellen Identifizierung
- • Legen Sie realistische Lösungszeiten für die SLA-Verfolgung fest
- • Deaktivieren Sie ungenutzte Kategorien, anstatt sie zu löschen
- • Überprüfen Sie regelmäßig die Leistungskennzahlen der Kategorien
👥 Gruppen
- • Halten Sie Gruppen abgestimmt auf organisatorische Rollen
- • Weisen Sie ein Berechtigungsprofil pro Gruppe zu
- • Überprüfen Sie die Mitgliedschaft, wenn Mitarbeiter die Rolle wechseln
- • Verwenden Sie beschreibende Namen zur einfachen Identifizierung
🔐 Berechtigungen
- • Wenden Sie das Prinzip der geringsten Privilegien an
- • Testen Sie Berechtigungen mit einem Testbenutzerkonto
- • Dokumentieren Sie benutzerdefinierte Berechtigungsprofile
- • Überprüfen Sie Berechtigungen bei Sicherheitsaudits
📏 Einheiten
- • Verwenden Sie Standardabkürzungen für Klarheit
- • Erstellen Sie Einheiten für alle Messtypen, die Sie verwenden
- • Vermeiden Sie Duplikate mit unterschiedlicher Schreibweise
- • Berücksichtigen Sie regionale Präferenzen (metrisch vs. imperial)
🆘 Brauchen Sie Hilfe?
Wenn Sie bei der Konfiguration Ihrer Einrichtungsoptionen auf Probleme stoßen, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder konsultieren Sie die Hauptdokumentation.
Denken Sie daran: Eine ordnungsgemäße Ersteinrichtung spart Zeit und verhindert zukünftige Probleme. Nehmen Sie sich die Zeit, Kategorien, Gruppen und Berechtigungen von Anfang an korrekt zu konfigurieren.