Documentación, Usuarios, Informes y Registro de Auditoría
Guía completa del módulo Oficina, que incluye la gestión de documentación, administración de usuarios, informes y registro de auditoría.
El módulo Oficina proporciona herramientas administrativas esenciales para gestionar la documentación, usuarios, informes y registros de auditoría. Estas funcionalidades le ayudan a mantener la eficiencia organizacional, asegurar el cumplimiento y rastrear las actividades del sistema.
Documentación
La función Documentación le permite almacenar, organizar y gestionar todos los documentos esenciales relacionados con sus operaciones, incluyendo manuales, certificados, planos e informes.
📄 ¿Qué es la Gestión de Documentación?
La gestión de documentación proporciona un repositorio centralizado para almacenar y organizar archivos relacionados con sus activos, procedimientos de mantenimiento y requisitos de cumplimiento.
- • Nombre del Archivo - El nombre original del documento subido
- • Carpeta - La categoría o carpeta donde se organiza el documento
- • Asociación de Entidad - Vincular documentos a activos, ubicaciones o tickets específicos
- • Formatos Compatibles - Imágenes (jpeg, png), PDF y hojas de cálculo (csv, xlsx, xls)
Tipos de Documentos
Organice sus documentos en categorías para facilitar su recuperación y el seguimiento del cumplimiento.
Manuales
Manuales de operación, guías de usuario y documentación técnica.
Certificados
Certificados de seguridad, informes de inspección y documentos de cumplimiento.
Planos
Planos técnicos, proyectos y esquemas.
Informes
Informes de mantenimiento, informes de incidentes y documentos de análisis.
📤 Carga de Documentos
Siga estos pasos para subir un nuevo documento al sistema:
- 1 Navegue a Oficina → Documentación desde el menú principal.
- 2 Haga clic en el botón "Añadir Documento" para abrir el diálogo de carga.
- 3 Seleccione un archivo de su dispositivo haciendo clic en "Elegir Archivo" o arrastre y suelte.
- 4 Rellene los detalles opcionales como la categoría de carpeta y la asociación de entidad.
- 5 Haga clic en "Subir" para guardar el documento en el sistema.
📁 Tipos de Archivo Compatibles
| Tipo de Archivo | Extensiones | Caso de Uso |
|---|---|---|
| Imágenes | .jpeg, .png | Fotos de equipos, documentación de daños, registros visuales |
| Documentos PDF | Manuales, certificados, informes oficiales, contratos | |
| Hojas de Cálculo | .csv, .xlsx, .xls | Importaciones de datos, listas de inventario, programas de mantenimiento |
💡 Mejores Prácticas
Utilice convenciones de nomenclatura consistentes, mantenga el control de versiones y establezca fechas de caducidad para documentos con plazos. Revise y archive regularmente los documentos obsoletos para mantener su repositorio organizado.
⚠️ Nota: El tamaño máximo de archivo suele estar limitado por la configuración del servidor. Contacte a su administrador para límites específicos.
Usuarios
La sección Usuarios permite a los administradores crear, gestionar y configurar cuentas de usuario, asignar roles y controlar los niveles de acceso al sistema para todos los miembros del equipo.
👥 ¿Qué es la Gestión de Usuarios?
La gestión de usuarios proporciona un control centralizado sobre quién puede acceder al sistema y qué acciones puede realizar según su rol asignado.
- • Nombre - El nombre completo del usuario para identificación
- • Correo Electrónico - Credenciales de inicio de sesión y dirección de notificación
- • Grupo/Rol - Nivel de permiso (Administrador, Mantenimiento, Operario)
- • Estado - Estado de la cuenta activa o inactiva
Roles de usuario
Define roles como Administrador, Técnico, Lector, o crea roles personalizados con permisos específicos.
Administrador
Acceso totalAcceso total al sistema con capacidad para gestionar usuarios, configuraciones y todas las funciones.
- ✓ Gestionar todos los usuarios y permisos
- ✓ Acceder a todas las configuraciones del sistema
- ✓ Ver y modificar todos los datos
Mantenimiento
Acceso operacionalPuede gestionar operaciones de mantenimiento, solicitudes y activos.
- ✓ Crear y gestionar solicitudes
- ✓ Ver y actualizar activos
- ✓ Acceder a informes de mantenimiento
Operario
Acceso básicoAcceso limitado para tareas operativas diarias.
- ✓ Ver solicitudes asignadas
- ✓ Actualizar estado de solicitudes
- ✓ Ver información de activos
📋 Vista de lista de usuarios
La lista de usuarios muestra a todos los miembros del equipo con su información esencial:
| Columna | Qué Muestra |
|---|---|
| Nombre | Nombre completo del usuario para identificación |
| Correo electrónico | Dirección de correo electrónico utilizada para iniciar sesión y notificaciones |
| Grupo | Grupo de rol/permiso asignado |
| Estado | Estado de la cuenta activa o inactiva |
🔘 Botones de acción
Ver perfil
Abre la página de perfil detallado del usuario con toda la información y widgets.
Editar usuario
Modifica los detalles del usuario, incluyendo nombre, correo electrónico y asignación de rol.
Activar/Desactivar
Activa o desactiva una cuenta de usuario sin eliminarla.
Eliminar usuario
Elimina permanentemente un usuario del sistema. Esta acción no se puede deshacer.
➕ Crear un nuevo usuario
Sigue estos pasos para añadir un nuevo miembro del equipo:
- 1 Navega a Oficina → Usuarios desde el menú principal.
- 2 Haz clic en el botón "Añadir usuario" en la esquina superior derecha.
- 3 Rellena los campos obligatorios: Nombre, Correo electrónico, Contraseña.
- 4 Selecciona el grupo/rol de usuario adecuado según sus responsabilidades.
- 5 Haz clic en "Guardar" para crear la cuenta. El usuario recibirá un correo electrónico de bienvenida.
Widgets de Usuario
Al ver un perfil de usuario, varios widgets proporcionan acceso rápido a información relacionada:
Información de Contacto
Muestra los detalles de contacto y la configuración de la cuenta del usuario.
Incluye: Correo electrónico, teléfono, departamento y estado de la cuenta
Máquinas Asignadas
Muestra todas las máquinas/activos asignados a este usuario para mantenimiento o supervisión.
Incluye: Recuento de máquinas, asignaciones principales y resumen de estado
Tickets del Usuario
Enumera todos los tickets creados por o asignados a este usuario.
Incluye: Tickets abiertos, tickets completados y métricas de rendimiento
Permisos de Grupo
Muestra los detalles de los permisos para el grupo asignado al usuario.
Incluye: Niveles de acceso, permisos de funciones y restricciones
Por defecto, todos los usuarios de todas las instalaciones pueden verse en la lista de usuarios. Si desea ver solo los usuarios que pertenecen a sus instalaciones, ¡utilice el filtro y seleccione sus instalaciones!
Informes
La función Informes proporciona potentes herramientas de análisis y visualización de datos para ayudarle a comprender sus operaciones de mantenimiento, rastrear el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos.
📊 ¿Qué son los Informes?
Los informes agregan datos de sus tickets, activos e inventario para proporcionar información a través de visualizaciones personalizables y formatos exportables.
- • Tipo de Informe - Informes de Tickets, Activos o Inventario
- • Filtros de Fecha - Define el rango de tiempo para el análisis de datos
- • Columnas - Seleccione qué campos de datos incluir
- • Visualización - Elija cómo se muestran los datos (gráficos, tablas)
Tipos de Informes
Elija entre tres tipos principales de informes según los datos que desee analizar:
Informes de Tickets
Analice las solicitudes de mantenimiento, los tiempos de resolución, la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento de SLA.
Informes de Activos
Rastree el estado del equipo, el historial de mantenimiento, el tiempo de inactividad y las métricas de ciclo de vida.
Informes de Inventario
Supervise los niveles de stock, el uso de piezas, los costes y los requisitos de reorden.
🔨 Uso del Generador de Informes
El Generador de Informes le guía a través de un proceso de 5 pasos para crear informes personalizados:
- 1 Seleccionar Tipo de Informe - Elija entre informes de Tickets, Activos o Inventario.
- 2 Establecer Rango de Fechas - Defina el período de tiempo para sus datos usando opciones preestablecidas o fechas personalizadas.
- 3 Elegir Columnas - Seleccione qué campos de datos incluir en su informe.
- 4 Seleccionar Visualización - Elija cómo mostrar sus datos: barra, línea, circular, dona, tabla o mixto.
- 5 Vista Previa y Guardar - Revise su informe, nómbrelo y opcionalmente añada una descripción antes de guardar.
Tipos de Visualización
Gráfico de Barras
Gráfico de Líneas
Gráfico Circular
Gráfico de Dona
Tabla
Mixto
📑 Plantillas de Informes
Utilice plantillas predefinidas para generar rápidamente informes comunes:
| Nombre de la Plantilla | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Incidencias por Ubicación | Ticket | Muestra la distribución de incidencias en sus instalaciones y ubicaciones. |
| Tiempo de Resolución por Categoría | Ticket | Analiza los tiempos promedio de resolución para diferentes categorías de incidencias. |
| Tiempo de Inactividad de Máquinas | Ticket | Registra las horas y patrones de inactividad de sus equipos. |
| Rendimiento de Técnicos | Ticket | Compara las tasas y tiempos de finalización de incidencias entre técnicos. |
| Uso de Piezas | Inventory | Supervisa qué piezas se utilizan con mayor frecuencia en el mantenimiento. |
| Estado de Órdenes de Trabajo | Ticket | Resumen de los estados y el progreso de las órdenes de trabajo. |
💡 Consejos para Informes Efectivos
- Empiece con plantillas - Utilice plantillas predefinidas como punto de partida y personalice según sea necesario.
- Utilice rangos de fechas adecuados - Períodos más cortos para análisis de tendencias, más largos para patrones.
- Adapte la visualización a los datos - Use gráficos circulares para proporciones, gráficos de líneas para tendencias a lo largo del tiempo.
- Exporte para presentaciones - Los informes se pueden exportar a PDF o CSV para compartir con las partes interesadas.
Registro de Auditoría
El Registro de Auditoría proporciona un registro completo de todas las actividades del sistema, ayudándole a rastrear cambios, mantener la conformidad e investigar problemas.
📝 ¿Qué es el Registro de Auditoría?
Cada acción significativa en el sistema se registra automáticamente con detalles sobre quién la realizó, qué cambió y cuándo ocurrió.
- • Evento - El tipo de acción realizada (creado, actualizado, eliminado, restaurado)
- • Modelo - El tipo de registro afectado (Usuario, Incidencia, Activo, etc.)
- • Usuario - Quién realizó la acción
- • Marca de Tiempo - Cuándo ocurrió la acción
Tipos de Eventos de Auditoría
Se añadió un nuevo registro al sistema.
Se modificó un registro existente.
Se eliminó un registro del sistema.
Se restauró un registro previamente eliminado.
📋 Vista de Lista del Registro de Auditoría
El registro de auditoría muestra información detallada sobre cada evento registrado:
| Columna | Qué Muestra |
|---|---|
| Fecha/Hora | Cuándo ocurrió el evento, mostrado en su zona horaria local |
| Evento | Tipo de acción: Creado, Actualizado, Eliminado o Restaurado |
| Modelo | El tipo de registro que fue afectado |
| Usuario | La persona que realizó la acción |
| Cambios | Valores anteriores/posteriores para los campos actualizados (en eventos de actualización) |
| Dirección IP | La dirección de red desde la que se realizó la acción |
🔍 Filtrado de Registros de Auditoría
Utilice filtros para encontrar eventos específicos rápidamente:
- • Rango de fechas - Busque dentro de un período de tiempo específico utilizando el selector de fechas.
- • Tipo de evento - Filtre por eventos Creados, Actualizados, Eliminados o Restaurados.
- • Tipo de registro - Filtre por tipo de registro (Usuarios, Órdenes, Activos, Piezas, etc.).
💡 Mejores prácticas para registros de auditoría
Revise regularmente los registros de auditoría para detectar actividad inusual, especialmente intentos de inicio de sesión fallidos y eliminaciones masivas. Utilice los filtros de fecha para centrarse en períodos de tiempo específicos durante las investigaciones.
⚠️ Nota: Los registros de auditoría se retienen de acuerdo con la política de retención de datos de su organización. Las entradas muy antiguas pueden archivarse o eliminarse automáticamente.
📚 Referencia rápida
📄 Documentación
- Archivos admitidos: jpeg, png, pdf, csv, xlsx, xls
- Navegar: Office → Documentación
- Organizar: Utilice carpetas y asociaciones de entidades
- Mejor práctica: Utilice convenciones de nomenclatura coherentes
👥 Usuarios
- Roles: Administrador, Mantenimiento, Operario
- Navegar: Office → Usuarios
- Campos obligatorios: Nombre, Correo electrónico, Contraseña
- Mejor práctica: Asigne los permisos mínimos requeridos
📊 Informes
- Tipos: Órdenes, Activos, Inventario
- Navegar: Office → Informes
- Visualizaciones: Barras, Líneas, Circular, Anillo, Tabla, Mixto
- Mejor práctica: Empiece con plantillas y luego personalice
📝 Registro de auditoría
- Eventos: Creado, Actualizado, Eliminado, Restaurado
- Navegar: Office → Registro de auditoría
- Filtros: Rango de fechas, Tipo de evento, Tipo de registro
- Mejor práctica: Revise regularmente por seguridad
🆘 ¿Necesita ayuda?
Si tiene preguntas sobre las funciones de Office o encuentra algún problema, póngase en contacto con el administrador de su sistema o consulte otras secciones de la documentación.
Recuerde: Las funciones administrativas, como la gestión de usuarios y los registros de auditoría, suelen estar restringidas a usuarios con permisos de Administrador.