Configura tu cuenta iTenance
Sigue esta guía paso a paso para configurar tu sistema iTenance después de registrar tu cuenta.
Visión general de Primeros Pasos
Después de registrar tu cuenta, deberás configurar tu sistema con los ajustes esenciales. Esta guía te lleva a través de cada paso para que tu iTenance esté listo para usar.
Consejos Pro
- Empieza poco a poco: Crea una categoría, un grupo, una unidad y un conjunto de permisos, luego expándete según sea necesario.
- Planifica tu estructura: Antes de crear muchos elementos, planifica tu jerarquía organizacional.
- Usa nombres consistentes: Utiliza nombres claros y descriptivos para facilitar la navegación.
- Revisa los permisos regularmente: Asegúrate de que los grupos tengan los niveles de acceso adecuados por seguridad.
Fase 1: Configuración del Sistema (Menú de Configuración)
Empieza configurando los ajustes fundamentales en el menú de Configuración. Estos son los pilares de todo tu sistema.
Tip: You can use the Mass Import feature to quickly add multiple records at once. Just prepare a CSV file with the required data and upload it here.
📍 Acceder al Menú de Configuración
Inicia sesión en tu cuenta iTenance. En el menú de navegación principal superior, busca la opción "Configuración". Pasa el ratón por encima para expandir el menú de Configuración.
Lo que verás: El menú de Configuración se expandirá para mostrar opciones como Categorías, Grupos, Permisos y Unidades.
📁 Crear Categorías
Las categorías deben crearse antes de poder crear órdenes de trabajo. Cada categoría requiere un tipo seleccionado de opciones predefinidas (Emergencia, Avería, Inspección, Regular). No existen categorías predeterminadas; crearás categorías que coincidan con el flujo de trabajo de tu organización.
En el menú de Configuración, haz clic en "Categorías". Haz clic en el botón "Crear". Introduce un nombre descriptivo para tu categoría (ej., "Mantenimiento Preventivo", "Reparaciones de Emergencia", "Hardware"). Opcionalmente, añade una descripción. Haz clic en "Guardar".
Paso a paso:
Categorías Comunes para Crear:
Ejemplos de categorías que podrías crear: "Mantenimiento Eléctrico" (tipo: EM), "Servicio HVAC" (tipo: RE), "Inspección de Seguridad" (tipo: IN), "Reparación de Equipos" (tipo: BR), "Calibración" (tipo: RE), "Respuesta a Emergencias" (tipo: EM).
👥 Crear Grupos
Los grupos definen diferentes roles y áreas de responsabilidad en tu organización. Asignarás usuarios a grupos más tarde.
Desde el menú de Configuración, haz clic en "Grupos". Haz clic en el botón "Crear". Introduce un nombre de grupo (ej., "Equipo de Mantenimiento", "Supervisores", "Operadores"). Selecciona un conjunto de Permisos que coincida con las responsabilidades de este grupo (crearemos conjuntos de permisos a continuación). Establece el grupo como "Activo". Haz clic en "Guardar".
Paso a paso:
Grupos Comunes para Crear:
Ejemplos de grupos: Equipo de Mantenimiento, Supervisores, Operadores, Administradores, Inspectores de Calidad, Personal de Logística.
🔐 Crear Conjuntos de Permisos
Los conjuntos de permisos controlan a qué puede acceder y qué puede hacer cada grupo en el sistema. Esto determina su nivel de acceso a las diferentes funcionalidades.
Desde el menú de Configuración, haz clic en "Permisos". Haz clic en el botón "Crear". Introduce un nombre descriptivo (ej., "Acceso Total", "Solo Mantenimiento", "Solo Lectura"). Selecciona los permisos apropiados para cada módulo (Ubicaciones, Máquinas, Proveedores, Piezas, Unidades, Configuración, Documentación, Informes, Programación, Fabricante, Idioma, Mejoras, Estado, Grupo, Categoría, Instalaciones, Estante, Inventario, Turno, Usuario, Órdenes de trabajo, Tareas, Inspecciones, Elementos, Manifiestos, Uso, Comentarios, Actividad, Notificaciones). Establece como "Activo". Haz clic en "Guardar".
Paso a paso:
Permission Set Strategy:
Common permission levels: Full Access (view, create, edit, delete everything), Maintenance Access (manage maintenance-related items only), Read Only (view information without making changes), Limited Access (specific areas only).
📏 Create Units of Measurement
Units must be created before you can create Parts. Parts are measured in units, so you need to set up the appropriate units of measurement first (e.g., hours, pieces, kilometers, liters).
From the Setup menu, click on "Units". Click the "Create" button. Enter the unit name (e.g., "Hours", "Pieces", "Kilometers"). Enter a short code for the unit (e.g., "hr", "pc", "km"). Optionally add a description. Set as "Active". Click "Save".
Paso a paso:
Common Units to Create:
Examples of units: Hours (hr), Pieces (pc), Kilometers (km), Liters (lt), Kilograms (kg), Days (d), Minutes (min).
Phase 2: Organizational Structure (Logistics Section)
Now set up your physical locations and organizational hierarchy in the Logistics section.
🏢 Access the Logistics Section
In the main navigation menu, click on "Logistics". This will open the Logistics dashboard where you can manage your physical infrastructure.
Tip: You'll see "Logistics" in the top navigation. Click it to expand options for Premises, Locations, and more.
🏗️ Understanding Premises
Your first Premises is automatically created when you register your account, using your Company Name as the premises name. A Premises represents a main location or facility and is the top-level organizational unit. All data is scoped to the current premises - you will only see machines, users, units, tickets, locations, and other data that belong to the current premises. You can switch between premises using the premises switcher in the navigation menu.
In the Logistics section, look for "Premises" and click on it. Click the "Create" button. Enter the premises name (e.g., "Main Factory", "Head Office", "Warehouse A"). Enter the address of the premises. Select a currency for financial transactions at this location. Add any notes about the premises (e.g., "Monday-Friday operations"). Click "Save". The system will automatically assign you as the Maintenance Manager.
Paso a paso:
📍 Create Locations
Locations are areas within your premises. They help organize where your assets are physically located.
In the Logistics section, click on "Locations". Click the "Create" button. Enter a descriptive location name (e.g., "Workshop", "Assembly Line A", "Storage Room 1", "Building B - Floor 3"). Select the Premises this location belongs to. Add any relevant notes or details. Set as "Active". Click "Save".
Paso a paso:
Consejos para la Organización de Ubicaciones:
Ejemplos de ubicaciones: Taller, Línea de Ensamblaje A, Línea de Ensamblaje B, Almacén 1, Edificio B - Piso 3, Área de Mantenimiento, Laboratorio de Control de Calidad.
Fase 3: Gestión de Activos (Activos y Datos Relacionados)
Configure sus activos e información de soporte para realizar un seguimiento de todos los equipos y maquinaria.
Tip: You can use the Mass Import feature to quickly add multiple records at once. Just prepare a CSV file with the required data and upload it here.
🏭 Crear Fabricantes
Los fabricantes son las empresas que producen sus equipos y máquinas.
En la sección Activos, busque "Fabricantes". Haga clic en el botón "Crear". Ingrese el nombre del fabricante (ej., "Siemens", "Bosch", "ABB"). Agregue información de contacto o sitio web si está disponible. Establezca como "Activo". Haga clic en "Guardar".
Paso a paso:
⚙️ Crear Máquinas
Las máquinas son las piezas individuales de equipo que desea gestionar y mantener.
En la sección Activos, haga clic en "Máquinas". Haga clic en el botón "Crear". Ingrese un nombre descriptivo para la máquina (ej., "Máquina CNC 01", "Prensa Hidráulica A"). Seleccione la ubicación donde se encuentra esta máquina. Seleccione el fabricante. Ingrese el modelo de la máquina y el número de serie si están disponibles. Agregue especificaciones (consumo de energía, dimensiones, etc.). Establezca como "Activo". Haga clic en "Guardar".
Paso a paso:
🚚 Crear Proveedores
Los proveedores son vendedores que proporcionan piezas, equipos o servicios.
En la sección Activos, haga clic en "Proveedores". Haga clic en el botón "Crear". Ingrese el nombre del proveedor. Agregue la dirección, datos de contacto y condiciones de pago si están disponibles. Establezca como "Activo". Haga clic en "Guardar".
Paso a paso:
🔧 Crear Repuestos
Los repuestos son componentes reemplazables utilizados en mantenimiento y reparaciones.
En la sección Activos, haga clic en "Repuestos". Haga clic en el botón "Crear". Ingrese el nombre y la descripción del repuesto. Asigne a un proveedor. Establezca la unidad de medida (las creó anteriormente). Agregue el número de pieza e información de costos. Establezca como "Activo". Haga clic en "Guardar".
Paso a paso:
Fase 4: Gestión de equipos
Cree cuentas de usuario adicionales para los miembros de su equipo con las asignaciones de grupo adecuadas.
👤 Crear usuarios adicionales
Como administrador de cuenta, puede añadir miembros del equipo al sistema y asignarlos a grupos con los permisos adecuados.
En la navegación principal, busque "Usuarios" o "Gestión de equipos". Haga clic en "Usuarios". Haga clic en el botón "Crear" o "Añadir usuario". Introduzca la dirección de correo electrónico y el nombre del usuario. Seleccione el/los grupo(s) al que pertenece este usuario (por ejemplo, "Equipo de mantenimiento", "Supervisores"). Establezca la cuenta como "Activa". El usuario recibirá una invitación por correo electrónico para establecer su contraseña. Haga clic en "Guardar".
Paso a paso:
📧 Proceso de invitación de usuario: Después de la creación del usuario, los miembros del equipo recibirán un correo electrónico de invitación. Deben hacer clic en el enlace para establecer su contraseña y completar la configuración de su perfil.
Siguientes pasos
- Crear programas de mantenimiento para sus máquinas
- Asignar tareas a los miembros del equipo
- Realizar un seguimiento del historial de mantenimiento del equipo desde la página de la máquina
- Gestionar el inventario de piezas de repuesto y vincular las piezas a las máquinas
- Configurar listas de verificación para tareas de inspección recurrentes
- Crear informes de actividades y costes de mantenimiento