Seguridad y protección de datos

Dónde se almacenan sus datos

iTenance funciona con infraestructura ubicada en Fráncfort, Alemania, operada por Laravel Cloud. Sus órdenes de trabajo, activos, registros de máquinas, documentos y cuentas de usuario se almacenan en servidores dentro de la Unión Europea y están sujetos a la legislación de protección de datos de la UE.

Procesamos datos personales como un procesador de datos en su nombre. Usted sigue siendo el controlador de datos de los registros que su equipo crea en la plataforma. Hay un Acuerdo de Procesamiento de Datos disponible bajo solicitud; consulte la sección de contacto al final de esta página.

Dos aclaraciones, expuestas claramente. El tráfico a la plataforma pasa por la red perimetral global de Cloudflare antes de llegar a Fráncfort, lo que significa que los metadatos de conexión se gestionan fuera de la UE, aunque sus registros no se almacenen allí. Y cuando utiliza una función de IA, el contenido de esa solicitud específica se transmite a nuestro proveedor de IA fuera de la UE, lo cual se describe completamente en la sección de IA a continuación. Todo lo demás permanece en Fráncfort.

Separación entre clientes

La mayoría de los sistemas de gestión de mantenimiento en la nube ponen a cada cliente en el mismo conjunto de tablas de base de datos y los separan con una columna que indica a qué empresa pertenece una fila. Si esa columna se maneja incorrectamente en una sola consulta, un cliente puede ver los datos de otro cliente.

iTenance no funciona de esa manera. Cada cliente recibe su propio esquema dedicado de PostgreSQL, creado cuando se abre la cuenta. Sus tablas son objetos separados en la base de datos, y una conexión abierta para su cuenta no puede acceder al esquema de otra cuenta. El aislamiento es forzado por la propia base de datos, en lugar de por una lógica de aplicación que tiene que ser correcta en cada ocasión.

En la práctica, esto significa que la clase más común y dañina de fuga de datos multi-inquilino no es posible por diseño.

Cifrado y seguridad de la conexión

Cada conexión a iTenance está cifrada. La plataforma se sirve solo a través de HTTPS.

• Todo el tráfico se sirve a través de TLS. Las solicitudes HTTP simples son redirigidas y nunca transportan datos de la aplicación.
• HTTP Strict Transport Security está habilitado con una política de un año que cubre todos los subdominios, por lo que los navegadores se niegan a conectarse de forma insegura incluso si un usuario escribe la dirección manualmente.
• Las cookies de sesión están marcadas como Seguras y SameSite, por lo que nunca se transmiten a través de una conexión no cifrada.
• Las contraseñas se almacenan como hashes bcrypt con un factor de trabajo de 12. No podemos leerlas, y tampoco puede hacerlo nadie que obtenga la base de datos.
• Las respuestas incluyen encabezados de seguridad que evitan la detección de tipo de contenido (content-type sniffing), bloquean que el sitio sea enmarcado por terceros y evitan que las URL internas se filtren a sitios externos a través del referente (referrer).

Quién puede acceder a qué

El acceso dentro de su cuenta es controlado por sus propios administradores. Nosotros no decidimos quién de su equipo ve qué registros.

• El inicio de sesión requiere dos factores, para cada usuario, sin necesidad de activar nada. Después de aceptar la contraseña, se envía un código de un solo uso a la dirección de correo electrónico verificada del usuario y debe introducirse antes de que se inicie la sesión. Una contraseña robada o reutilizada no es suficiente por sí sola para acceder a sus datos.
• Los usuarios pertenecen a grupos de permisos. Cada pantalla y cada acción se verifica contra esos permisos en el servidor, no solo se oculta en la interfaz.
• Los cambios en los registros se escriben en un registro de auditoría que captura qué cambió, quién lo cambió y cuándo. Sus administradores pueden revisarlo.
• Los documentos y fotos subidos no son accesibles públicamente. Los enlaces que necesitan funcionar fuera de una sesión activa están firmados criptográficamente y caducan después de quince minutos.

Copias de seguridad y continuidad

Las copias de seguridad de la base de datos se ejecutan automáticamente todos los días y se almacenan fuera del servidor principal, por lo que la pérdida de una sola máquina no significa la pérdida de su historial de mantenimiento.

Las copias de seguridad heredan el mismo aislamiento que los datos en vivo: el esquema de cada cliente es restaurable de forma independiente.

Sus datos le pertenecen

Consideramos el 'lock-in' un mal modelo de negocio. Los compromisos a continuación son deliberadamente sencillos.

• Puede exportar sus registros a Excel o CSV desde la aplicación en cualquier momento, sin necesidad de contactarnos y sin coste alguno.
• No vendemos, alquilamos ni compartimos sus datos con terceros para sus propios fines. Los subprocesadores enumerados a continuación actúan únicamente bajo nuestras instrucciones.
• No extraemos sus datos de mantenimiento para crear productos para otros clientes, y no los utilizamos para entrenar modelos de IA.
• Si cierra su cuenta, su esquema y su contenido se eliminan. Infórmenos y le confirmaremos por escrito una vez que se haya realizado.

Funciones de IA y sus datos

iTenance utiliza IA para redactar órdenes de trabajo, sugerir pasos de mantenimiento, leer fotos de equipos y señalar máquinas que parecen estar degradándose. Dado que esta es el área donde los compradores hacen las preguntas más agudas, aquí le explicamos exactamente cómo funciona.

• Nuestro proveedor de IA es Google. Las solicitudes se procesan a través de la API de Gemini en un plan comercial de pago, no en un nivel gratuito o de consumidor; la distinción es importante y es la razón por la que los compromisos a continuación se mantienen.
• Cuando se ejecuta una función de IA, el contexto relevante para esa única solicitud —por ejemplo, el nombre de una máquina, una descripción de avería o el historial reciente de órdenes de trabajo— se envía a Google para su procesamiento. Solo se transmite lo necesario para esa solicitud.
• El reconocimiento de fotos funciona de la misma manera. Si utiliza una función que lee una imagen subida —identificando una máquina o una pieza a partir de una fotografía—, esa imagen se envía a Google para esa única solicitud. Las fotos que sube para cualquier otro propósito nunca se envían a ningún otro lugar.
• No enviamos su base de datos completa, su lista de usuarios, sus registros de clientes ni sus archivos de forma masiva. No hay carga de datos de fondo.
• Los términos de Google para la API de Gemini de pago establecen que las indicaciones y respuestas enviadas a través de ella no se utilizan para entrenar o mejorar sus modelos. Su historial de mantenimiento no pasa a formar parte del modelo de nadie.
• Nuestro índice de búsqueda se ejecuta en nuestros propios servidores en Fráncfort. La búsqueda de sus datos no implica ningún proveedor de búsqueda externo.

Subencargados del tratamiento

Estos son los terceros involucrados en el funcionamiento de iTenance. Publicamos la lista completa porque su departamento de TI la pedirá de todos modos.

En nuestra hoja de ruta

Preferimos informarle de lo que aún no existe que dejar que lo descubra más tarde. Estas funciones están planificadas, no disponibles hoy.

Preguntas, cuestionarios e informes de vulnerabilidad

Si su equipo de TI o de compras tiene un cuestionario de seguridad, envíenoslo y lo completaremos. Si necesita un Acuerdo de Procesamiento de Datos antes de iniciar una prueba, solicítelo y le proporcionaremos uno.

Si cree que ha encontrado una vulnerabilidad de seguridad en iTenance, infórmenos directamente en lugar de divulgarla públicamente. Confirmaremos su informe y le mantendremos informado mientras lo solucionamos.

Contacto de seguridad: support@itenance.com