Sicherheit und Datenschutz

Wo Ihre Daten gespeichert werden

iTenance läuft auf Infrastruktur in Frankfurt am Main, betrieben von Laravel Cloud. Ihre Arbeitsaufträge, Anlagen, Maschinendaten, Dokumente und Benutzerkonten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und unterliegen dem EU-Datenschutzrecht.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag. Für die Datensätze, die Ihr Team in der Plattform anlegt, bleiben Sie der Verantwortliche. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir auf Anfrage bereit — siehe den Kontaktabschnitt am Ende dieser Seite.

Zwei Einschränkungen nennen wir offen. Der Datenverkehr zur Plattform läuft über das globale Edge-Netzwerk von Cloudflare, bevor er Frankfurt erreicht; Verbindungsmetadaten werden damit auch außerhalb der EU verarbeitet, Ihre Datensätze werden dort jedoch nicht gespeichert. Und bei Nutzung einer KI-Funktion wird der Inhalt genau dieser Anfrage an unseren KI-Anbieter außerhalb der EU übermittelt — vollständig beschrieben im KI-Abschnitt weiter unten. Alles Übrige bleibt in Frankfurt.

Trennung zwischen Kunden

Die meisten cloudbasierten Instandhaltungssysteme legen alle Kunden in denselben Satz von Datenbanktabellen und trennen sie über eine Spalte, die angibt, zu welchem Unternehmen ein Datensatz gehört. Wird diese Spalte in auch nur einer einzigen Abfrage falsch behandelt, kann ein Kunde die Daten eines anderen sehen.

iTenance funktioniert anders. Jeder Kunde erhält ein eigenes, dediziertes PostgreSQL-Schema, das bei der Kontoeröffnung angelegt wird. Ihre Tabellen sind eigenständige Objekte in der Datenbank, und eine für Ihr Konto geöffnete Verbindung kann das Schema eines anderen Kontos nicht ansprechen. Die Trennung wird von der Datenbank selbst erzwungen — nicht von Anwendungslogik, die jedes einzelne Mal fehlerfrei sein muss.

In der Praxis bedeutet das: Die häufigste und schädlichste Art von Datenlecks in mandantenfähigen Systemen ist hier konstruktionsbedingt ausgeschlossen.

Verschlüsselung und Verbindungssicherheit

Jede Verbindung zu iTenance ist verschlüsselt. Die Plattform wird ausschließlich über HTTPS ausgeliefert.

• Der gesamte Datenverkehr läuft über TLS. Unverschlüsselte HTTP-Anfragen werden umgeleitet und transportieren niemals Anwendungsdaten.
• HTTP Strict Transport Security ist mit einer einjährigen Richtlinie für alle Subdomains aktiviert. Browser verweigern damit unverschlüsselte Verbindungen selbst dann, wenn ein Nutzer die Adresse von Hand eingibt.
• Sitzungs-Cookies sind als Secure und SameSite gekennzeichnet und werden daher nie über eine unverschlüsselte Verbindung übertragen.
• Passwörter werden als bcrypt-Hashes mit einem Arbeitsfaktor von 12 gespeichert. Weder wir noch jemand, der die Datenbank erlangt, kann sie lesen.
• Antworten enthalten Sicherheitsheader, die Content-Type-Sniffing unterbinden, das Einbetten der Seite durch Dritte blockieren und verhindern, dass interne URLs über den Referrer nach außen gelangen.

Wer worauf zugreifen kann

Der Zugriff innerhalb Ihres Kontos wird von Ihren eigenen Administratoren gesteuert. Wir entscheiden nicht, wer in Ihrem Team welche Datensätze sieht.

• Die Anmeldung erfordert für jeden Nutzer zwei Faktoren, ohne dass etwas aktiviert werden müsste. Nach Annahme des Passworts wird ein Einmalcode an die bestätigte E-Mail-Adresse des Nutzers gesendet und muss vor Beginn der Sitzung eingegeben werden. Ein gestohlenes oder mehrfach verwendetes Passwort allein genügt nicht, um an Ihre Daten zu gelangen.
• Nutzer gehören zu Berechtigungsgruppen. Jede Ansicht und jede Aktion wird serverseitig gegen diese Berechtigungen geprüft — nicht lediglich in der Oberfläche ausgeblendet.
• Änderungen an Datensätzen werden in einem Prüfprotokoll festgehalten: was geändert wurde, von wem und wann. Ihre Administratoren können es einsehen.
• Hochgeladene Dokumente und Fotos sind nicht öffentlich erreichbar. Links, die außerhalb einer aktiven Sitzung funktionieren müssen, sind kryptografisch signiert und verfallen nach fünfzehn Minuten.

Sicherungen und Betriebskontinuität

Datenbanksicherungen laufen automatisch jeden Tag und werden außerhalb des Primärservers gespeichert. Der Ausfall einer einzelnen Maschine bedeutet daher nicht den Verlust Ihrer Instandhaltungshistorie.

Für Sicherungen gilt dieselbe Trennung wie für Live-Daten — das Schema jedes Kunden ist unabhängig wiederherstellbar.

Ihre Daten gehören Ihnen

Wir halten Anbieterbindung für ein schlechtes Geschäftsmodell. Die folgenden Zusagen sind bewusst einfach gehalten.

• Sie können Ihre Datensätze jederzeit direkt aus der Anwendung nach Excel oder CSV exportieren — ohne uns zu kontaktieren und ohne Gebühr.
• Wir verkaufen, vermieten oder teilen Ihre Daten nicht mit Dritten für deren eigene Zwecke. Die unten aufgeführten Unterauftragsverarbeiter handeln ausschließlich nach unseren Weisungen.
• Wir werten Ihre Instandhaltungsdaten nicht aus, um Produkte für andere Kunden zu bauen, und wir nutzen sie nicht zum Training von KI-Modellen.
• Wenn Sie Ihr Konto schließen, werden Ihr Schema und dessen Inhalte gelöscht. Sagen Sie uns Bescheid, und wir bestätigen die Löschung schriftlich.

KI-Funktionen und Ihre Daten

iTenance nutzt KI, um Arbeitsaufträge zu entwerfen, Wartungsschritte vorzuschlagen, Fotos von Anlagen auszuwerten und Maschinen zu kennzeichnen, deren Zustand sich verschlechtert. Weil Käufer gerade hier die schärfsten Fragen stellen, beschreiben wir genau, wie es funktioniert.

• Unser KI-Anbieter ist Google. Anfragen werden über die Gemini API in einem kostenpflichtigen kommerziellen Tarif verarbeitet, nicht in einer kostenlosen oder Verbrauchervariante. Dieser Unterschied ist wesentlich — er ist der Grund, warum die folgenden Zusagen gelten.
• Wenn eine KI-Funktion ausgeführt wird, senden wir den für diese eine Anfrage relevanten Kontext — etwa einen Maschinennamen, eine Fehlerbeschreibung oder jüngste Auftragshistorie — zur Verarbeitung an Google. Übertragen wird ausschließlich, was für diese Anfrage nötig ist.
• Die Fotoerkennung funktioniert genauso. Wenn Sie eine Funktion nutzen, die ein hochgeladenes Bild auswertet — etwa eine Maschine oder ein Teil anhand einer Aufnahme identifiziert —, wird dieses Bild für diese eine Anfrage an Google gesendet. Fotos, die Sie zu einem anderen Zweck hochladen, werden nirgendwohin übermittelt.
• Wir senden weder Ihre vollständige Datenbank noch Ihre Nutzerliste, Ihre Kundendaten oder Ihre Dateien in großem Umfang. Es findet kein Hochladen Ihrer Daten im Hintergrund statt.
• Nach den Bedingungen von Google für die kostenpflichtige Gemini API werden darüber übermittelte Anfragen und Antworten nicht zum Training oder zur Verbesserung ihrer Modelle verwendet. Ihre Instandhaltungshistorie wird nicht Teil irgendeines Modells.
• Unser Suchindex läuft auf unseren eigenen Servern in Frankfurt. Die Suche in Ihren Daten bezieht keinen externen Suchanbieter ein.

Unterauftragsverarbeiter

Dies sind die Dritten, die am Betrieb von iTenance beteiligt sind. Wir veröffentlichen die vollständige Liste, weil Ihre IT-Abteilung ohnehin danach fragen wird.

Auf unserer Roadmap

Wir sagen Ihnen lieber, was es noch nicht gibt, als dass Sie es später herausfinden. Das Folgende ist geplant und heute nicht verfügbar.

Fragen, Fragebögen und Schwachstellenmeldungen

Wenn Ihre IT- oder Einkaufsabteilung einen Sicherheitsfragebogen hat, senden Sie ihn uns — wir füllen ihn aus. Wenn Sie vor Beginn eines Tests einen Auftragsverarbeitungsvertrag benötigen, fragen Sie danach, und wir stellen ihn bereit.

Wenn Sie glauben, eine Sicherheitslücke in iTenance gefunden zu haben, melden Sie sie bitte direkt an uns, statt sie öffentlich zu machen. Wir bestätigen Ihre Meldung und halten Sie während der Behebung auf dem Laufenden.

Sicherheitskontakt: support@itenance.com