Tickets y Programaciones
Guía completa para gestionar tickets de mantenimiento, programaciones, tareas y widgets del panel de control.
Aprenda a gestionar las operaciones de mantenimiento en iTenance. Esta guía cubre la creación y el seguimiento de órdenes de trabajo, la configuración de programaciones de mantenimiento preventivo, la gestión de tareas y el uso de widgets del panel de control para supervisar la carga de trabajo y los costes de su equipo.
Tickets
Un Ticket representa una orden de trabajo, una solicitud de mantenimiento o un problema que requiere atención. Los Tickets le ayudan a seguir el trabajo desde la solicitud inicial hasta su finalización, asegurando que nada se pase por alto.
🎫 ¿Qué es un Ticket?
Piense en un Ticket como una orden de trabajo rastreable:
- • Título: Una descripción clara del problema o tarea (ej., "Sustituir cojinete desgastado en transportador")
- • Máquina: El equipo que requiere atención
- • Categoría: El tipo de mantenimiento (Avería, Preventivo, Programado, etc.)
- • Estado: Progreso actual de Abierto a Completado
- • Responsable: El técnico asignado para completar el trabajo
Vista de Tickets
Cuando navegue a la sección de Tickets, verá una tabla que muestra todos los tickets con estos detalles:
📋 Vista de Tickets
Cuando navegue a la sección de Tickets, verá una tabla que muestra todos los tickets con estos detalles:
| Columna | Qué Muestra |
|---|---|
| Ticket | El título que describe el trabajo a realizar |
| Máquina | El equipo asociado a este ticket |
| Categoría | Tipo de mantenimiento (Avería, Emergencia, Preventivo, etc.) |
| Estado | Estado actual del ticket (Abierto, En Progreso, Completado) |
| Creado por | El usuario que abrió el ticket |
| Fecha | Cuando se creó el ticket |
Crear un Ticket Nuevo
Los Tickets representan órdenes de trabajo, tareas de mantenimiento o problemas que requieren atención. Cree tickets para rastrear el trabajo desde la solicitud hasta su finalización.
Título
Proporcione un título claro y descriptivo que resuma el problema o la tarea. Los buenos títulos facilitan la comprensión del trabajo necesario de un vistazo.
Categoría
Seleccione la categoría de mantenimiento (Avería, Emergencia, Preventivo, Programado, Mejora) para ayudar a los equipos a priorizar y planificar el trabajo.
Asignación
Asigne tickets a técnicos específicos para su rendición de cuentas. La persona responsable será notificada y podrá seguir su carga de trabajo.
Resolución Esperada
Cada categoría tiene un tiempo de resolución esperado. Realice un seguimiento en función de este objetivo para asegurar la finalización a tiempo.
➕ Crear un Ticket Nuevo
Siga estos pasos para crear un ticket nuevo:
- 1 Haga clic en el botón "Crear Ticket" en la parte superior de la lista
- 2 Introduzca un Título que describa claramente el problema o la tarea
- 3 Seleccione la Máquina que requiere mantenimiento del menú desplegable
- 4 Elija la Categoría adecuada (Avería, Preventivo, etc.)
- 5 (Opcional) Añada una Descripción detallada con más información sobre el problema
- 6 (Opcional) Asigne un técnico Responsable si se conoce
- 7 Haga clic en "Guardar" para crear el ticket
Estados del Ticket
Siga el progreso del ticket a través de varias etapas. El flujo de estados ayuda a todos a entender en qué punto del proceso se encuentra cada ticket.
Abierto
Tickets nuevos que han sido creados pero aún no asignados ni iniciados. Esperando revisión inicial.
Asignado
Se ha asignado un técnico y ha confirmado el ticket. El trabajo comenzará pronto.
En curso
Se está realizando un trabajo activo en el ticket. El técnico está trabajando actualmente en el problema.
En espera
El trabajo se ha pausado, generalmente a la espera de piezas, información u otras dependencias.
Completado
El trabajo ha sido finalizado y verificado. El problema ha sido resuelto.
Cancelado
El ticket se cerró sin completar. Puede ser un duplicado o ya no ser necesario.
Categorías de tickets
Cada categoría que cree debe asignarse a uno de los cuatro tipos predefinidos. El tipo establece la urgencia esperada y ayuda a los equipos a priorizar el trabajo:
AV — Avería
El equipo ha fallado y la producción se ve afectada. Úselo para reparaciones reactivas donde la máquina ya está parada o degradada.
EM — Emergencia
Fallos críticos para la seguridad o que detienen la producción y requieren una respuesta inmediata. El tipo de mayor urgencia.
IN — Inspección
Controles y evaluaciones rutinarias: inspecciones de seguridad, monitoreo de condición o auditorías de cumplimiento.
RE — Programado
Mantenimiento planificado estándar: lubricación, cambios de filtro, servicio programado y tareas preventivas.
Cómo funcionan las categorías
Usted crea el nombre de la categoría (p. ej., "Mantenimiento Preventivo", "Respuesta a Emergencias") y selecciona el código de tipo que mejor se adapte a la urgencia. El tipo determina el SLA y la prioridad predeterminados.
Widgets de la página de tickets
Al ver un ticket, verá varios widgets que ayudan a gestionar el trabajo:
Información de la máquina
Muestra detalles sobre el equipo asociado con este ticket, incluyendo el nombre de la máquina, la ubicación y el fabricante.
Acceso rápido a los detalles de la máquina • Información de ubicación • Fabricante y modelo
Resumen del ticket
Muestra el estado actual, la categoría, el tiempo transcurrido desde la creación y la fecha límite de resolución esperada. Incluye un gráfico de progreso visual.
Insignia de estado • Rastreador de tiempo transcurrido • Cuenta atrás de resolución • Técnico asignado
Imágenes y adjuntos
Cargue y vea fotos del problema. La documentación visual ayuda a los técnicos a comprender los problemas y verificar el trabajo completado.
Cargar varias imágenes • Ver fotos a tamaño completo • Documentar condiciones antes/después
Comentarios y notas
Agregue notas, actualizaciones y comuníquese sobre el ticket. Cree una línea de tiempo de información que ayude al equipo a mantenerse informado.
Agregar comentarios • Etiquetar miembros del equipo • Rastrear actualizaciones cronológicamente
Historial de actividad
Un registro cronológico de todos los cambios realizados en la orden de trabajo. Vea quién hizo qué y cuándo para una auditoría completa.
Cambios de estado • Actualizaciones de asignación • Historial de edición • Marcas de tiempo
Widget de Tareas
Cree y gestione tareas individuales dentro de una orden de trabajo. Desglose el trabajo complejo en pasos más pequeños y rastreables.
Crear tareas • Asignar a técnicos • Seguir la finalización • Registrar tiempo y piezas
Tareas
Una Tarea es una pieza de trabajo específica dentro de una orden de trabajo o un programa. Las tareas desglosan los trabajos de mantenimiento complejos en pasos manejables que pueden asignarse, rastrearse y completarse individualmente.
✅ ¿Qué es una Tarea?
Las tareas le ayudan a:
- • Desglosar trabajos complejos en pasos más pequeños y manejables
- • Asignar trabajo específico a diferentes técnicos
- • Seguir el progreso en procedimientos de mantenimiento de varios pasos
- • Registrar el tiempo invertido y las piezas utilizadas para cada paso
Campos de Tarea
Cada tarea incluye estos campos clave:
Nombre de la Tarea
Una descripción clara de lo que hay que hacer
Descripción
Instrucciones detalladas o notas sobre la tarea
Asignado a
El técnico responsable de completar esta tarea
Estado de la Tarea
Las tareas pasan por cinco estados:
Pendiente
La tarea ha sido creada pero el trabajo aún no ha comenzado. Es el estado predeterminado para una nueva tarea.
En Curso
El trabajo se está realizando activamente en esta tarea.
Bloqueada
La tarea no puede continuar — normalmente a la espera de piezas, información o que otra tarea finalice.
Completada
La tarea ha sido finalizada y marcada como hecha.
Cancelada
La tarea se cerró sin completarse. Puede que ya no sea necesaria o fue reemplazada.
➕ Creación de Tareas
Las tareas se pueden crear desde dentro de órdenes de trabajo o programas:
- 1 Abra la orden de trabajo o el programa donde desea añadir una tarea
- 2 Haga clic en el botón "Crear Tarea" en la sección Tareas
- 3 Introduzca un Nombre de Tarea que describa el trabajo
- 4 (Opcional) Añada una Descripción con instrucciones detalladas
- 5 (Opcional) Asigne un técnico Responsable
- 6 Haga clic en "Guardar" para crear la tarea
Programaciones
Una Programación representa una actividad de mantenimiento planificada que ocurre una vez o de forma recurrente. Las programaciones le ayudan a implementar programas de mantenimiento preventivo para reducir averías inesperadas.
📅 ¿Qué es una Programación?
Las programaciones son perfectas para:
- • Inspecciones y servicio regular de equipos
- • Rutinas de mantenimiento preventivo
- • Actividades de mantenimiento requeridas por cumplimiento
- • Revisiones estacionales o periódicas de equipos
Cree programaciones de mantenimiento preventivo para realizar tareas rutinarias a intervalos regulares, reduciendo averías inesperadas y extendiendo la vida útil del equipo.
Patrones de recurrencia
Las programaciones pueden repetirse en estos intervalos:
Diario
Cada día. Ideal para revisiones diarias de equipos o rutinas de limpieza.
Semanal
Una vez por semana. Bueno para inspecciones semanales o rondas de mantenimiento.
Mensual
Una vez al mes. Adecuado para intervalos de servicio mensuales.
Anual
Una vez al año. Para inspecciones anuales, certificaciones o revisiones generales.
➕ Crear una Programación
Configure el mantenimiento recurrente para recordarle automáticamente a su equipo cuándo vence el trabajo.
- 1 Haga clic en el botón "Crear Programación"
- 2 Introduzca un Nombre de la Programación (p. ej., "Inspección Mensual de Cinta Transportadora")
- 3 (Opcional) Añada una Descripción con instrucciones de mantenimiento
- 4 Establezca la Fecha de Inicio para la primera ocurrencia
- 5 Seleccione el patrón de Recurrencia (diario, semanal, mensual, anual)
- 6 (Opcional) Establezca una Fecha de Fin si la programación debe detenerse
- 7 Haga clic en "Guardar" para crear la programación
Widgets de la página de programación
Al ver una programación, verá varios widgets para ayudar a gestionar el mantenimiento planificado:
Detalles de la programación
Muestra el nombre de la programación, descripción, fechas de inicio/fin, patrón de recurrencia e información de creación.
Nombre de la programación • Descripción • Fechas • Patrón de recurrencia
Tareas de esta ocurrencia
Muestra las tareas para la ocurrencia actual o seleccionada. Cree, complete y haga seguimiento de las tareas específicas para cada fecha programada.
Navegar entre ocurrencias • Crear tareas • Marcar tareas como completadas • Ver detalles de la tarea
Línea de tiempo
Una línea de tiempo visual que muestra ocurrencias pasadas y futuras, finalizaciones de tareas y eventos clave relacionados con esta programación.
Ocurrencias pasadas • Fechas futuras • Historial de finalización • Progreso visual
Estadísticas
Muestra métricas de finalización para esta programación, incluyendo el total de tareas, tasas de finalización y tendencias de rendimiento.
Tasa de finalización • Recuento de tareas • Métricas de rendimiento
💡 Consejo: Revise y ajuste las programaciones periódicamente basándose en el rendimiento del equipo y el historial de mantenimiento. Elimine o modifique las programaciones que ya no sean necesarias.
Listas de Verificación Inteligentes
Una Lista de Verificación es una plantilla reutilizable de preguntas y elementos de inspección que se puede adjuntar a órdenes de trabajo y tareas de mantenimiento programadas. Las listas de verificación aseguran la consistencia, mejoran el control de calidad y proporcionan registros de auditoría.
📋 ¿Qué es una Lista de Verificación Inteligente?
Las listas de verificación inteligentes son formularios de inspección inteligentes que se adaptan según sus respuestas:
- • Asegure que las verificaciones de seguridad críticas y los estándares de calidad nunca se omitan
- • Las preguntas pueden aparecer u ocultarse dinámicamente según las respuestas anteriores
- • Capture fotos y documentación durante las inspecciones
- • Mantener registros de auditoría y de cumplimiento
Dónde usar las listas de verificación
Las listas de verificación se pueden adjuntar tanto a tickets como a tareas de mantenimiento programado:
Tickets con listas de verificación
Adjunte listas de verificación de inspección a tickets de avería, reparaciones de emergencia o tareas de control de calidad.
Ejemplo: Un ticket de avería podría incluir una lista de verificación de seguridad antes de comenzar las reparaciones
Mantenimiento programado con listas de verificación
Adjunte listas de verificación de inspección recurrentes a programaciones de mantenimiento preventivo. Cada ocurrencia registra su propia finalización de la lista de verificación.
Ejemplo: La inspección mensual de equipos incluye automáticamente una lista de verificación que los técnicos deben completar
Tipos de campos de lista de verificación
Las listas de verificación admiten varios tipos de campos para capturar diferentes tipos de información:
Sí/No
Preguntas simples de sí/no (ej., "¿Está la protección en su lugar?")
Casilla de verificación
Casilla de verificación única para confirmación (ej., "Confirmo que se siguieron todos los procedimientos de seguridad")
Opción múltiple
Seleccionar una opción de una lista (ej., "Condición: Buena / Regular / Mala")
Texto
Entrada de texto libre para notas y descripciones
Número
Valores numéricos con validación de mín./máx. (ej., lecturas de temperatura)
Escala
Escala de calificación (ej., 1-5 para la condición del equipo)
Fecha
Selector de fecha para programar o registrar fechas
Archivo/Foto
Subir fotos o documentos como evidencia
Lógica condicional (Preguntas inteligentes)
Una de las características más potentes de las listas de verificación inteligentes es la lógica condicional. Las preguntas pueden aparecer o desaparecer según las respuestas anteriores.
🔗 Cómo funciona la lógica condicional
Establezca condiciones que determinen cuándo debe ser visible una pregunta. Por ejemplo, si un técnico responde "No" a una verificación de seguridad, pueden aparecer preguntas adicionales pidiendo detalles.
Ejemplo simple:
- Pregunta 1: "¿Funciona el equipo correctamente?" (Sí/No)
- SI se respondió "No": entonces mostrar...
- Pregunta 2: "Describa el problema en detalle" (Campo de texto)
Consejo: Utilice la lógica condicional para crear listas de verificación inteligentes que se adapten a diferentes escenarios sin abrumar a los técnicos con preguntas irrelevantes.
Creación de plantillas de listas de verificación
➕ Crear una nueva plantilla de lista de verificación
Cree plantillas de listas de verificación reutilizables que se pueden adjuntar a múltiples tickets y programaciones:
- 1 Navegue a Listas de verificación → Plantillas
- 2 Haga clic en "Crear plantilla" y asígnele un nombre descriptivo
- 3 Elija una Categoría (Seguridad, Calidad, Preventivo, etc.)
- 4 Agregue elementos a la lista de verificación haciendo clic en "Agregar elemento"
- 5 Para cada elemento, elija el tipo de campo, agregue el texto de la pregunta y configure cualquier lógica condicional
- 6 Haga clic en "Guardar plantilla" cuando termine
📎 Asignación de listas de verificación
Una vez que haya creado plantillas de listas de verificación, puede asignarlas a tareas dentro de tickets o programas:
A Tickets
- 1. Abra un ticket o cree uno nuevo
- 2. En la sección de tareas, cree una tarea o edite una existente
- 3. Seleccione una plantilla de lista de verificación del menú desplegable
A Mantenimiento Programado
- 1. Abra un programa o cree uno nuevo
- 2. En la sección de tareas, cree una plantilla de tarea o edite una existente
- 3. Seleccione una plantilla de lista de verificación; se utilizará para cada ocurrencia
✅ Finalización de Listas de Verificación
Cuando los técnicos trabajan en tareas con listas de verificación, pueden completarlas directamente desde la vista de la tarea:
- Preguntas Dinámicas: Las preguntas aparecen u se ocultan según la lógica condicional
- Seguimiento de Progreso: Vea el porcentaje de finalización en tiempo real
- Carga de Fotos: Adjunte fotos para documentación visual
- Guardado Automático: Las respuestas se guardan automáticamente a medida que trabaja
Comportamiento de la Lista de Verificación
Comprendiendo cómo funcionan las listas de verificación con las tareas y los programas:
Opcional por Defecto
Las tareas funcionan con o sin listas de verificación. Las listas de verificación son completamente opcionales.
Programas y Ocurrencias
Para el mantenimiento programado, la lista de verificación se define en la plantilla de tarea. Cada ocurrencia tiene su propio registro de finalización separado.
Documentación Fotográfica
Los técnicos pueden subir fotos directamente a las respuestas de la lista de verificación, creando rastros de auditoría visuales.
Puntuación de Finalización
Las listas de verificación rastrean el porcentaje de finalización y pueden calcular puntuaciones basadas en las respuestas (criterios de aprobado/fallo).
💡 Consejo: Utilice listas de verificación para inspecciones recurrentes a fin de asegurar una calidad consistente y mantener registros de cumplimiento.
Soporte Multilingüe
Las plantillas y preguntas de las listas de verificación están disponibles en inglés (predeterminado), húngaro y alemán. La interfaz se muestra automáticamente en su idioma preferido.
🔄 Cómo Funciona Todo en Conjunto
Crear Órdenes de Trabajo para Incidencias
Cuando un equipo necesita atención, cree una orden de trabajo para documentar y hacer seguimiento al trabajo
Configurar Programaciones Preventivas
Cree programaciones recurrentes para mantenimiento rutinario para prevenir averías
Dividir el Trabajo en Tareas
Agregue tareas específicas a órdenes de trabajo y programaciones para un seguimiento detallado
Monitorear con Widgets del Panel de Control
Utilice los widgets para hacer seguimiento al trabajo próximo, la carga de trabajo del equipo y los costos de un vistazo
📚 Referencia Rápida
Orden de Trabajo Referencia Rápida
- Qué: Una orden de trabajo o solicitud de mantenimiento
- Contiene: Tareas, comentarios, imágenes, actividad
- Información Clave: Título, máquina, categoría, estado
- Crear: Desde la lista de Órdenes de Trabajo o la página de la máquina
- Seguimiento: Progreso del estado de Abierto a Completado
Programación Referencia Rápida
- Qué: Mantenimiento recurrente planificado
- Contiene: Tareas para cada ocurrencia
- Información Clave: Nombre, fechas, recurrencia
- Crear: Desde la lista de Programaciones
- Seguimiento: Tasa de finalización por ocurrencia
Tarea Referencia Rápida
- Qué: Elemento de trabajo individual dentro de una orden de trabajo/programación
- Pertenece A: Orden de trabajo u ocurrencia de programación
- Información Clave: Nombre, asignado, estado
- Crear: Desde una orden de trabajo o programación
- Seguimiento: Estado Abierto o Completado
Lista de Verificación Referencia Rápida
- Qué: Formularios de inspección reutilizables con lógica inteligente
- Contiene: Preguntas, lógica condicional, carga de fotos
- Información Clave: Nombre, categoría, tipos de campo
- Crear: Desde Listas de Verificación → Plantillas
- Seguimiento: Porcentaje de finalización y puntuaciones
🆘 ¿Necesita Ayuda?
Si tiene preguntas sobre cómo gestionar tickets de mantenimiento, programas o tareas, no dude en contactarnos. También puede consultar otras secciones de la documentación para características relacionadas.
Recuerde: ¡La programación proactiva del mantenimiento reduce las averías y prolonga la vida útil del equipo!