Categorías, Grupos y Permisos
Guía completa para configurar categorías, grupos, permisos, importaciones y unidades de medida.
La sección de Configuración le permite configurar los elementos fundamentales de su sistema de gestión de mantenimiento. Aquí puede definir categorías de órdenes de trabajo, grupos de usuarios, perfiles de permiso, importar datos masivos y gestionar unidades de medida. Una configuración adecuada garantiza operaciones fluidas y una gestión eficiente del flujo de trabajo.
Categorías
Las categorías le ayudan a clasificar y organizar las órdenes de trabajo (tickets) en su sistema de mantenimiento. Cada categoría requiere una selección de tipo (Emergencia, Avería, Inspección o Regular), un nombre descriptivo, un tiempo de resolución esperado y un nivel de prioridad para una mejor gestión de tareas y cumplimiento de SLA. No existen categorías predeterminadas: cree categorías que coincidan con el flujo de trabajo de su organización.
🏷️ ¿Qué es una Categoría?
Una categoría es una etiqueta de clasificación asignada a las órdenes de trabajo que define la naturaleza del trabajo de mantenimiento. Cada categoría debe seleccionar un tipo de las opciones predefinidas (Emergencia, Avería, Inspección, Regular). Las categorías ayudan a organizar, priorizar y rastrear diferentes tipos de solicitudes de mantenimiento.
- • Nombre: Una etiqueta descriptiva para la categoría (ej. Emergencia, Avería)
- • Tipo: Seleccione entre tipos predefinidos (Emergencia, Avería, Inspección, Regular) con códigos correspondientes (EM, BR, IN, RE)
- • Resolución Esperada: Tiempo objetivo para completar órdenes de trabajo en esta categoría (establecido al crear la categoría)
- • Prioridad: Nivel de prioridad predeterminado asignado a las órdenes de trabajo en esta categoría
📋 Tipos de Categoría
Las categorías se pueden crear libremente para adaptarse a las necesidades de su organización. Cada categoría debe tener un tipo seleccionado de las opciones predefinidas. No se crean categorías predeterminadas; usted configurará las categorías según su flujo de trabajo.
| Categoría | Código | Caso de Uso |
|---|---|---|
| Emergencia | EM | Fallos críticos que requieren atención inmediata |
| Avería | BR | Fallos de equipos que afectan la producción |
| Inspección | IN | Inspecciones y auditorías programadas |
| Regular | RE | Mantenimiento rutinario y reparaciones menores |
🏷️ Dentro de una Categoría
Al abrir una categoría, accede a su propia página, donde encontrará sus detalles junto con un desglose en tiempo real de cada orden de trabajo generada en relación con ella.
Tarjeta de detalles
Nombre, descripción, código corto y color, y estado activo.
Tarjeta de Desglose de Estado
Un anillo de cumplimiento de SLA más una barra para cada estado de orden de trabajo (Abierta, Asignada, En Curso, En Espera, Revisión, Completada) entre las órdenes de trabajo de esta categoría.
- • Muestra el porcentaje de cumplimiento de resolución de SLA como un gráfico de anillo
- • Desglosa las órdenes de trabajo por estado con un recuento y una barra para cada uno
Tabla de Órdenes de Trabajo
Una lista de ancho completo, con capacidad de búsqueda y filtrado, de cada orden de trabajo en esta categoría, para que pueda acceder directamente a cualquiera de ellas.
- • Buscar por título y filtrar por estado
- • Haga clic para ir a la página de cualquier orden de trabajo
🔘 Acciones Disponibles
Ver Detalles
Abre la página de detalles de la categoría mostrando todos los widgets y opciones de configuración.
Editar Categoría
Modifique el nombre de la categoría, el código corto, el tiempo de resolución esperado y la configuración de prioridad.
Alternar Estado
Active o desactive la categoría. Las categorías deshabilitadas no se pueden asignar a nuevos tickets.
Eliminar Categoría
Elimine permanentemente la categoría. Nota: Las categorías con tickets existentes no se pueden eliminar.
Eliminar fusionando
Se muestra en la página de categorías cuando la categoría aún tiene órdenes de trabajo. Elija otra categoría, confirme y cada orden de trabajo se reasignará antes de eliminar esta categoría.
➕ Crear una Nueva Categoría
Siga estos pasos para crear una nueva categoría:
- 1 Vaya a Configuración → Categorías desde el menú principal
- 2 Haga clic en el botón "Crear Categoría"
- 3 Introduzca un nombre descriptivo y seleccione un tipo (EM, BR, IN o RE)
- 4 Establezca el tiempo de resolución esperado en segundos (p. ej., 3600 para 1 hora, 86400 para 1 día)
- 5 Elija un nivel de prioridad predeterminado y haga clic en Guardar
Grupos
Los grupos definen roles de usuario y estructuras de equipo en su organización. Cada grupo está asociado a un perfil de permisos que determina las acciones que pueden realizar sus miembros.
👥 ¿Qué es un Grupo?
Un grupo es una colección de usuarios que comparten el mismo rol y permisos. Los grupos simplifican la gestión de usuarios al permitirle asignar permisos a un rol en lugar de a usuarios individuales.
Estructura de Grupos y Permisos:
🔐 Permission Profile
├── 👥 Group (e.g., Admin)
├── 👤 User 1
├── 👤 User 2
└── 👤 User 3
Beneficios de usar grupos:
- • Gestión de permisos simplificada: cambie una vez, aplique a todos los miembros
- • Estructura organizativa clara visible en informes y asignaciones
- • Incorporación sencilla: solo añada nuevos usuarios al grupo apropiado
📋 Grupos Predeterminados
El sistema incluye grupos predeterminados para roles organizativos comunes. Personalice estos o cree nuevos grupos para que coincidan con su estructura.
| Nombre del Grupo | Nivel de Permisos | Descripción |
|---|---|---|
| Administrador | Acceso Completo | Acceso completo al sistema, incluida la configuración y la gestión de usuarios |
| Mantenimiento | Operacional | Puede gestionar órdenes de trabajo, activos y operaciones de mantenimiento |
| Operario | Básico | Puede ver y actualizar solo las órdenes de trabajo asignadas |
👥 Dentro de un Grupo
Al abrir un grupo, accede a su propia página, con tarjetas que le ayudan a gestionar sus miembros y comprender su configuración.
Tarjeta de Detalles
Muestra la información del grupo, incluidos los recuentos de miembros y el perfil de permisos asociado.
- • Usuarios totales en el grupo
- • Recuento de miembros activos vs inactivos
- • Nombre del perfil de permisos asociado
Permisos del Grupo
Muestra el perfil de permisos asignado a este grupo y sus niveles de acceso.
- • Nombre y estado del perfil de permisos
- • Resumen de capacidades clave
Tabla de Usuarios del Grupo
Lista todos los usuarios que pertenecen a este grupo con su estado e información clave.
- • Todos los miembros del grupo con indicadores de estado
- • Acciones rápidas para gestionar la membresía
➕ Creando un Nuevo Grupo
Siga estos pasos para crear un nuevo grupo:
- 1 Navegue a Configuración → Grupos desde el menú principal
- 2 Haga clic en el botón "Crear Grupo"
- 3 Introduzca un nombre descriptivo para el grupo
- 4 Seleccione un perfil de permisos y haga clic en Guardar
- 5 (Opcional) En la página de detalles del grupo, active "Es Personal de Mantenimiento" si este grupo representa a sus técnicos de mantenimiento. Este indicador se utiliza para sugerencias de asignación de técnicos y emparejamiento basado en habilidades.
Indicador de Personal de Mantenimiento: Exactamente un grupo por instalación debe marcarse como personal de mantenimiento. Esto designa a cuyos miembros se les trata como técnicos cualificados al asignar órdenes de trabajo.
🗑️ Eliminar un grupo
El botón de eliminación (encabezado de la página de grupo) solo está disponible cuando el grupo no tiene miembros. Si aún tiene miembros, use Eliminar fusionando en la página de grupo para moverlos primero a otro grupo. El grupo de mantenimiento de las instalaciones nunca se puede eliminar.
Permisos
Los permisos controlan qué acciones pueden realizar los usuarios sobre diferentes recursos en el sistema. Los perfiles de permisos agrupan estas configuraciones y se asignan a grupos.
🔐 ¿Qué es un Perfil de Permisos?
Un perfil de permiso define los niveles de acceso para cada recurso del sistema (activos, órdenes de trabajo, usuarios, etc.). Cada recurso puede tener un nivel de permiso diferente, lo que le brinda un control granular sobre lo que los usuarios pueden hacer.
Niveles de Permiso (de mayor a menor):
Niveles de Permiso
Cada recurso se establece en uno de seis niveles. Cada nivel incluye todo lo que permiten los niveles inferiores, por lo que "Gestionar" también significa que la persona puede leer y navegar. Los nombres entre paréntesis son los valores subyacentes que puede ver en las exportaciones o la API.
Control total (eliminar)
Todo: crear, leer, editar y eliminar registros de forma permanente.
Gestionar (actualizar)
Crear, leer y editar registros existentes, pero no eliminarlos.
Contribuir (crear)
Agregar nuevos registros y leer los existentes, pero no editar ni eliminar.
Leer (ver)
Abrir registros individuales y leer sus detalles. Sin cambios.
Explorar (verCualquiera)
Ver la lista de registros solamente; los registros individuales no se pueden abrir.
Sin acceso (denegado)
El recurso, su elemento de menú y sus campos están completamente ocultos.
🔐 Dentro de un Perfil de Permiso
Al abrir un perfil de permiso, accede a su propia página: un banner principal con su estado y distintivo de rol terminal, y una única tabla de ancho completo de su nivel de acceso por recurso.
Resumen de Permisos
Muestra una visión general del perfil de permisos, incluyendo su estado y estadísticas de uso.
- • Estado activo/inactivo
- • Indicador de permiso de terminal
- • Número de grupos que utilizan este perfil
Tabla de Detalles de Permisos
Tabla completa que muestra los niveles de permiso para cada recurso del sistema.
- • Todos los recursos del sistema listados
- • Nivel de permiso actual para cada recurso
- • Leyenda codificada por colores para referencia rápida
⚙️ Comportamientos Especiales de Permisos
- Roles de terminal / quiosco: marque Terminal para un dispositivo compartido en planta al que muchas personas acceden con credencial. Los recursos administrativos (Permisos, Usuarios, Grupos, Instalaciones, Configuración, Idiomas y el Registro de auditoría) se deniegan y bloquean siempre en la matriz, sin importar lo que digan las columnas. Las órdenes de trabajo, las tareas, las listas de verificación y las máquinas siguen siendo configurables para que el flujo de "reportar un problema" siga funcionando. Los roles de terminal también están exentos del inicio de sesión de una sola sesión.
- Acceso heredado: un nivel superior siempre incluye los inferiores: "Gestionar" implica "Leer" y "Explorar".
- Oculto, no atenuado: un recurso configurado como "Sin acceso" se elimina de la interfaz para ese usuario, no solo se deshabilita.
- Protección de autobloqueo: no puedes bajar los Permisos por debajo de "Gestionar", ni desactivar el rol, en el perfil que usa tu propia cuenta; no habría vuelta atrás.
- Bloqueo de módulos: los recursos pertenecientes a un módulo que tu plan no incluye se muestran bloqueados; la compra del módulo restaura el nivel que el rol ya tenía.
Plantillas de Roles
El banner azul en la parte superior de un perfil tiene preajustes de un solo clic —Operador, Técnico, Supervisor, Planificador, Almacenero, Administrador— que rellenan toda la matriz siguiendo el principio de mínimo privilegio para ese puesto. Aplica uno como punto de partida y luego ajústalo. Duplicar en el mismo banner clona el perfil que estás viendo (útil una vez que has ajustado uno manualmente).
Configurar un perfil de permisos — paso a paso
- Ve a Ajustes → Permisos y abre un perfil (o crea uno con Crear — dale un nombre y guarda).
- En la página del perfil, opcionalmente haz clic en una plantilla de rol en el banner azul para un punto de partida sensato.
- Trabaja hacia abajo en las secciones de módulos. Para cada recurso, haz clic en un nivel en la barra segmentada —el texto de la derecha te dice exactamente lo que permite ese nivel.
- Usa Establecer todo a en el encabezado de un módulo para nivelar un módulo completo a la vez.
- Asigna el perfil a un grupo (Grupos → el grupo → perfil de permisos). Los usuarios heredan el acceso a través de su grupo.
- Revisa la lista de Cambios Recientes para confirmar lo que cambiaste.
Un perfil que los grupos todavía usan no puede ser eliminado — primero mueve esos grupos a otro perfil.
Cambios Recientes
La página de perfil lista su propia auditoría —quién cambió qué nivel de recurso, de qué a qué y cuándo— para que los cambios de permisos puedan revisarse sin salir de la página.
💡 Consejo: Comience con los permisos más restrictivos y solo conceda acceso adicional según sea necesario. Esto sigue el principio de privilegio mínimo y mejora la seguridad.
Importaciones
La función de Importaciones le permite importar datos masivamente desde archivos CSV, ahorrando tiempo al configurar su sistema o migrar desde otra plataforma.
📥 ¿Qué son las Importaciones?
Las importaciones le permiten cargar archivos CSV (Valores Separados por Comas) que contienen datos para activos, ubicaciones, piezas y otras entidades del sistema. El sistema validará y creará registros automáticamente.
- • Poblar rápidamente su sistema con datos existentes
- • Migrar desde hojas de cálculo u otros sistemas de mantenimiento
- • Actualizar masivamente registros existentes con nueva información
📋 Cómo Importar Datos
Siga estos pasos para importar datos:
- 1 Navegue a Configuración → Importaciones desde el menú principal
- 2 Seleccione el tipo de datos que desea importar (ej., Activos, Ubicaciones)
- 3 Descargue el archivo de plantilla para ver el formato requerido
- 4 Rellene sus datos siguiendo la estructura de la plantilla y cargue el archivo
- 5 Revise los resultados de la validación y confirme la importación
⚠️ setup.note: Siempre haga una copia de seguridad de sus datos antes de importar. Revise cuidadosamente los resultados de la validación para detectar cualquier error de formato antes de confirmar la importación.
Unidades
Las unidades de medida aseguran la consistencia al registrar cantidades, dimensiones y otros valores medibles en todo el sistema.
📏 ¿Qué son las Unidades?
Las unidades son mediciones estandarizadas utilizadas al registrar datos sobre activos, piezas, órdenes de trabajo y más. Tener unidades consistentes asegura informes precisos y una gestión de inventario eficiente.
- • Especificaciones de activos (dimensiones, peso, capacidad)
- • Inventario de piezas (cantidades, embalaje)
- • Horas de mano de obra y materiales utilizados en órdenes de trabajo
- • Lecturas de sensores y datos IoT
Tipos de Unidades Comunes
Longitud
mm, cm, m, pulgadas, pies, yardas
Peso
g, kg, lb, toneladas, onzas
Volumen
ml, l, galones, metros cúbicos
Presión
PSI, bar, kPa, atm
Cantidad
unidad, pieza, caja, juego, par, paquete, rollo
Tiempo
segundos, minutos, horas, días
Temperatura
°C, °F, Kelvin
Otro
Cualquier cosa que no encaje en los siete tipos anteriores
📏 Dentro de una unidad
Al abrir una unidad, accede a su propia página, mostrando sus detalles junto con el inventario de piezas que la utiliza:
📑 Tarjetas de página de unidad
Tarjeta de detalles
Nombre, código corto, descripción, tipo y estado activo.
Tarjeta de existencias de piezas principales
Solo se muestra cuando el módulo Piezas e inventario está habilitado: las piezas medidas en esta unidad con la mayor cantidad de existencias disponibles.
Tabla de piezas
También restringido por el módulo de Piezas e inventario: una lista de ancho completo y con capacidad de búsqueda de cada pieza medida en esta unidad.
➕ Crear una Nueva Unidad
Siga estos pasos para crear una nueva unidad:
- 1 Navegue a Configuración → Unidades desde el menú principal
- 2 Haga clic en el botón "Crear Unidad"
- 3 Introduzca el nombre y la abreviatura de la unidad
- 4 Seleccione el tipo de unidad (longitud, peso, etc.) y haga clic en Guardar
Una unidad utilizada por cualquier pieza no puede eliminarse; en su lugar, desactívela. Las unidades inactivas permanecen en las piezas que ya las utilizan, pero no se pueden elegir para nuevas piezas.
📚 Referencia Rápida
🏷️ Categorías
- • Utilice códigos cortos para una identificación rápida
- • Establezca tiempos de resolución realistas para el seguimiento de SLA
- • Deshabilite las categorías no utilizadas en lugar de eliminarlas
- • Revise regularmente las métricas de rendimiento de las categorías
👥 Grupos
- • Mantenga los grupos alineados con los roles organizacionales
- • Asigne un perfil de permisos por grupo
- • Revise la membresía cuando los empleados cambian de rol
- • Use nombres descriptivos para fácil identificación
🔐 Permisos
- • Aplique el principio de menor privilegio
- • Pruebe los permisos con una cuenta de usuario de prueba
- • Documente los perfiles de permisos personalizados
- • Revise los permisos durante las auditorías de seguridad
📏 Unidades
- • Use abreviaturas estándar para mayor claridad
- • Cree unidades para todos los tipos de medición que utilice
- • Evite duplicados con diferentes ortografías
- • Considere las preferencias regionales (métrica vs imperial)
🆘 ¿Necesita ayuda?
Si encuentra algún problema al configurar sus opciones de configuración, comuníquese con su administrador de sistema o consulte la documentación principal.
Recuerde: Una configuración inicial adecuada ahorra tiempo y evita problemas futuros. Tómese el tiempo para configurar categorías, grupos y permisos correctamente desde el principio.