Documentación, Usuarios, Informes y Registro de Auditoría
Guía completa del módulo Oficina, que incluye la gestión de documentación, administración de usuarios, informes y registro de auditoría.
El módulo Oficina proporciona herramientas administrativas esenciales para gestionar la documentación, usuarios, informes y registros de auditoría. Estas funcionalidades le ayudan a mantener la eficiencia organizacional, asegurar el cumplimiento y rastrear las actividades del sistema.
Documentación
La función Documentación le permite almacenar, organizar y gestionar todos los documentos esenciales relacionados con sus operaciones, incluyendo manuales, certificados, planos e informes.
📄 ¿Qué es la Gestión de Documentación?
La gestión de documentación proporciona un repositorio centralizado para almacenar y organizar archivos relacionados con sus activos, procedimientos de mantenimiento y requisitos de cumplimiento.
- • Nombre del Archivo - El nombre original del documento subido
- • Carpeta - La categoría o carpeta donde se organiza el documento
- • Asociación de Entidades - Vincular documentos a activos, ubicaciones u órdenes de trabajo específicos
- • Formatos Compatibles - Imágenes (jpeg, png), PDF y hojas de cálculo (csv, xlsx, xls)
Tipos de Documentos
Organice sus documentos en categorías para facilitar su recuperación y el seguimiento del cumplimiento.
Manuales
Manuales de operación, guías de usuario y documentación técnica.
Certificados
Certificados de seguridad, informes de inspección y documentos de cumplimiento.
Planos
Planos técnicos, proyectos y esquemas.
Informes
Informes de mantenimiento, informes de incidentes y documentos de análisis.
📤 Carga de Documentos
Siga estos pasos para subir un nuevo documento al sistema:
- 1 Navegue a Oficina → Documentación desde el menú principal.
- 2 Haga clic en el botón "Añadir Documento" para abrir el diálogo de carga.
- 3 Seleccione un archivo de su dispositivo haciendo clic en "Elegir Archivo" o arrastre y suelte.
- 4 Rellene los detalles opcionales como la categoría de carpeta y la asociación de entidad.
- 5 Haga clic en "Subir" para guardar el documento en el sistema.
📁 Tipos de Archivo Compatibles
| Tipo de Archivo | Extensiones | Caso de Uso |
|---|---|---|
| Imágenes | .jpeg, .png | Fotos de equipos, documentación de daños, registros visuales |
| Documentos PDF | Manuales, certificados, informes oficiales, contratos | |
| Hojas de Cálculo | .csv, .xlsx, .xls | Importaciones de datos, listas de inventario, programas de mantenimiento |
💡 Mejores Prácticas
Utilice convenciones de nomenclatura consistentes, mantenga el control de versiones y establezca fechas de caducidad para documentos con plazos. Revise y archive regularmente los documentos obsoletos para mantener su repositorio organizado.
⚠️ Nota: El tamaño máximo de archivo suele estar limitado por la configuración del servidor. Contacte a su administrador para límites específicos.
Usuarios
La sección Usuarios permite a los administradores crear, gestionar y configurar cuentas de usuario, asignar roles y controlar los niveles de acceso al sistema para todos los miembros del equipo.
👥 ¿Qué es la Gestión de Usuarios?
La gestión de usuarios proporciona un control centralizado sobre quién puede acceder al sistema y qué acciones puede realizar según su rol asignado.
- • Nombre - El nombre completo del usuario para identificación
- • Correo Electrónico - Credenciales de inicio de sesión y dirección de notificación
- • Grupo/Rol - Nivel de permiso (Administrador, Mantenimiento, Operario)
- • Estado - Estado de la cuenta activa o inactiva
Roles de usuario
Define roles como Administrador, Técnico, Lector, o crea roles personalizados con permisos específicos.
Administrador
Acceso totalAcceso total al sistema con capacidad para gestionar usuarios, configuraciones y todas las funciones.
- ✓ Gestionar todos los usuarios y permisos
- ✓ Acceder a todas las configuraciones del sistema
- ✓ Ver y modificar todos los datos
Mantenimiento
Acceso operacionalPuede gestionar operaciones de mantenimiento, órdenes de trabajo y activos.
- ✓ Crear y gestionar órdenes de trabajo
- ✓ Ver y actualizar activos
- ✓ Acceder a informes de mantenimiento
Operario
Acceso básicoAcceso limitado para tareas operativas diarias.
- ✓ Ver órdenes de trabajo asignadas
- ✓ Actualizar estado de la orden de trabajo
- ✓ Ver información de activos
📋 Vista de lista de usuarios
La lista de usuarios muestra a todos los miembros del equipo con su información esencial:
| Columna | Qué Muestra |
|---|---|
| Nombre | Nombre completo del usuario para identificación |
| Correo electrónico | Dirección de correo electrónico utilizada para iniciar sesión y notificaciones |
| Grupo | Grupo de rol/permiso asignado |
| Estado | Estado de la cuenta activa o inactiva |
🔘 Botones de acción
Ver perfil
Abre la página de perfil detallado del usuario con toda la información y widgets.
Editar usuario
Modifica los detalles del usuario, incluyendo nombre, correo electrónico y asignación de rol.
Activar/Desactivar
Activa o desactiva una cuenta sin eliminarla. La desactivación revoca inmediatamente los tokens de API del usuario y cierra su sesión. No puedes desactivar tu propia cuenta.
Eliminar usuario
Elimina permanentemente un usuario. Esta acción no se puede deshacer. Un usuario que haya informado alguna vez de una orden de trabajo o registrado una tarea no puede ser eliminado; desactívalo en su lugar. Tampoco puedes eliminar tu propia cuenta. Al eliminar, cualquier orden de trabajo o tarea que le haya sido asignada quedará sin asignar.
Enviar enlace para restablecer contraseña
En el perfil de usuario (tarjeta de Información de contacto) — les envía un enlace de un solo uso para establecer una nueva contraseña. Úselo si alguien está bloqueado o nunca aceptó su invitación.
🕔 Última vez visto y invitaciones pendientes
La lista y el perfil de usuario muestran cuándo estuvo activa cada persona por última vez. Alguien que aún no ha establecido su contraseña aparece como Invitación aún no aceptada (ámbar) — reenvíe el enlace desde su perfil.
☑️ Acciones masivas
En la vista de lista, marque las casillas de las filas que desee y luego use la barra azul que aparece: Activar, Desactivar o Mover a otro grupo. Se aplica a la página actual y omite su propia cuenta al desactivar.
➕ Crear un nuevo usuario
Sigue estos pasos para añadir un nuevo miembro del equipo:
- 1 Navega a Oficina → Usuarios desde el menú principal.
- 2 Haz clic en el botón "Añadir usuario" en la esquina superior derecha.
- 3 Rellena Nombre y Correo electrónico. Deja Contraseña en blanco; el nuevo usuario establecerá la suya a través de un enlace enviado por correo electrónico. (Establece una solo para un dispositivo compartido que necesite una contraseña fija).
- 4 Selecciona el grupo de usuarios apropiado; esto decide lo que pueden hacer (ver Permisos).
- 5 Haz clic en "Guardar". El usuario recibirá un correo electrónico de bienvenida con un enlace de un solo uso para establecer su contraseña. Nunca se envía ninguna contraseña en el correo electrónico.
Widgets de Usuario
Al ver un perfil de usuario, varios widgets proporcionan acceso rápido a información relacionada:
Información de Contacto
Muestra los detalles de contacto y la configuración de la cuenta del usuario.
Incluye: Correo electrónico, teléfono, departamento y estado de la cuenta
Máquinas Asignadas
Muestra todas las máquinas/activos asignados a este usuario para mantenimiento o supervisión.
Incluye: Recuento de máquinas, asignaciones principales y resumen de estado
Órdenes de Trabajo del Usuario
Lista todas las órdenes de trabajo creadas por o asignadas a este usuario.
Incluye: Órdenes de trabajo abiertas, órdenes de trabajo completadas y métricas de rendimiento
Gráfico de actividad
Un gráfico de la actividad de órdenes de trabajo de este usuario a lo largo del tiempo.
Incluye: Órdenes de trabajo completadas por período, tendencia ascendente o descendente
Habilidades
Las habilidades que posee este usuario, cada una con su nivel de competencia y si ha sido verificada. Solo se muestra cuando el módulo HRM está habilitado.
Certificaciones
Las certificaciones que posee este usuario actualmente, su estado y fecha de vencimiento, con un enlace a cualquier documento de certificado adjunto. Solo se muestra cuando el módulo HRM está habilitado.
Mi calendario de turnos
Un calendario personal de las próximas asignaciones de turnos de este usuario. Solo se muestra cuando el módulo HRM está habilitado.
✨ Banner de información de IA: Un banner justo debajo de las banderas principales que muestra la carga de trabajo actual de este usuario (por encima o dentro del promedio) y cualquier certificación que expire dentro de los 60 días, con chips de un vistazo rápido para sus recuentos de habilidades y certificaciones.
Por defecto, todos los usuarios de todas las instalaciones pueden verse en la lista de usuarios. Si desea ver solo los usuarios que pertenecen a sus instalaciones, ¡utilice el filtro y seleccione sus instalaciones!
Turnos
La función Turnos le permite definir turnos de trabajo recurrentes y asignar técnicos a ellos en un calendario de todo el equipo, para que todos sepan quién está trabajando, de guardia, en formación o libre en un momento dado.
🕒 ¿Qué es la programación de turnos?
Un turno es un bloque de tiempo reutilizable (por ejemplo, "Mañana", "Noche") con una hora de inicio, una hora de finalización, un color y días recurrentes opcionales. Las asignaciones colocan a un técnico en un turno para una fecha específica en el calendario compartido.
- • Turno - Un bloque de tiempo con nombre (hora de inicio/fin, color) que puede repetirse en los días elegidos de la semana
- • Asignación - Vincula un técnico a un turno (o a tiempo libre / de guardia / formación) en una fecha específica
- • Calendario de turnos - Una cuadrícula semanal o mensual que muestra las asignaciones de cada técnico de un vistazo
🕒 Dentro de un turno
Al abrir un turno de la lista, accederá a su propia página, que muestra los detalles de su horario junto con los técnicos predeterminados:
📑 Tarjetas de la página de turnos
Detalles del turno
Nombre, duración, hora de inicio y fin, estado activo y cuándo se creó el turno.
Usuarios predeterminados
Técnicos a los que se asigna este turno por defecto; haga clic en cualquiera de ellos para abrir su perfil.
📋 Tipos de asignación
Al asignar un técnico en el calendario, elija el tipo que coincida con lo que realmente está haciendo ese día:
| Tipo | Qué significa |
|---|---|
| Turno | El técnico está trabajando en un turno definido (requiere seleccionar un turno). |
| De guardia | El técnico está disponible para emergencias pero no está programado para un turno regular. |
| Tiempo libre | El técnico está libre, no es necesario seleccionar un turno. |
| Formación | El técnico está asistiendo a formación en lugar de realizar tareas regulares. |
➕ Crear un turno
Los turnos se crean una vez por centro y luego se reutilizan para cualquier número de asignaciones.
- 1 Navegue a Oficina → Turnos y haga clic en Añadir turno.
- 2 Introduzca un Nombre (por ejemplo, "Mañana", "Noche"), una Hora de inicio y una Hora de finalización, y elija un Color para que destaque en el calendario.
- 3 Opcionalmente, seleccione los días recurrentes en los que normalmente se ejecuta el turno.
- 4 Guarde el turno; ahora aparece como una opción siempre que se asigna un técnico en el Calendario de turnos.
Nota: Los nombres de los turnos solo necesitan ser únicos dentro de su propio centro; diferentes centros pueden reutilizar el mismo nombre de turno.
🗓️ Uso del calendario de turnos
El Calendario de turnos muestra a todo su equipo uno al lado del otro para que pueda detectar las brechas de cobertura de un vistazo.
- 1 Abra el Calendario de turnos desde el menú principal.
- 2 Utilice el interruptor semana/mes y las flechas de navegación para moverse entre períodos, o haga clic en Hoy para volver a la fecha actual.
- 3 Haga clic en una celda vacía junto al nombre de un técnico en la fecha que desea programar.
- 4 Elija el Tipo (Turno, De guardia, Tiempo libre o Formación) y, a menos que sea tiempo libre, el Turno a asignar.
- 5 Guarde; la asignación aparece inmediatamente en la cuadrícula, codificada por colores según el turno. Haga clic en una asignación existente para eliminarla.
Widget Mis turnos
La página de perfil de cada técnico incluye un calendario de turnos personal que muestra solo sus propias asignaciones próximas, para que puedan verificar su horario sin abrir el calendario completo del equipo.
Días recurrentes
Los turnos se pueden marcar para que se repitan en días específicos de la semana, lo que impulsa los patrones de programación predeterminados sin requerir que se cree una nueva asignación para cada fecha.
Consejo: Asigne turnos con unas semanas de antelación para que los técnicos puedan planificar con antelación el tiempo libre, las rotaciones de guardia y la formación.
Rotaciones de Turnos
Una Rotación de Turnos es un patrón reutilizable y repetitivo que abarca de dos a seis semanas, donde cada semana se asigna un turno específico o se marca como "libre". Una vez creada, una rotación puede asignarse a cualquier número de técnicos, y la aplicación mantiene automáticamente sus calendarios completos con semanas de anticipación.
🔁 Un Ancla de Calendario Compartida
Cada rotación de la misma duración concuerda en qué semana del calendario real es la "Semana A"; siempre es la misma semana para cada técnico y cada rotación de esa duración, anclada a una fecha de referencia fija. Esto significa que dos técnicos en la misma rotación de 2 semanas siempre están sincronizados entre sí, incluso si fueron asignados a la rotación en fechas diferentes.
➕ Crear una Rotación de Turnos
- 1 Navegue a Oficina → Rotaciones de Turnos y haga clic en Agregar Rotación de Turnos.
- 2 Introduzca un Nombre, elija cuántas Semanas abarca el patrón (2-6) y luego seleccione un turno (o "Libre") para cada semana.
- 3 Guardar: la rotación ahora está disponible para asignar a cualquier técnico en sus instalaciones.
👤 Asignar una Rotación
Asigne una rotación a un técnico desde el widget de turnos de su perfil o desde el Calendario de Turnos del equipo (el icono de rotación junto a su nombre). Asignar una rotación reemplaza su turno predeterminado —un técnico tiene exactamente uno u otro, nunca ambos— y la aplicación materializa las próximas semanas de asignaciones automáticamente, manteniendo un horizonte de diez semanas en curso completado por un trabajo programado diariamente.
Las anulaciones manuales siempre prevalecen: si asigna manualmente un turno específico, tiempo libre, guardia o capacitación en una fecha que la rotación cubriría de otra manera, esa entrada manual nunca será sobrescrita o eliminada por la rotación; la rotación solo completa las fechas que no tienen una asignación explícita propia.
Habilidades
La función Habilidades hace un seguimiento de las competencias técnicas de su equipo, organizadas en Categorías de Habilidades, para que pueda ver quién está cualificado para qué, detectar las lagunas de cobertura antes de que se conviertan en un problema y exigir las habilidades adecuadas en las máquinas que las necesitan.
🎓 ¿Qué son las Habilidades y las Categorías de Habilidades?
Una Categoría de Habilidades agrupa habilidades relacionadas (por ejemplo, "Electricidad", "Soldadura"). Cada Habilidad pertenece a una categoría y puede asignarse a cualquier técnico con un nivel de competencia: concienciación, principiante, intermedio, avanzado o experto.
- • Categoría de Habilidades - Un grupo de habilidades relacionadas (por ejemplo, Electricidad, HVAC, Seguridad)
- • Habilidad - Una única competencia (por ejemplo, "Soldadura por arco") perteneciente a una categoría
- • Nivel de Competencia - La capacidad de un técnico: concienciación, principiante, intermedio, avanzado o experto
- • Verificado - Un gerente puede marcar la competencia declarada de un técnico como confirmada
⭐ Dentro de una habilidad
La página propia de una habilidad reúne a todos los que la poseen y todos los lugares donde se requiere:
📑 Tarjetas de la página de habilidades
Detalles de la habilidad
Nombre, categoría y estado activo.
Usuarios con esta habilidad
Cada técnico que posee la habilidad, su nivel de competencia y si ha sido verificada.
Requerido para máquinas
Máquinas que requieren esta habilidad para funcionar, cada una con su competencia mínima, indicador obligatorio/recomendado y cuántos técnicos activos ya califican.
Asignación masiva
Visible para cualquiera que pueda editar la habilidad: la asigna a cada miembro activo de un grupo elegido en una sola acción.
🗂️ Dentro de una categoría de habilidad
La página propia de una categoría agrupa sus habilidades en una imagen de cobertura de todo el equipo:
📑 Tarjetas de la página de categorías de habilidades
Detalles de la categoría
Nombre, descripción, estado activo e instalaciones.
Distribución de la competencia
Un desglose en barras de cuántos técnicos se encuentran en cada nivel de competencia (de principiante a experto) en cada habilidad de la categoría.
Habilidades en esta categoría
Cada habilidad de la categoría con su recuento de titulares, recuento de expertos y una insignia de cobertura, que señala las habilidades sin expertos o con un solo técnico cualificado.
Cobertura del equipo
Cada técnico con una habilidad en esta categoría, su mejor nivel de competencia, cuántas de las habilidades de la categoría cubren y si ha sido verificada.
✨ Franja de información de IA: Señala las brechas de habilidades sin cobertura de expertos y ofrece accesos directos de un solo clic para ver la brecha o pedir a la IA un plan de capacitación, o confirma que la categoría está completamente cubierta.
➕ Asignar una Habilidad a un Técnico
Las habilidades se asignan directamente desde la página de perfil de un técnico.
- 1 Abra el perfil del técnico y busque la tarjeta Habilidades.
- 2 Haga clic en + Añadir, elija una habilidad de la lista y un nivel de competencia inicial.
- 3 Opcionalmente, añada una nota (por ejemplo, dónde o cuándo se adquirió la habilidad) y luego guarde.
- 4 Para eliminar una habilidad más tarde, pase el ratón por encima de ella en la lista y haga clic en la × que aparece.
Requerir Habilidades en una Máquina
Algunas máquinas solo deben ser operadas por técnicos con formación específica. Abra la página de detalles de una máquina, busque la tarjeta Habilidades Requeridas y adjunte las habilidades que necesita; cada requisito tiene su propio nivel de competencia mínimo y puede marcarse como obligatorio o simplemente recomendado. La tarjeta muestra cuántos técnicos actualmente activos ya cumplen los requisitos para cada habilidad, por lo que una deficiencia es visible de inmediato.
Análisis de Brechas de Habilidades
El widget de Brechas de Habilidades del panel de control destaca las habilidades con menos técnicos cualificados en su equipo, junto con las certificaciones que están a punto de caducar o ya han caducado, de modo que las prioridades de formación son visibles antes de que se conviertan en un problema de cobertura.
Matriz de Habilidades
Añada el widget Matriz de habilidades a su Panel de control para obtener una cuadrícula de todo el equipo con cada técnico y cada habilidad, mostrando el nivel de competencia de cada persona de un vistazo — fíltrala por una sola categoría para detectar exactamente quién está (y quién no) cualificado para un área determinada.
Asignación Masiva a un Grupo
Desde la página de una habilidad, asígnela a todos los miembros activos de un grupo en una sola acción, útil al incorporar una habilidad recién requerida en todo un equipo. Los técnicos que ya tienen la habilidad mantienen su competencia existente; la asignación masiva solo cubre las brechas.
Consejo: Los nombres de las Habilidades y Categorías de Habilidades solo necesitan ser únicos dentro de sus propias instalaciones; un segundo sitio puede definir su propia categoría de "Electricidad" sin conflicto.
Certificaciones
La función Certificaciones registra las cualificaciones formales y con límite de tiempo que poseen sus técnicos (licencias de carretillas elevadoras, formación en espacios confinados, tarjetas de seguridad eléctrica) con seguimiento automático de caducidad y recordatorios de renovación.
🎓 ¿Qué son las Certificaciones?
Una certificación se define una vez (nombre, organismo emisor, cuánto tiempo permanece válida) y luego se emite a cualquier número de técnicos, cada uno con su propia fecha de emisión, fecha de caducidad y número de certificado.
- • Estado - Activa, Próxima a caducar, Caducada o Renovada, se actualiza automáticamente cada día
- • Período de validez - Cuántos meses permanece válida una certificación una vez emitida (opcional, informativo)
- • Número de certificado - El número de referencia propio de la credencial, si lo tiene
- • Seguimiento automático de caducidad - Una verificación diaria marca las certificaciones caducadas y envía recordatorios de renovación con 30, 14 y 7 días de antelación
🎖️ Dentro de una certificación
La página propia de una certificación muestra su definición junto con todos los que la poseen actualmente:
📑 Tarjetas de la página de certificaciones
Detalles de la certificación
Organismo emisor, período de validez y estado activo.
Titulares
Cada técnico que posee actualmente la certificación, con actualizaciones de estado en vivo (Activo, Caduca pronto, Caducado) a medida que cambian.
➕ Emisión de una certificación a un técnico
Las certificaciones se emiten directamente desde la página de perfil de un técnico.
- 1 Abra el perfil del técnico y busque la tarjeta Certificaciones.
- 2 Haga clic en + Añadir, elija la certificación e introduzca la fecha de emisión y (si caduca) la fecha de caducidad.
- 3 Opcionalmente, registre el número de referencia del certificado y adjunte un escaneo o PDF del mismo.
- 4 Guardar — un pequeño icono de documento junto al nombre de la certificación abre el archivo adjunto; subir uno nuevo más tarde lo reemplaza.
- 5 Para eliminar una certificación más tarde, pase el ratón sobre ella en la lista y haga clic en la × que aparece.
Renovación de una certificación a punto de caducar
Cuando un técnico se recertifica, pase el ratón sobre su certificación existente y haga clic en el icono de renovación; esto actualiza el mismo registro con la nueva fecha de emisión, fecha de caducidad y número de certificado en lugar de crear una entrada duplicada, de modo que el historial de renovación del técnico permanece como un registro único y actual.
Recordatorios de caducidad
Una verificación programada se ejecuta cada mañana: las certificaciones que han superado su fecha de caducidad se marcan como Caducadas, y los gerentes de los técnicos son notificados cuando una certificación se acerca a su caducidad (con 30, 14 y 7 días de antelación) para que la renovación nunca sea una sorpresa.
Consejo: Los nombres de las certificaciones solo necesitan ser únicos dentro de sus propias instalaciones. Una certificación que actualmente está en posesión de alguien no puede eliminarse; desactívela en su lugar para que se conserven el historial y los números de referencia de los certificados registrados.
Informes
La función Informes proporciona potentes herramientas de análisis y visualización de datos para ayudarle a comprender sus operaciones de mantenimiento, rastrear el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos.
📊 ¿Qué son los Informes?
Los informes agregan datos de sus órdenes de trabajo, activos e inventario para proporcionar información a través de visualizaciones personalizables y formatos exportables.
- • Tipo de Informe - Informes de Órdenes de Trabajo, Activos o Inventario
- • Filtros de Fecha - Define el rango de tiempo para el análisis de datos
- • Columnas - Seleccione qué campos de datos incluir
- • Visualización - Elija cómo se muestran los datos (gráficos, tablas)
Tipos de Informes
Elija entre tres tipos principales de informes según los datos que desee analizar:
Informes de Órdenes de Trabajo
Analice las solicitudes de mantenimiento, los tiempos de resolución, la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento de SLA.
Informes de Activos
Rastree el estado del equipo, el historial de mantenimiento, el tiempo de inactividad y las métricas de ciclo de vida.
Informes de Inventario
Supervise los niveles de stock, el uso de piezas, los costes y los requisitos de reorden.
🔨 Uso del Generador de Informes
El Generador de Informes le guía a través de un proceso de 5 pasos para crear informes personalizados:
- 1 Seleccionar Tipo de Informe - Elija entre informes de Órdenes de Trabajo, Activos o Inventario.
- 2 Establecer Rango de Fechas - Defina el período de tiempo para sus datos usando opciones preestablecidas o fechas personalizadas.
- 3 Elegir Columnas - Seleccione qué campos de datos incluir en su informe.
- 4 Seleccionar Visualización - Elija cómo mostrar sus datos: barra, línea, circular, dona, tabla o mixto.
- 5 Vista Previa y Guardar - Revise su informe, nómbrelo y opcionalmente añada una descripción antes de guardar.
Tipos de Visualización
Gráfico de Barras
Gráfico de Líneas
Gráfico Circular
Gráfico de Dona
Tabla
Mixto
📑 Plantillas de Informes
Utilice plantillas predefinidas para generar rápidamente informes comunes:
| Nombre de la Plantilla | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Órdenes de Trabajo por Ubicación | Work Order | Muestra la distribución de órdenes de trabajo en sus instalaciones y ubicaciones. |
| Tiempo de Resolución por Categoría | Work Order | Analiza los tiempos promedio de resolución para diferentes categorías de órdenes de trabajo. |
| Tiempo de Inactividad de Máquinas | Work Order | Registra las horas y patrones de inactividad de sus equipos. |
| Rendimiento de Técnicos | Work Order | Compara las tasas y tiempos de finalización de órdenes de trabajo entre técnicos. |
| Uso de Piezas | Inventory | Supervisa qué piezas se utilizan con mayor frecuencia en el mantenimiento. |
| Estado de Órdenes de Trabajo | Work Order | Resumen de los estados y el progreso de las órdenes de trabajo. |
💡 Consejos para Informes Efectivos
- Empiece con plantillas - Utilice plantillas predefinidas como punto de partida y personalice según sea necesario.
- Utilice rangos de fechas adecuados - Períodos más cortos para análisis de tendencias, más largos para patrones.
- Adapte la visualización a los datos - Use gráficos circulares para proporciones, gráficos de líneas para tendencias a lo largo del tiempo.
- Exporte para presentaciones - Los informes se pueden exportar a PDF o CSV para compartir con las partes interesadas.
Registro de Auditoría
El Registro de Auditoría proporciona un registro completo de todas las actividades del sistema, ayudándole a rastrear cambios, mantener la conformidad e investigar problemas.
📝 ¿Qué es el Registro de Auditoría?
Cada acción significativa en el sistema se registra automáticamente con detalles sobre quién la realizó, qué cambió y cuándo ocurrió.
- • Evento - El tipo de acción realizada (creado, actualizado, eliminado, restaurado)
- • Modelo - El tipo de registro afectado (Usuario, Orden de Trabajo, Activo, etc.)
- • Usuario - Quién realizó la acción
- • Marca de Tiempo - Cuándo ocurrió la acción
Tipos de Eventos de Auditoría
Se añadió un nuevo registro al sistema.
Se modificó un registro existente.
Se eliminó un registro del sistema.
Se restauró un registro previamente eliminado.
📋 Vista de Lista del Registro de Auditoría
El registro de auditoría muestra información detallada sobre cada evento registrado:
| Columna | Qué Muestra |
|---|---|
| Fecha/Hora | Cuándo ocurrió el evento, mostrado en su zona horaria local |
| Evento | Tipo de acción: Creado, Actualizado, Eliminado o Restaurado |
| Modelo | El tipo de registro que fue afectado |
| Usuario | La persona que realizó la acción |
| Cambios | Valores anteriores/posteriores para los campos actualizados (en eventos de actualización) |
| Dirección IP | La dirección de red desde la que se realizó la acción |
🔍 Filtrado de Registros de Auditoría
Utilice filtros para encontrar eventos específicos rápidamente:
- • Rango de fechas - Busque dentro de un período de tiempo específico utilizando el selector de fechas.
- • Tipo de evento - Filtre por eventos Creados, Actualizados, Eliminados o Restaurados.
- • Tipo de Endpoint - Filtrar por tipo de registro (Usuarios, Órdenes de Trabajo, Activos, Partes, etc.).
💡 Mejores prácticas para registros de auditoría
Revise regularmente los registros de auditoría para detectar actividad inusual, especialmente intentos de inicio de sesión fallidos y eliminaciones masivas. Utilice los filtros de fecha para centrarse en períodos de tiempo específicos durante las investigaciones.
⚠️ Nota: Los registros de auditoría se retienen de acuerdo con la política de retención de datos de su organización. Las entradas muy antiguas pueden archivarse o eliminarse automáticamente.
📚 Referencia rápida
📄 Documentación
- Archivos admitidos: jpeg, png, pdf, csv, xlsx, xls
- Navegar: Office → Documentación
- Organizar: Utilice carpetas y asociaciones de entidades
- Mejor práctica: Utilice convenciones de nomenclatura coherentes
👥 Usuarios
- Roles: Administrador, Mantenimiento, Operario
- Navegar: Office → Usuarios
- Campos obligatorios: Nombre, Correo electrónico, Contraseña
- Mejor práctica: Asigne los permisos mínimos requeridos
📊 Informes
- Tipos: Órdenes de Trabajo, Activos, Inventario
- Navegar: Office → Informes
- Visualizaciones: Barras, Líneas, Circular, Anillo, Tabla, Mixto
- Mejor práctica: Empiece con plantillas y luego personalice
📝 Registro de auditoría
- Eventos: Creado, Actualizado, Eliminado, Restaurado
- Navegar: Office → Registro de auditoría
- Filtros: Rango de fechas, Tipo de evento, Tipo de registro
- Mejor práctica: Revise regularmente por seguridad
🆘 ¿Necesita ayuda?
Si tiene preguntas sobre las funciones de Office o encuentra algún problema, póngase en contacto con el administrador de su sistema o consulte otras secciones de la documentación.
Recuerde: Las funciones administrativas, como la gestión de usuarios y los registros de auditoría, suelen estar restringidas a usuarios con permisos de Administrador.